Het sterkste punt van het Boot Camp vind ik de persoonlijke aandacht en tijd. Mijn werkconcept is geoptimaliseerd.
Pepijn Dousi, Directeur primair onderwijs

Hallo allemaal,

Wist je dat je 3420 Euro per jaar kunt besparen door e-mail sneller te verwerken? Ik schrok toen ik het mailtje kreeg, maar dat was de uitslag van ons onderzoek 'de Nationale Mail Index 2009'. In totaal kunnen we in Nederland elk jaar ruim 10 miljard Euro beter besteden. En dat hebben we dan nog voorzichtig becijferd. Per persoon 57 uur per jaar besparen is goed mogelijk, alleen door net iets slimmer en sneller te werken. De voordelen van een leeg hoofd, meer overzicht en betere beslissingen hebben we dan nog niet eens mee geteld. De grap is dat het allemaal vrij simpele tips en ideeën zijn waarmee dat lukt. Waar wachten we nog op?

Afgelopen zaterdag interviewden Francisco van Jole en Peter de Bie mij op Radio 1 voor TROS Radio Online. Een top manier om meer Nederlanders kennis te laten maken met het idee van een leeg hoofd en een lege inbox (ja, dat kan echt!). Je kunt de uitzending nog online beluisteren.

Ondertussen moet je de bespaarde tijd natuurlijk wel weer nuttig inzetten. En dat dat niet altijd eenvoudig is beschrijf ik in het artikel van deze week over hoe eenvoudig het is om nuttig werk te ontwijken…

Veel plezier ermee,
Taco Oosterkamp

P.S. Vanaf 200 medewerkers kunnen we voor maar 1% van de beoogde besparing je hele team of bedrijf helpen met het veel slimmer verwerken van e-mail. Dat is dus 99% besparing voor jullie. Bel ons gerust: 0343-421381. (En als jouw groep kleiner is valt het sommetje nog steeds heel voordelig uit…)

Ga de strijd aan met je 'vluchtgedrag'

De meeste mensen kennen het wel: vluchtgedrag. Je moet bijvoorbeeld een marketingplan schrijven en de deadline komt steeds dichterbij. Natuurlijk weet je wel dat dit nu het belangrijkste is wat je moet gaan doen, maar beginnen: ho maar.

Rationele argumenten helpen dan niet. Je kunt fantastisch goede redenen bedenken om aan de slag te gaan: het plan moet af, het is belangrijk, collega's wachten op je. En nog los daarvan; je hebt er last van dat het nog niet op papier staat. Het zorgt voor onrust en je voelt je schuldig. Het zou heerlijk zijn als het af was. Maar toch…

Echt beginnen is de eerste stap

Vaak zou al een flinke stap vooruit zijn als je in elk geval maar vast begonnen bent. Dat je aan het eind van de dag in de spiegel kijkt en tegen jezelf kunt zeggen: ‘Ik heb een goed begin gemaakt’. En dat je je collega’s weer recht in de ogen kunt kijken :-)

Maar vluchten is best lekker

Creatieve mensen hebben over het algemeen sneller last van vluchtgedrag. Zij zien niet alleen honderden mogelijkheden, maar ook meteen alle problemen die op kunnen doemen. En dat maakt de taak 'groter'; iets simpels kan al snel voelen als een compleet project, in plaats van als een simpele klus. Dat is vaak niet handig voor je productiviteit.

Want er is genoeg afleiding te vinden. Het is zo easy om jezelf van je werk te houden. Twitteren, Hyves'n en Googlen bijvoorbeeld. Koffie halen. Elke tien minuten je e-mail checken. Uberenthousiast je collega’s helpen met iets waar zij tegenaan lopen. Nog maar eens koffie halen. En natuurlijk al die andere klusjes doen die al heel lang liggen, zoals het opruimen van je bureau of opschonen van je archief.

Grote en vage taken maken het ook nog eens moeilijk om te beginnen. Dingen die je moet doen vaag houden is op zich al een vorm van vluchtgedrag. Je hebt nog niet eens nagedacht over hoe je het aan gaat pakken. Logisch dat je niet begint met taken als ‘lokatie Purmerend reorganiseren’, 'nieuwe aanpak implementeren’ of ‘uitrollen projectplan opvolging’.

Tackle je weerstand

Hoe tackle je die weerstand? Ik heb aantal tips voor je op een rijtje gezet:

• Bekijk je uitstelgedrag eens positief. Okay, het is vervelend dat de belangrijkste taak op je lijst nog niet af is. Maar wees eerlijk: heb je op andere momenten wèl zin om de boekhouding te doen of je archief op te ruimen? Nu heb je dat soort klusjes toch maar lekker wel weer gedaan!

• Formuleer je Gewenste Uitkomst. Vaak helpt het om te beseffen wat je uiteindelijk wilt bereiken met het project. ‘Een leuk personeelsfeest’, ‘Tevreden medewerkers’, ‘Geen crashende computers meer’. Zoek naar een Gewenste Uitkomst waar je gemotiveerd van raakt. Als je je einddoel helder voor ogen hebt, kom je sneller in actie.

• Of bedenk juist je Niet-Gewenste Uitkomst. Als het bedenken van je Gewenste Uitkomst niet helpt, probeer dan eens het tegenovergestelde. Wat gebeurt er als je de taak niet doet? Wat zijn de gevolgen? Wat zijn de gevolgen voor jou? Misschien geeft dat het nodige schrikeffect om aan de slag te gaan.

• Formuleer de Eerstvolgende Actie. Bedenk wat het eerste is dat je gaat doen als je begint. En maak dat zo concreet mogelijk: ‘kwartiertje brainstormen’, ‘Jacco mailen’, ‘voor- en nadelen op papier zetten’. Hoe kleiner die eerste actie, hoe groter de kans dat je het gaat doen.

• Neem om te beginnen 12 minuten om aan het beleidsplan, de website of het volgende hoofdstuk van je nieuwe boek te werken. Zet een kookwekker. Dan heb je in elk geval vast een begin gemaakt. 12 minuten is te overzien. Maar het kan je wel net even over de eerste hobbel heen helpen.

• Werk samen met iemand. Jij aan jouw klus, zij aan haar klus. Een afspraak maken met iemand kan een goeie stok achter de deur zijn. Dat werkt bijvoorbeeld ook perfect voor je Wekelijks Onderhoud. Spreek niet op je werkplek af, maar in een vergaderruimte of ergens buiten de deur. En neem alleen de spullen mee die je voor die ene taak nodig hebt. Zo help je elkaar om geconcentreerd door te werken.

• Neem een pauze als je niet verder komt. Maar dan wel een echte pauze. Dus niet je e-mail checken, maar even uit het raam staren, een ommetje lopen of 20 push-ups doen. Ik merk zelf dat ik dan vaak opeens weer weet hoe ik verder moet.

• Zorg dat je je hersenen te slim af bent. Dit is een tip uit ‘Do it tomorrow’ van Mark Forrester: als je echt ergens tegenop ziet kun je je hersenen om de tuin leiden door tegen jezelf te zeggen dat je het niet gaat doen. Je pakt alleen even het dossier uit de kast. Dikke kans dat je dan toch een begin gaat maken…

Ben jij nu voor iets aan het vluchten? Neem dan eens één minuut de tijd om voor die klus de Eerstvolgende praktische Actie te bedenken.

Hoe kunnen wij je verder helpen om nog slimmer te werken?

Kenniswerk is niet eenvoudig. De meeste mensen die achter een bureau werken zijn heel goed in hun vak, maar hebben nooit geleerd hoe ze 50 e-mails, 13 voicemails, 2 SMS-jes, 20 collega's en een stapel goede ideeën kunnen balanceren binnen een normale werkweek. meereffect is ontstaan vanuit ons enthousiasme over de oplossingen van het 'Getting Things Done' systeem van David Allen (en we zijn ondertussen goede vrienden met David en zijn team).

We hopen dat je al heel veel baat hebt bij deze gratis artikelen. Maar ook als je graag een vliegende start maakt met slimmer werken, helpen wij je graag een flinke stap verder met onze kennis en ervaring. En ons plezier natuurlijk…

Praktisch leren werken met Getting Things Done:

• onze ééndaagse meereffect training
• of meteen aan de slag (neem een volle kofferbak met rompslomp mee) in een kleine groep: het Boot Camp van twee dagen
• of nog intensiever op je eigen werkplek: coaching on the job

Getting Things Done heel specifiek toegepast op e-mail, speciaal voor Outlook of Apple:

• de Outlook sessie van één middag of avond
• de Apple sessie van één avond

Slimmer werken met Getting Things Done voor een heel team, of een heel bedrijf:

• de meereffect compact training (in-company)
• het Domino Pakket voor Outlook (goedkoper kan niet)

Meer weten? Bel ons gerust op 0343-421381, or stuur een e-mail naar info@meereffect.nl.

De meereffect training: alle rompslomp je hoofd uit voor een jaar vol creativiteit

Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.

De training is een goede combinatie tussen theorie en praktijk.
Jasper de Jong, Category Manager

De oefeningen zijn goed, je krijgt zo gevoel voor de gedachtegang.
Albert Jan Kist, Directeur

— 17 september 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center (vol)

— 29 september 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 15 oktober 2009: meereffect training — De Koningshof Veldhoven

— 29 oktober 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

   Lees alles over de meereffect training

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.

Het Domino Pakket voor Outlook: 5 Procent effectiviteitswinst na 1 middag voor de hele organisatie

Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?

Dat kan al vanaf een paar tientjes per medewerker met ons nieuwe Domino Pakket voor Outlook.

   Download de flyer van het Domino Pakket voor Outlook (PDF)

   Lees meer over het Domino Pakket op de website

Outlook op krachtstroom:

Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek en een jaarabonnement op www.outlookvideos.com gratis)

Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. Het top-10 boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', én een jaarabonnement op www.outlookvideos.com krijg je gratis bij deze sessie.

De training gaf handige tips om efficiënter te werken.
T. v.d. Hoek, Unit Manager Super de Boer

Veel tips en trics! Hierdoor komt er veel rust en structuur.
Wesley de Vink, Category-manager

— 6 oktober 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht

   Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

Getting Things Done & Apple

Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!

— 8 oktober 2009: avondsessie Apple en Getting Things Done — Mercure Hotel Bunnik

   Lees alles over de Apple sessie met Fokke Kooistra

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in