Elke 14 dagen schrijft expert in slimmer werken, Taco Oosterkamp, een artikel met praktische tips en ideeën over werken met minder stress en méér effect.

Vul hieronder uw e-mailadres in en druk op de knop om deze handige tips voortaan ook te krijgen:

Haal de bezem door je ellenlange lijsten

Taco Oosterkamp, vrijdag 9 juni 2006

plaats dit artikel op NUjij

Als je vele tientallen of zelfs honderden acties hebt staan op je lijst met Eerstvolgende Acties gaat er iets mis. Als ik je zou coachen, zou ik al snel gaan vragen of de dingen die op die lijst staan er wel écht op thuishoren.

Ik zet even een paar alternatieven op een rijtje.

Ooit/Misschien lijst

Zet taken waar je deze week toch niet aan toekomt rustig op je Ooit/Misschien lijst. Tijdens je Wekelijkse Onderhoud kun je ze dan weer terugplaatsen naar Eerstvolgende Acties, als het de week erna wel gaat lukken.

Door de bank genomen zou je voor één, misschien twee weken acties op die lijst willen hebben. Als dat inderdaad honderden acties zijn voor die 7-14 dagen, dan kosten ze blijkbaar weinig tijd per stuk en vallen ze misschien wel onder de twee minuten regel.

Projecten lijst

Misschien moet een deel van de acties op je lijst wachten, totdat een andere actie is gedaan. Dan horen ze waarschijnlijk bij een project en horen ze niet op je Eerstvolgende Acties lijst, maar op je Projecten lijst. Soms heb je een project zo ver doorgepland, dat je al wel een hele reeks taken weet die erbij horen, maar dat die niet allemaal tegelijkertijd hoeven te gebeuren.

Vind het juiste niveau

Misschien wat muggenzifterig, maar het is belangrijk, dat je het juiste level vindt waarop je je acties formuleert.

Overdreven gesteld: "Suzi bellen voor afspraak" is okay, maar het niveau "Telefoon oppakken met linkerhand" zorgt voor een hele serie mini-acties op je lijst, die leiden tot het bomen-en-bos syndroom. Als je wilt kun je van elke actie, hoe simpel ook, alsnog een project maken.

Heronderhandelen

Heronderhandel taken waarvan je aan ziet komen, dat je ze toch niet kunt doen. Soms is het opeens zo druk, dat dingen die je hebt toegezegd toch niet reëel blijken te zijn. In dat geval horen ze niet op je lijst met eerstvolgende acties, want daar staan alleen die dingen op die je werkelijk gaat doen.

Prullenbak

Taken die je niet gaat doen, maar waarvan je die beslissing zelf kunt nemen om ze niet te doen, kunnen gewoon weg. Van je lijst af. Het enige wat daarvoor nodig is, is een beslissing.

Op je Eerstvolgende Acties lijst, maar dan mét een startdatum

Geef je actie een startdatum. In Outlook bijvoorbeeld kun je instellen dat je zo'n taak niet ziet voor de startdatum. Dat houdt je lijst ook schoner.

Wekelijkse onderhoud

In dit hele verhaal is het wekelijkse onderhoud cruciaal. Als je niet elke week even de tijd neemt om je prioriteiten helder te houden en te kijken welke acties allemaal nog op je liggen te wachten, dan raak je al snel het overzicht kwijt.

Eén van de goede dingen van het systeem van David Allen is, dat je zo snel mogelijk beslissingen neemt. Een lijst met eerstvolgende acties die het toch niet aandoen, hoort daar niet bij.

En als niets helpt...

Mocht dit allemaal niet helpen en heb je nog steeds een ellenlange lijst met Eervolgende Acties, dan heb je waarschijnlijk een probleem van een hoger niveau (20.000 km, 30.000 km... in GTD termen).

Sommige mensen moeten leren om 'nee' te zeggen. Anderen hebben behoefte om beter de grenzen van hun werk te definiëren, of die te heronderhandelen met hun baas.

In dat geval werkt GTD als een perfecte manier om eindelijk al je commitments op een rijtje te zien. Als er na zo'n opschoonactie inderdaad nog honderden items op je Eerstvolgende Acties lijst staan, kun je tenminste niet meer ontkennen dat je een probleem hebt :-)

plaats dit artikel op NUjij

© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.

Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier, op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft ook weten waar je het artikel plaatst.

De complete verwijzing moet zijn:

"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken. Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer artikelen over slimmer werken."