Ga de strijd aan met de bottlenecks

Marleen Kruyswijk, dinsdag 17 januari 2012

Worstel je met het invoeren van Getting Things Done? Je bent misschien enthousiast begonnen. Stuffbakje neergezet, lijsten aangemaakt, mooie mapjes gekocht voor in je tas. Maar veel verder is het niet gekomen… Het bakje puilt uit, het aantal e-mails in je inbox is alleen maar groter geworden en je denkt: 'Leuk voor al die andere mensen, Getting Things Done, maar niet voor mij!'.

Het kan wél

Geef het niet op.

Bedenk nog eens wat je met Getting Things Done wilde bereiken. Wilde je beter slapen, weer eens een boek lezen of je kinderen nog zien als je uit je werkt komt? En wil je dat niet nog steeds? Als andere mensen het wél voor elkaar krijgen, moet het jou toch ook lukken?

Hoe je over de obstakels komt

Er zijn een aantal knelpunten die we regelmatig terug horen van mensen die bij ons de training hebben gedaan. Als je last hebt van zo’n ‘bottleneck’ kan dat behoorlijk ontmoedigend zijn. Maar omdat Getting Things Done zoveel oplevert, wil ik je aanmoedigen om het opnieuw te proberen. Voor de twee meest voorkomende bottlenecks heb ik daarom een aantal tips voor je op een rijtje gezet.

Bottleneck 1: ‘Ik heb teveel werk liggen’

Getting Things Done invoeren en bijhouden kost tijd. Als je echt zó druk bent dat je die tijd niet hebt, wordt het lastig. Ik heb een keer iemand gecoacht die iedere minuut een nieuwe e-mail binnen kreeg. Daar kan geen methode tegenop. Je zult dan eerst je workload moeten terugdringen voordat je over de organisatie van je werk kunt nadenken:

Brainstorm over hoe je je workload kan terugdringen. Als je daar tijdens je werk niet aan toekomt, kun je dat misschien in de auto op weg naar huis doen. Wat is ervoor nodig om minder druk te zijn? Moet je projecten afstoten, een extra medewerker in dienst nemen of een virtual assistent inhuren? Hoe ga je dat regelen? Bedenk de Eerstvolgende Actie, bijvoorbeeld 'mailtje sturen naar je leidinggevende', 'opzetje voor een vacature maken' of 'projecten op een rijtje zetten'. Als je weet hoe je het aan gaat pakken is de stap nog maar klein om dat ook te doen.

Plan voor later in het jaar alvast een paar dagen vrij om je systeem in te richten. Als de drukke periode tijdelijk is zou je in je agenda kunnen kijken naar wanneer je wel ruimte hebt. Plan alvast een paar dagen vrij in de zomervakantie. Of kom naar onze 'meereffect intensief'. Wij helpen je dan om in twee dagen je systeem op de rit te zetten. Na die twee dagen heb je het grootste deel van je 'stuff' verwerkt en ben je startklaar.

Begin met een simpele ‘Wachten op-lijst’. Hoe druk je ook bent, met een simpele Wachten Op lijst kun je altijd beginnen. Pak ergens uit een la een schrijfblok en leg die op de hoek van je bureau. Leg er ook een goed schrijvende pen of potlood bij. Schrijf in de loop van de dag alles op wat je uitbesteedt of vraagt aan mensen. Een krabbel is genoeg. Check dat lijstje één keer per week, dan hoef je de items waar je op wacht in ieder geval niet meer te onthouden. Dat geeft al wat rust.

Bottleneck 2: ‘Ik heb niet genoeg discipline'.

Wat is er aan de hand?

Zolang Getting Things Done nog niet in je systeem zit, is het risico dat je terugvalt groot. Je lijf is nog gewend aan je oude manier van werken. In het begin ben je enthousiast en gefocust. Maar als je enthousiasme wegebt, wordt je concentratie minder en dan val je snel terug op de automatische piloot. Wil je Getting Things Done op de rit krijgen, dan zul je vol moeten houden totdat het routine is. Maar hoe doe je dat?:

Neem de tijd. Verwacht niet van jezelf dat je in twee weken het hele systeem draaiend hebt. Je kunt Getting Things Done ook stap voor stap invoeren. En ook als je een paar principes toepast, kun je daar al veel profijt van hebben. Als je bijvoorbeeld alles opschrijft wat je je bedenkt, kan het zijn dat je minder vergeet. En als je de 'twee minuten regel’ toepast, krijg je vast al een stuk meer gedaan. Pak elke maand iets nieuws op. En beloon jezelf als dat gelukt is, want dat motiveert. Neem bijvoorbeeld een dag vrij, ga een avondje naar de film of trakteer jezelf op een goede fles wijn.

Zoek een maatje. Voor veel mensen werken afspraken met anderen als een goede stok achter de deur. Reserveer een vergaderruimte en verwerk daar tegelijkertijd stuff. Of mail de ander welk doel je jezelf stelt, bijvoorbeeld dat je woensdagochtend Wekelijks Onderhoud gaat doen. En spreek af dat je weer mailt als je dat ook daadwerkelijk hebt gedaan. Zoek wel een buddy die jou erop aan durft te spreken als je je beloftes niet nakomt. Dan neem je jezelf serieus.

Wil je alsnog je Getting Things Done systeem op de rit krijgen? Kom dan naar 'meereffect intensief' op donderdag 5 en vrijdag 6 juli. Wij helpen je met alle plezier!

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.