Wekelijks Onderhoud - net of je op vakantie gaat
Taco Oosterkamp, donderdag 25 augustus 2005
Elk systeem wat goed moet blijven werken, heeft onderhoud nodig. Getting Things Done is geen uitzondering. Tijdens het Wekelijkse Onderhoud zorg je ervoor, dat je weer helemaal bij bent.
David adviseert om het Wekelijkse Onderhoud op een vaste tijd in te plannen, liefst op vrijdag aan het begin van de middag. Zo heb je nog even de tijd om zoveel mogelijk losse eindjes op te rollen, voordat het weekend begint. Net alsof je op vakantie gaat en alles zoveel mogelijk (net) van te voren hebt afgewerkt.
Het Wekelijkse Onderhoud lijkt misschien een straf, maar in de praktijk is het een heerlijk moment van de week. Eindelijk even tijd voor reflectie, midden in alle drukte en hektiek. Doordat je de actuele projecten doorloopt, heb je alles weer op een rijtje en weet je waar je staat. Doordat je je Ooit/Misschien lijst doorloopt, weet je zeker dat je daar rustig dingen kunt parkeren, zonder de angst dat ze verdwijnen in een zwart gat.
En als je week zo druk was, dat je hoofd toch niet meer helemaal leeg en relaxed kon blijven, dan is dit het moment om wel weer zover te komen.
Wat doe je tijdens het Wekelijks Onderhoud?
1. Alle stuff verzamelen
2. Alle bakjes doorlopen, en nadenken over wat erin zit
3. Je lijsten opschonen en aanvullen
4. Je werkleven op orde brengen, schoon, helder, up-to-date en compleet
Checklist voor Wekelijks Onderhoud
o Verzamel alle losse papieren in je stuff-bakje: aantekeningen, visitekaartjes, bonnetjes, post, etc.
o Verwerk al je aantekeningen. Beslis over eventuele acties, en zet die dan op de juiste plek in het systeem (Eerstvolgende Acties, Wachten op..., Projecten etc.).
o Werk alle agenda-items van de afgelopen tijd door. Zoek naar overgebleven acties, gegevens voor het archief etc.
o Kijk naar je agenda voor de komende tijd, zowel korte-termijn als lange-termijn.
o Maak je hoofd leeg - minddump. Noteer op de juiste plek in je systeem elke actie, elk project, ieder wachten-op item, die er nog bij moet.
o Werk je lijst met Eerstvolgende Acties door. Streep complete acties af en kijk of er nog nieuwe acties bij moeten komen.
o Werk de Wachten op... lijst door. Streep binnengekomen items af.
Noteer Eerstvolgende Acties voor elk item waar je aan de bel moet gaan trekken.
o Werk de Projecten lijst (en lijsten op hogere niveau's) door.
Evalueer de status van je projecten, doelen en gewenste uitkomsten. Doe dat één voor één en zorg ervoor, dat je per project minimaal één Eerstvolgende Actie in je systeem hebt staan. Loop door het support-materiaal van elk project om te kijken of er nieuwe acties en wachten-op items bij moeten komen.
o Bekijk elke relevante checklist, die je voor jezelf hebt gemaakt. Misschien dat daar nog nieuwe Eerstvolgende Acties of zelfs projecten uit voortkomen.
o Bekijk je Ooit/Misschien lijst. Als er projecten of acties tussenzitten, die nu aan de orde zijn, verplaats je ze naar de Projecten of Eerstvolgende Acties lijst. Verwijder items, die niet meer interessant zijn.
o Wees creatief en moedig!
Heb je deze week nog een nieuw, briljant, creatief, stimulerend, riskant idee om ergens aan je systeem toe te voegen?
(Deze lijst is gebaseerd op http://www.davidco.com/tips_tools/tip16.html, daar kun je ‘m in het Engels vinden.)
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.