Over tandenpoetsen denk je ook niet meer na...
Taco Oosterkamp, maandag 1 augustus 2005
plaats dit artikel op NUjij
Als je iets steeds opnieuw op dezelfde manier doet, gaat het steeds makkelijker. Je komt in een bepaalde routine en hoeft er niet meer echt over na te denken. Daardoor kost het minder energie en ben je vaak sneller klaar.
Dat is niet alleen handig bij tandenpoetsen, maar ook bij het verwerken van stuff. Als je dezelfde acties steeds op dezelfde manier inplant, scheelt dat tijd en energie. Je hoeft er niet steeds opnieuw over na te denken, hoe je iets in je externe systeem zet.
Daarmee hou je ruimte over om wel lekker creatief bezig te gaan met waar die actie eigenlijk over gaat.
In m'n artikel "Stuff - en wat je ermee moet" schreef ik over de drie belangrijkste vragen, die je je zou kunnen stellen voor elk item wat je leven binnenkomt.
- Alles waar je niets mee hoeft, kun je linea recta verplaatsen naar je archief, je Ooit/Misschien bakje of naar de prullenbak.
Laten we kijken naar wat je doet, als je juist wel iets wilt doen met het item. In ieder geval stel je jezelf dan de andere twee vragen: "Wat zou ik willen?" en "Wat is dan de eerstvolgende concrete stap?".
- Als die eerstvolgende concrete stap minder tijd kost dan 2 minuten, doe je het direct, volgens De Regel van Twee.
Maar als je denkt, dat het meer tijd gaat kosten, dan zijn er nog steeds meerdere opties:
Delegeren
Sommige dingen moet je helemaal niet zelf willen doen. Misschien wil je het delegeren aan een collega, een ingehuurde consultant, of een extern bedrijf. Maar misschien heb je gewoon eerst wat meer informatie nodig, voordat je er zelf mee verder kunt.
In al die gevallen delegeer je de taak, of stuur je de mail met de vraag om meer informatie, en noteer je dat je wacht op een antwoord op je 'Wachten op...' lijst. Of als het een item van papier is, dan kun je er misschien een notitie op maken of aan vasthechten en plaats je het item in je 'Wachten op...' bakje.
Regelmatig (daarover later meer) kijk je naar alle items op die lijst of in dat bakje. Zo zie je wat je hebt gedelegeerd en kun je in de gaten houden of er genoeg voortgang is. Maar het zit in ieder geval niet meer in jouw hoofd!
In je agenda
Andere taken zijn verbonden met een specifieke datum en misschien met een specifieke tijd. Als je bijvoorbeeld een afspraak maakt voor een vergadering, zet je die met datum en tijd in je agenda.
Veel agenda's hebben ook aparte ruimte voor notities die wel met de dag te maken hebben, maar niet met een specifieke tijd. Als je bijvoorbeeld komende dinsdag moet bellen met de garage, maar het niet zoveel uitmaakt hoe laat je belt, dan zet je die notitie in dat gedeelte.
Verder staat er niets in je agenda. Veel mensen hebben de neiging om todo-items in hun agenda te schrijven. Maar die horen op je lijst met Eerstvolgende Acties, niet in je agenda. Zo weet je zeker, dat je met één oogopslag in je agenda kunt zien wat er persé moet gebeuren vandaag - wat de harde afspraken zijn, zeg maar. Dat laat je de ruimte om in de rest van de tijd met je Eerstvolgende Acties aan het werk te gaan.
Eerstvolgende Acties
Op je lijst met Eerstvolgende Acties (of in je bakje met diezelfde naam) komen alle taken, waar je wat mee wilt doen, die niet aan een specifieke datum of tijd gebonden zijn en die je niet delegeert.
Op die lijst komt dus een menu van acties te staan: allemaal dingen waaruit je kunt kiezen als je aan het werk bent.
Zodra je gaat werken, pak je je lijst met Eerstvolgende Acties erbij en kies je wat op dat moment de hoogste prioriteit heeft, of waar je voldoende energie voor hebt, of wat je om welke reden dan ook nú wilt gaan doen.
Omdat je, zodra het item is binnengekomen, al hebt nagedacht over wat de eerstvolgende concrete actie is voor dit item, bevat je lijst keurig voorbereide, hapklare brokken. Als op je lijst zoiets staat als 'Overleggen met Jan over project XYZ', nodigt dat toch minder uit dan 'Email naar Jan sturen om tijd voor overleg af te spreken'.
Ikzelf hou m'n Eerstvolgende Acties-lijst bij in Outlook. En ik omschrijf m'n taken met eerst de gewenste uitkomst, dan een groter-dan teken (>) en dan de concrete actie. Zo help ik mezelf altijd herinneren aan wat ik eigenlijk wil bereiken met die actie.
Overigens: complexe projecten met meerdere acties, vragen om meer structuur - daar schrijf ik later nog een keer over. Maar als je de basisacties goed onder de knie hebt, gaat de rest later ook een stuk simpeler. Net als bij tandenpoetsen.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."