Digitaal of normaal
Taco Oosterkamp, vrijdag 3 maart 2006
Een paar weken geleden heb ik mijn trouwe Nokia 6820 verruild voor een Palm Treo 650. Palm staat bekend om z'n goede organiser-functionaliteit en zo ben ik de afgelopen weken bezig geweest om uit te zoeken hoe ik de principes van David Allen's Getting Things Done toe kan passen met dit apparaat.
Het roept ook de vraag op wat je digitaal wilt doen - en wat op papier.
Daar is al behoorlijk veel over geschreven, onder andere in de GTD_Palm groep op Yahoo. Wat ik dan weer erg grappig vind om te lezen. Allemaal gepassioneerde mensen aan het schrijven: iedereen met z'n eigen ideeën en oplossingen. Voor mij is dat de kracht van het GTD concept: het is geen statisch verhaal, wat iedereen op dezelfde manier zou moeten toepassen, maar een serie principes waarmee je zelf aan de slag gaat in de context van je eigen leven en werk.
Omdat mijn eigen systeem vrijwel geheel draait in Outlook, kwam ik uit bij Keysuite van Chapura. Keysuite synchroniseert m'n Treo met Outlook op m'n laptop. Nou kan de standaard Palm software dat ook, maar Keysuite zorgt ervoor dat al m'n lijsten worden gesynced - en niet alleen de standaard takenlijst. Bovendien kun je veel meer categorieën gebruiken dan met de standaard software.
Het enige wat ze nog niet goed voor elkaar hebben is het eenvoudig verplaatsen van een actie van de ene lijst naar de andere, bijvoorbeeld van Ooit/Misschien naar Eerstvolgende Acties.
Digitaal of niet?
Met een digitale organiser komt ook de vraag weer om de hoek kijken: wat doe ik digitaal en wat doe ik op papier? Een paar mijmeringen daarover.
Eerstvolgende Acties lijst
De lijst met Eerstvolgende Acties is zo'n beetje het menu van m'n werkdag. Het is belangrijk om één zo'n lijst te hebben en niet allerlei verschillende actielijsten te moeten nakijken als je wilt beslissen wat je op dit moment wilt gaan doen. Bovendien wil ik deze lijst liefst altijd bij me hebben, zodat ik er heel eenvoudig iets aan toe kan voegen. En het categoriseren, sorteren en filteren van deze lijst plus de mogelijkheid om eenvoudig items toe te voegen en weg te halen maken het haast noodzakelijk om deze lijst digitaal te bewaren. In de standaard takenlijst van Outlook dus, die tegenwoordig netjes wordt gesynced met m'n Treo.
Als je gebruik wilt maken van waarschuwingen (reminders) voor taken, met bijbehorende toeters en bellen, is het belangrijk dat je inderdaad de standaard takenlijst gebruikt - in elke andere takenlijst worden je waarschuwings-instellingen genegeerd.
Soms vind ik in m'n stuffbakje iets op papier, waar ik een Eerstvolgende Actie bij bedenk. Die actie zet ik dan op m'n lijst in Outlook. Maar als ik dat papier erbij nodig heb, doe ik dat papier in m'n hangmap met de naam Eerstvolgende Acties. Dan zet ik achter de omschrijving in Outlook twee forward slashes:
Formulier XYZ invullen //
Door die slashes weet ik, dat er iets in m'n hangmap ligt wat bij deze actie hoort. De context van zo'n actie zal dan ook meestal "studio" zijn, omdat daar die hangmap hangt.
Als ik iets zomaar in m'n Eerstvolgende Acties hangmap zou doen, zonder een aantekening op m'n lijst in Outlook, heb ik eigenlijk wederom twee lijsten gemaakt: één in Outlook, één in m'n hangmap. Dat werkt niet als ik m'n hoofd leeg wil houden.
Agenda
Ik heb m'n agenda tot nog toe altijd op papier gehad; een simpele weekagenda met voldoende ruimte voor elke dag. Een digitale agenda is natuurlijk ideaal als je met meerdere mensen één agenda wilt bijhouden, of als het belangrijk is dat je in de agenda's van je collegae kunt meekijken.
Maar als grote nadeel vind ik dat een digitale agenda minder overzicht biedt dan een papieren agenda. Bij het maken van een nieuwe afspraak kan ik in één oogopslag zien hoe een week ongeveer in elkaar zit. Dan is het een kwestie van een bladzijde omslaan om te kijken of de week erna misschien iets beter uitkomt. Allerlei knopjes in digitale agenda's moeten dat zo proces goed mogelijk nabootsen, maar het werkt toch net iets minder goed voor zoiets belangrijks als overzicht over je tijd. Verder is de opstarttijd van een papieren agenda miniem. En hij crashed ook niet.
Nu ik een tijdje de Treo gebruik voor taken en email merk ik dat het met die opstarttijd wel goed zit. Een stuk beter in ieder geval dan met een laptop. Dus wie weet ga ik nog eens proberen of het ding ook als agenda handig is. In ieder geval heb je dan nog een backup, als je je agenda kwijtraakt. Dat is dan met een papieren agenda weer veel lastiger.
Aantekeningen
Waar papier beter werkt dan wat dan ook is bij het maken van aantekeningen. Dat gaat zoveel sneller en gemakkelijker dan digitaal. Dan heb ik het niet over de notulen van een vergadering, die uiteraard nogal lineair zijn qua opbouw en sowieso nog eens digitaal uitgewerkt moeten worden. Dan is een toetsenbord handig.
Maar bij het maken van aantekeningen, schetsen, notities, tekeningetjes en alles wat je nodig hebt om je gedachten te ordenen en te brainstormen en na te denken over een onderwerp is papier ideaal. Snelle lijnen trekken, verschillende kleuren gebruiken, een tekeningetje erbij - het kan allemaal zonder verder nadenken.
Dat soort aantekeningen komen al vrij snel terecht in m'n stuffbakje en dan kan ik altijd nog besluiten om een aantal kernpunten, of acties op te nemen in het digitale systeem. De papieren gaan verder in de map van het project, om later nog eens doorheen te kijken.
En ik heb een aparte hangmap met 'Random thoughts' voor dit soort papieren die niet meteen heel concreet toepasbaar zijn, maar waar ik nog wel eens doorheen wil kijken om inspiratie op te doen.
Treo
Voor mij is de kracht van de Treo vooral, dat ik op elke plek m'n Wekelijkse Onderhoud kan doen. Ik ben niet afhankelijk van m'n laptop om m'n werk op een rijtje te zetten. Daar is het syncen van die lijsten ideaal voor.
Maar zelfs al heeft de Treo een soort pennetje aan boord, voor een sessie creatief denken is de keus, vergeleken met een doos goed gesorteerde kleurpotloden, niet zo moeilijk.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.