Hoe je een soort Tickler file maakt in Outlook

Taco Oosterkamp, woensdag 2 november 2005

In Outlook kun je eigen weergaves maken, waarmee je lijsten maakt die zich gedragen, zoals jij dat wilt. Ik heb bijvoorbeeld een weergave gemaakt met een filter, waardoor m'n lijst met Eerstvolgende Acties er een stuk overzichtelijker uitziet.

Van veel taken weet ik namelijk wel dat ik ze wil of moet doen, maar niet vandaag. Misschien heb ik er gewoon geen fut voor op dit moment. Misschien wil ik er eerst een nachtje over slapen. Misschien weet ik nu al, dat ik er deze week niet aan toe kom, maar wil ik volgende week een nieuwe kans krijgen.

In mijn lijst met Eerstvolgende Acties in Outlook gaat dat heel simpel: ik geef m'n actie een begindatum en hij verdwijnt automatisch uit m'n lijst. En het mooiste van alles: op de opgegeven begindatum staat 'ie <hup> opeens weer in het rijtje.

Voor mij is dit de perfecte vorm van 'uit het oog, uit het hart...'

Hoe maak je zo'n weergave - stap voor stap ?

1. Gebruik in Outlook (niet Outlook Express) een takenlijst (Tasks list) om je Eerstvolgende Acties in op te slaan. Meestal zal die al voor je klaarstaan met de naam 'Taken' of iets dergelijks.
   
2. Nu maken we een nieuwe weergave / view voor deze lijst.
   Kies vanaf het hoofdmenu van Outlook: Beeld | Huidige Weergave | Weergaven bepalen (View | Current View | Define Views).
   
3. Druk op de Kopiëren / Copy knop en geef een nieuwe naam voor je weergave (bijvoorbeeld: "++ Taken die nu spelen"). Ik gebruik de plusjes hier om deze nieuwe weergave eenvoudig te kunnen vinden in de lijst.
   
    
4. Druk op de OK knop, nogmaals de OK knop en dan de knop Weergave Toepassen / Apply View.
   
5. Nu gaan we er eerst voor zorgen, dat je de kolom Begindatum (of Start Date) ziet in de lijst. Daarvoor klik je met je rechtermuisknop op de balk met de kolomtitels en kies je het onderste menu item (Huidige weergave aanpassen):
   
   
   
6.  Klik op de bovenste button: Velden / Fields.
   
7.  Selecteer aan de linkerkant het Begindatum / Start Date veld en druk op de knop Toevoegen / Add.
   
   
   
8. Zoals je ziet, heb ik het veld Categorieën / Categories ook maar meteen even toegevoegd. Dat gebruik ik om m'n taken te groeperen, ongeveer zoals David Allen beschrijft met het groeperen van taken naar hun context (@thuis, @kantoor, ...).
   
9. Druk op de OK knop.
   
10. Nu we voor elke taak de startdatum en de categorie eenvoudig kunnen wijzigen, willen we er nog voor zorgen, dat we alleen die taken te zien krijgen, waarvan de startdatum niet in de toekomst ligt.
    
    Druk daarvoor op de Filter knop.
    
11. Maak dan het volgende filter aan:
    
    
    
    Hoe werkt dat?
    
    - Klik allereerst op de Veld / Field knop (die met het driehoekje), ga naar Datum/Tijd velden en kies het Begindatum veld.
    - Klik dan op het driehoekje van de combobox onder Voorwaarde / Condition en kies de regel: 'op of voor'
    - Vul bij Waarde / Value in: 'vandaag' / 'today'
    - Druk op de knop Toevoegen / Add to List
    
    - Klik nogmaals op de Veld / Field button (die met het driehoekje), ga naar Datum/Tijd velden en kies het Begindatum veld.
    - Klik weer op het driehoekje van de combobox onder Voorwaarde / Condition en kies nu de regel: 'bestaat niet' / 'does not exist'
    - Druk op de button Toevoegen / Add to List
    
12. Druk op de OK knop.
    
13. Druk nogmaals op de OK knop.
    
14. Nu ben je weer terug in je lijst met taken. Ditmaal inclusief de categorie en de startdatum.
    
15. Klik met je rechtermuisknop op de titel van de kolom Categorieën / Categories en selecteer de menu optie Groeperen op dit veld / Group by this field.
    
16. Klik nogmaals met je rechtermuisknop op de titelbalk en schakel de optie Vak Groeperen op / Group By Box uit. Zo heb je net iets meer schermruimte.
    
17. Zodra je nu voor een bepaalde taak een begindatum invoert, die in de toekomst ligt, zou hij moeten verdwijnen uit je lijst. Als je in het begindatum veld klikt voor een bepaalde taak, zie je een knop met een driehoekje verschijnen. Als je daarop klikt, krijg je een kalendertje te zien, waarop je een datum kunt selecteren.
    
18. Al je taken worden in deze weergave gegroepeerd per categorie.
    
19. Mocht je alsnog alle taken in je lijst willen zien, dan kun je tijdelijk een andere weergave kiezen via het menu van Outlook:
    Beeld | Huidige Weergave | ... (View | Current View | ...).

Door je eigen weergaven te definiëren, kun je Outlook aanpassen aan hoe jij het wilt gebruiken. Met de weergave hierboven heb je in ieder geval een eerste stap gezet om je Actielijst eenvoudig op te schonen. Een soort digitale Tickler file.

Nog een handigheidje voor het selecteren van een begindatum: je kunt een dagnaam intypen en dan rekent Outlook uit welke datum daarbij hoort. Als ik vandaag 'mon' intyp en op enter druk, snapt Outlook dat ik het over 'Monday' heb en zet hij automatisch 7 november neer als begindatum.

Dat kan ik dan niet meer even snel controleren, want met die begindatum is hij ondertussen al wel uit mijn weergave verdwenen.

 Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.

Elke 14 dagen schrijft onze senior-trainer Marleen Kruyswijk een artikel zoals hierboven met praktische tips en ideeën over werken met minder stress en méér effect.

Klik voor het gratis abonnement om deze tips voortaan ook te krijgen.