EMAIL STRESS - tips en meer (4)
Taco Oosterkamp, donderdag 9 februari 2006
Dit is het vierde artikel in de serie.
Elke mail die nu nog in je inbox te vinden is, heb je snel doorgekeken om te kijken wat er precies mee moet gebeuren. Je hebt nagedacht over de Gewenste Uitkomst en over de Eerstvolgende Actie.
Maar je bent nog niet klaar. Ook deze laatste emails moeten nog een plekje krijgen ergens anders in je systeem. Anders heb je nog niet het heerlijke gevoel van een compleet lege inbox. En dat kan wel! Elke dag.
Vier categorieën
Sommige emails bevatten stof voor meer dan één Eerstvolgende Actie. Maar uiteindelijk valt elke Eerstvolgende Actie in één van de volgende vier categorieën:
Het kan in minder dan twee minuten
In dat geval treedt de "Regel van Twee" in werking: doe het meteen. De logica hier is, dat als iets minder dan twee minuten duurt om te doen, dat je het net zo goed meteen kunt doen. Het organiseren van zo'n email zou meer tijd kosten, dan het meteen afwerken ervan. Dus: Eerstvolgende Actie doen en daarna de email verplaatsen naar je folder met gearchiveerde email (Ctrl+Shift+V in Outlook).
Agenda
De Eerstvolgende Actie gaat over een specifieke tijd of datum. In dat geval zet je 'm in je agenda, op je kalender, of in je digitale organiser. Stel dat Anne je mailt dat ze vanaf volgende week drie maanden gaat rondtrekken door Nieuw-Zeeland. Dan wil je haar a.s. vrijdag vast nog even bellen om haar een heel goede tijd toe te wensen. Zo'n actie komt op je agenda voor komende vrijdag. De rest van de week hoef je er niet meer aan te denken, dus het komt niet op je Eerstvolgende Acties lijst. Nadat je deze actie op de agenda hebt gezet, verplaats je de email naar je folder met gearchiveerde email.
Delegeren
Als je Eerstvolgende Actie inhoudt, dat je iets gaat delegeren, of aan iemand anders input gaat vragen, dan doe je dat en zet je het item vervolgens op je "Wachten op..." lijst. Op die manier is de email uit je inbox en heb je toch een herinnering op je Wachten op... lijst staan. Eens in de week, tijdens je Wekelijks Onderhoud, kijk je door die lijst heen, dus je gaat het niet vergeten. En daarna verplaats je de email naar je folder met gearchiveerde email.
Uitstellen
Dat is de actie die in de praktijk waarschijnlijk het meest zal voorkomen. Als de bovenste drie categorieën niet van toepassing zijn, zet je de Eerstvolgende Actie die je uit de email hebt gedestilleerd, op je lijst met Eerstvolgende Acties. Ik doe dat in mijn Engelstalige versie van Outlook met de toetsencombinaties Alt+E, Y (Edit, Copy to Folder...). Daarna verplaats ik de email naar mijn folder met gearchiveerde email (Ctrl+Shift+V).
Flash
Dat is het. Flash, bang, zip.
In no-time is je inbox weer leeg en heb je een prachtige lijst met Eerstvolgende Acties, waar je vervolgens mee
aan het werk kunt.
Voor het geval je nog niet overtuigd bent: deze manier van werken zorgt ervoor, dat je geen vormloze stapel emails overhoudt, maar dat je een paar prachtige lijsten hebt. Dingen die bij elkaar horen staan nu bij elkaar. Of je er wel of niet wat mee wilt doen, is daarbij een belangrijk verschil.
Met je agenda in de hand bepaal je elke dag wat die dag persé moet gebeuren. Voor de rest van de tijd kijk je op je lijst met Eerstvolgende Acties, waar je een totaal menu hebt staan van alles wat zou moeten gebeuren. Lekker overzichtelijk, goed te behappen.
Met een beetje typesnelheid, de juiste functietoetsen (en eerlijk waar: die kun jij ook uit je hoofd leren door ze een week lang op een briefje naast je monitor te hangen) en goede email software gaat dit allemaal als een speer.
Je inbox leegmaken? Eitje.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.