Projecten - hoe werkt dat in GTD?
Taco Oosterkamp, zondag 14 augustus 2005
Toen ik het boek Getting Things Done voor het eerst had gelezen, was het me nog niet duidelijk hoe je projecten kunt integreren in het systeem. Maar uiteindelijk blijkt ook dat vrij simpel te zijn.
Projecten bestaan uit een combinatie van acties. Het uitvoeren van één project beslaat dus meerdere acties. Eigenlijk zijn er twee soorten projecten: eenvoudige en ingewikkelde projecten.
Eenvoudige projecten
Bij een eenvoudig project plan je van tevoren niet alle acties. Je kijkt al gaandeweg wat er moet gebeuren. Het laten repareren van een zakmes is een mooi voorbeeld. De eerste actie is het vinden van een winkel waar je je mes kunt inleveren ter reparatie. Zodra je die winkel hebt gevonden, kun je als volgende actie opnemen, dat je erheen moet gaan om het mes daadwerkelijk in te leveren. Dan komt het zakmes op je Wachten Op lijst enzovoort.
Een eenvoudig project hou ikzelf gewoon bij in mijn lijst met eerstvolgende acties. De eerste actie van het project voeg ik toe aan de lijst. De omschrijving laat ik beginnen met mijn gewenste uitkomst, dan typ ik een groter-dan teken (>). Daarna de eerstvolgende actie.
Voorbeeld:
“zakmes weer in orde > dealer zoeken via internet”
Zodra die actie is afgewerkt, kopieer ik het item in mijn lijst, verplaatst een van de twee items naar mijn tadaa-lijst (met alle afgewerkte acties). Dan wis ik van het overblijvende item de tekst achter het groter-dan teken en zet ik daar de volgende actie voor in de plaats.
Voorbeeld:
“zakmes weer in orde > inleveren bij firma XYZ”
Voor dit soort eenvoudige projecten lijkt dit een ideale manier te zijn: elke stapje uit mijn hoofd, en toch niet te veel plannings-rompslomp van tevoren.
Ingewikkelde projecten
Bij een ingewikkeld project wil je juist wèl van tevoren goed nadenken over alles wat er nog gedaan zal moeten worden gedurende de looptijd van het project.
Ik heb dus een lijst met mogelijke acties voor het project. Bijvoorbeeld doordat ik de tijd heb genomen om te brainstormen en zo allerlei acties die in de loop van de tijd langs zullen komen heb opgeschreven. Het kan ook zijn, dat me in de loop van de tijd nieuwe acties te binnen schieten, die ik ergens in het systeem wil bewaren – zodat ik ze niet in mijn hoofd hoef te houden.
Projectenlijst
Voor dit soort ingewikkelde projecten heb je een projectenlijst nodig. Op die lijst noteer je elk project, samen met de acties die bij dat project horen.
Ik doe dat zelf in Outlook, in een taaklijst, waarbij de taken zijn gegroepeerd op de naam of afkorting van het project. Op deze manier kan ik alle acties die bij het project horen overzichtelijk bekijken, terwijl ze tegelijkertijd niet allemaal in mijn Eerstvolgende Acties lijst staan. Zo voorkom ik, dat ik een Eerstvolgende Acties lijst krijg met honderden items, die ik toch niet allemaal deze week kan doen.
Tijdens mijn wekelijkse onderhoud, loop ik door de lijst met projecten en bekijk ik welke acties van mijn Projectenlijst verplaatst moeten worden naar mijn lijst met Eerstvolgende Acties. Ik zorg ervoor, dat voor elk project tenminste één actie op mijn lijst met Eerstvolgende Acties staat. Die ga ik doen, zo snel ik kan.
En als ik die ene Eerstvolgende Actie heb afgewerkt, ga ik naar mijn Projectenlijst en sleep ik de volgende actie van dat project naar mijn lijst met Eerstvolgende Acties.
In de praktijk bekijk ik mijn Projectenlijst in ieder geval elke dag of eens in de twee dagen.
Projectdocumentatie
Naast de lijsten met concrete acties voor elk project, heb ik voor veel projecten nog andere documentatie. Die hang ik op naam van het project gewoon in mijn archief, in mijn beroemde Arnato mappen. Zo heb ik de acties netjes in mijn systeem en kan ik de rest van de projectdocumentatie ook makkelijk vinden.
Planning
Over het plannen van projecten valt nog veel te zeggen, maar hier alvast één opmerking. Ook als een project zo complex is, dat het vraagt om uitgebreide projectplanning en procesbewaking, komen er voor mij altijd concrete acties uit. De Gantt-charts of andere schema's horen bij mijn projectdocumentatie. Ik gebruik ze om te kijken welke acties voor mij zijn, welke acties op mijn Eerstvolgende Acties lijst moeten, welke op mijn Wachten Op lijst moeten enzovoort.
En zo valt het allemaal best mee. Het werkt bij mij in ieder geval uitstekend. Ik krijg stapje voor stapje meer gedaan in m’n projecten, dan ik ooit had durven hopen. En m’n hoofd is nog steeds leeg!
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.