Fix je werkvertragende werkplek
Taco Oosterkamp, dinsdag 1 december 2009
plaats dit artikel op NUjij
meereffect: elke twee weken een gratis artikel over slimmer werken voor ruim 27.000 lezers
De training is helemaal af. Zowel de voorbereiding, de logistiek als inhoudelijk.
Sandra Henke, Lloyd's Register
|
Beste lezer,
De dagen worden weer korter en de avonden langer. Wat mij betreft een mooie tijd om nog wat na te denken over wat ik in 2010 allemaal gedaan wil krijgen — en hoe ik dat zo slim en effectief mogelijk ga doen. Van David Allen leerde ik dat niet alleen effectiviteit, maar ook efficiency belangrijk is. Als ik iets belangrijk vind, wil ik graag dat de tijd en energie die ik erin investeer zoveel mogelijk oplevert. En als ik iets niet belangrijk vind, maar het nou eenmaal moet gebeuren, wil ik het zeker in zo min mogelijk tijd fixen, zodat ik snel weer verder kan met iets anders.
Deze week besefte ik opnieuw dat ik één van de mooiste bedrijven van Nederland heb. Met een prachtig team zoveel mogelijk mensen inspireren om slimmer te werken — ik kan er erg van genieten. En zo te zien aan de mailtjes van de afgelopen weken geldt dat ook voor onze klanten.
Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp
P.S. Je doet Ronald van de Buld een groot plezier doen als je zijn enquete over 'Information Overload' invult.
|
Fix je werkvertragende werkplek
Veel mensen hebben een werkplek die vertragend werkt. Je moet tien meter lopen voor je archief. Er is een mooi whiteboard met goed werkende stiften, maar de wisser ontbreekt. Of je werkt met een toetsenbord waarvan de toetsen moeizaam lopen. Het is de vraag of je dan nog wel van een 'werkplek' kunt spreken…
Lekker door kunnen gaan
Zorg dat je lekker kunt werken op je werkplek. Als je geen last hebt van obstakels scheelt dat een hoop frustratie. Je kunt in hoog tempo doorgaan en je bent geen tijd kwijt met stapels verplaatsen, zoeken naar spullen of andere rompslomp.
Een handige werkplek?
Eigenlijk is het vreemd dat er over de werkplek van een kenniswerker niet zo hard wordt nagedacht. In de meeste fabrieken is dat een stuk beter geregeld. Alles is erop gericht om het productieproces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Een medewerker aan de lopende band staat niet zonder reden op die specifieke plek naast die machine. Maar hoe je als kenniswerker zo efficiënt mogelijk kunt werken, daar is in de meeste bedrijven niet veel aandacht voor.
Geen obstakels tijdens je werk
Hoe zorg je dat je niet opgehouden wordt door je werkplek? Een paar ‘quick wins’ die al snel resultaat op kunnen leveren:
- Zet je bureau zo neer dat je niet afgeleid wordt. Vooral als je visueel bent ingesteld is het belangrijk om hierop te letten. Wat zie je als je achter je bureau zit? Als je voor een raam zit, kan er buiten van alles gebeuren wat je aandacht trekt. Zo keek ik een tijdje uit over het pleintje voor ons kantoor en werd ik steeds afgeleid door mensen die langs fietsten. Ik heb m'n bureau toen naar de muur gedraaid en werkte meteen een stuk rustiger.
- Houd platte vlakken zoveel mogelijk leeg: dat zijn vaak ‘stuffmagneten’. Ze liggen binnen de kortste keren vol met stapels papier, sleutels, paperclips, snoertjes en kleingeld. Zorg dat je een archief, opbergdozen of lades hebt waar je je spullen in kwijt kunt. Een leeg bureau werkt het prettigst.
- Houd alle spullen die je nodig hebt onder handbereik. Als je alles onder handbereik hebt, kun je lekker doorwerken. En de kans dat je je papieren meteen opruimt is groter als je niet hoeft op te staan en te lopen voordat je bij je archiefmappen bent.
- Zorg voor genoeg voorraad. Een obstakel bij opruimen kan zijn dat je domweg niet voldoende voorraad hebt. De nietjes zijn op. Of je hebt geen hangmappen meer. Dus bestel je nieuwe spullen op tijd, dat scheelt vertraging. Als je bijvoorbeeld minder dan vijftig nieuwe hangmappen hebt, bestel dan vast even nieuwe.
- Koop een grote papierbak. Bij veel kenniswerkers gaat er nog behoorlijk wat papier door de handen. En dan is het vervelend als de papierbak binnen een dag vol zit. Koop dus een flinke bak zodat je geen 'mental block' voelt bij het weggooien van papier.
- Werk lekker met je whiteboard. Een whiteboard kan veel toevoegen: je kunt even een overzicht maken van je belangrijkste projecten, brainstormen over je nieuwe product of plannen maken voor de toekomst. Maar dan is het wel zo lekker dat de stiften goed werken. En dat je een goede wisser en conditioner bij de hand hebt zodat je het whiteboard ook weer makkelijk leeg kunt vegen.
- Geef je spullen een vaste plek. Je kunt veel tijd kwijt zijn met het zoeken van je spullen. Als je je telefoon, je sleutels, de nietmachine en de voorraad papier altijd op dezelfde plek legt (of in hetzelfde vakje van je tas doet) heb je daar alvast geen last meer van.
- Houd een map met telefoonlijsten, codes, wachtwoorden en plattegronden voor het grijpen. Je herkent het vast wel; je hebt iemand aan de telefoon die je wilt doorverbinden met je collega. Maar wat was zijn nummer ook alweer? Maak een mapje aan voor al die ‘weetjes’ waar je vaak naar aan het zoeken bent. En zorg dat je die map altijd in de buurt hebt. Dat kan natuurlijk ook prima digitaal. Maak bijvoorbeeld een bestand in Notepad en maak daar een afkorting voor aan in Fingertips. Met een paar toetsaanslagen ben je dan bij de informatie die je vaak nodig hebt.
En als je ook wat geld hebt om te investeren in je werkplek:
- Koop een rekje voor op je bureau waar je de mappen in zet die je veel gebruikt. Dit kan ook een handige oplossing zijn als je je archief niet onder handbereik hebt.
- Koop een labeler. En zorg dat je die met een USB-aansluiting op je computer aansluit. Met het programmaatje Fingerprint (Windows only) kun je razendsnel digitaal je labels maken. Je archief wordt er een stuk toegankelijker van. En ook je kast kan er opgeruimder uit blijven zien: geef de stapels tijdschriften, jaarverslagen en marketingbrochures een vaste plank en label die. Dan weten ook je collega’s waar ze het tijdschrift wat ze geleend hadden terug moeten leggen.
- Check je toetsenbord op snelheid. Werk je lekker met je toetsenbord? Of denk je dat het wel sneller en prettiger kan? Of heb je een paar toetsen die het al een tijdje niet meer doen… Investeer dan eens in een nieuw toetsenbord. Voor € 20,- typ je weer lekker weg.
- Zet een tweede tafel in je kantoor. Niet veel mensen hebben een eigen kantoor. Maar als jij wel bij die gelukkige groep hoort, denk er dan eens over om een tweede tafel in je kantoor te zetten. Je kunt dan de soorten werk die je doet meer scheiden: aan de ene tafel doe je creatief werk en aan de andere je administratieve klussen. Plus dat je meer werkruimte hebt om met mensen te kunnen overleggen of brainstormen.
- Werk met twee monitors of zelfs met twee computers. Op de ene monitor schrijf je lekker door aan je artikel of je beleidsplan. De andere monitor gebruik je om informatie te googlen of gegevens op te zoeken die je bij je plan nodig hebt.
- Gebruik een headset bij het bellen. Een headset is niet alleen goed tegen RSI. Het is ook handig dat je aantekeningen kunt maken of iets op kunt zoeken tijdens het bellen.
- Koop een Scansnap. Een scansnap is een klein scannertje waarmee je in één keer dubbelzijdig kunt scannen. Binnen no-time heb je je aantekeningen digitaal. En je kunt ‘m ook nog eens makkelijk meenemen.
Wil je lekkerder werken op je werkplek? Leg dan een kladblok en een pen op je bureau en schrijf de komende drie dagen alles op wat jouw werk vertraagt.
|
Hoe kunnen wij je verder helpen om nog slimmer te werken?
Kenniswerk is niet eenvoudig. De meeste mensen die achter een bureau werken zijn heel goed in hun vak, maar hebben nooit geleerd hoe ze 50 e-mails, 13 voicemails, 2 SMS-jes, 20 collega's en een stapel goede ideeën kunnen balanceren binnen een normale werkweek. meereffect is ontstaan vanuit ons enthousiasme over de oplossingen van het 'Getting Things Done' systeem van David Allen (en we zijn ondertussen goede vrienden met David en zijn team).
We hopen dat je al heel veel baat hebt bij deze gratis artikelen. Maar ook als je graag een vliegende start maakt met slimmer werken, helpen wij je graag een flinke stap verder met onze kennis en ervaring. En ons plezier natuurlijk…
Praktisch leren werken met Getting Things Done:
Getting Things Done heel specifiek toegepast op e-mail, speciaal voor Outlook of Apple:
Slimmer werken met Getting Things Done voor een heel team, of een heel bedrijf:
Meer weten? Bel ons gerust op 0343-421381, or stuur een e-mail naar info@meereffect.nl.
|
De meereffect training: alle rompslomp je hoofd uit voor een jaar vol creativiteit
Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.
De afwisselende werkvormen en het direct toepassen tijdens de training werken goed. Enthousiaste trainers.
Leo Vooijs, Docent
Sterke punten aan de training zijn de structuur, de presentatie, de prettige en duidelijke overdracht. Ik had het boek van David Allen al gelezen, deze training maakt het meer concreet en enthousiasmeert mij.
Marianne Hopman, Directeur imago ITCA
— 15 december 2009: meereffect training — Dorint Hotel Amsterdam Airport
— 7 januari 2010: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 26 januari 2010: meereffect training — Bilderberg Hotel Zwolle
— 2 februari 2010: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
 Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
|
Het Domino Pakket voor Outlook: 5 Procent effectiviteitswinst na 1 middag voor de hele organisatie
Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?
Dat kan al vanaf een paar tientjes per medewerker met ons nieuwe Domino Pakket voor Outlook.
Download de flyer van het Domino Pakket voor Outlook (PDF)
Lees meer over het Domino Pakket op de website
|
|
Stuur deze artikelen alstjeblieft door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven.
Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
|
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."