Delegeren valt te leren
Taco Oosterkamp, woensdag 16 april 2008
plaats dit artikel op NUjij
Ken je het moment dat een aantal projecten tegelijkertijd begint vast te lopen? Je doet je best, maar er zit geen schot meer in. Deadlines komen en gaan, maar het werk is eigenlijk niet echt af en als het wél af, is dat alleen maar omdat je op het laatst nog even keihard hebt gewerkt om dat voor elkaar te krijgen.
Het gevaarlijke van zo'n fase is dat het lastig is om even afstand te nemen als het zo druk is. Je verliest je gevoel voor perspectief en blijft hangen in dezelfde oplossingsstrategie: nóg meer de schouders eronder.
Extra flow is welkom
Zou het niet lekker zijn om juist als het extreem druk is wat extra flow te ervaren? Flow zorgt ervoor dat je geconcentreerd kunt werken, dat dingen geregeld worden en voor elkaar komen en dat werken weer plezierig voelt.
Juist als het extra druk is is het belangrijk om overzicht te hebben over alles wat er nog gedaan moet worden. En om te zien dat er voortgang in zit, ook al kom je zelf handen en voeten tekort om alles zelf te doen.
Delegeren is lastig
Veel mensen vinden het lastig om te delegeren. Het is niet iets wat je normaal gesproken op school leert en ook als junior-medewerker worden je delegeerskills meestal niet erg op de proef gesteld. En dus is het voor veel mensen later, als het hard nodig is om te delegeren, lastig om dat met plezier, gemak en overtuiging te doen.
- Controlfreaks vinden het per definitie lastig om iets los te laten en over te laten aan een ander. Als alles perfect moet, dan moet je het natuurlijk wel zelf doen, want jij bent de enige maat van perfectie.
- Als jij het werk niet leuk vindt, zullen andere mensen het ook vervelend vinden. Dat blijkt in de praktijk trouwens aardig mee te vallen, zoals iedereen die ervaring heeft met de teamrollen van professor Belbin je kan vertellen.
Maar zelfs als je dit soort hobbels over bent, blijft er nog een probleem over:
- Delegeren is knap lastig als je niet precies weet wat je wilt en wat er nu moet gebeuren. Daar wreekt vaagheid in denken zich: als je niet precies weet wat je Gewenste Uitkomst en de Eerstvolgende Actie is, hoe kun je dan weten wat je wilt en kunt delegeren?
Wat kun je doen?
Wat kun je doen? Ik noem een paar dingen.
Bedenk voor alles wat op je takenlijst staat wat jouw eigen Gewenste Uitkomst is en schrijf die op. Wij doen dat over het algemeen door eerst de Gewenste Uitkomst op te schrijven, dan een spatie en een slash (/), dan weer een spatie en de Eerstvolgende Actie. Om even een voorbeeld te noemen:
Interessante statistieken in presentatie / Googlen
Bij bovenstaande taak is mijn Gewenste Uitkomst dat ik de presentaties die ik regelmatig geef nog beter en interessanter kan maken met statistieken. Ik realiseer me dat dat voor een deel van m'n publiek belangrijk is: hoeveel tijd besteden mensen per dag aan e-mail? Hoeveel mailtjes krijg je nu eigenlijk op een dag? Hoe vaak wordt je gestoord tijdens je werk? Dat soort dingen.
Schrijf ook de Eerstvolgende Actie heel concreet op je takenlijst. Door na te denken wat er concreet moet gebeuren, wat de volgende stap is, maak je het jezelf een stuk eenvoudiger om te delegeren.
Stel dat ik alleen het eerste deel had opgeschreven:
Interessante statistieken in presentatie
dan zou die taak waarschijnlijk heel lang op mijn takenlijst hebben gestaan, omdat ik de denkstap naar wat er moet gebeuren nog moet maken. Dat kun je eenvoudig een week of twee proberen: hoe concreter je die acties maakt, hoe groter de kans dat je ze ook gaat doen.
Denk er even over na of je de Eerstvolgende Actie niet kunt delegeren. Nu we zo concreet bezig zijn, wordt dat al makkelijker. In dit geval bedacht ik me, dat ik eenvoudig aan Sreedevi kon vragen om voor mij te Googlen. Sreedevi is m'n Virtual Assistant die het leuk vindt om dit soort klussen te doen, terwijl ik er misschien geen hekel aan heb, maar m'n tijd in elk geval liever aan andere dingen besteed.
Noem ook je Gewenste Uitkomst wanneer je iets delegeert. Veel delegeren gaat mis omdat je wel de actie delegeert, maar niet vertelt wat je ermee wilt bereiken. Als Sreedevi weet waar ik de gevraagde statistieken voor ga gebruiken, maakt dat de kans veel groter dat ze me ook de resultaten terugstuurt waar ik wat mee kan. Als je dan toch een medemens vraagt om iets voor je te doen, maak dan ook gebruik dan ook haar of zijn intelligentie en wijsheid, dat is voor iedereen beter.
Bedenk of je niet de hele Gewenste Uitkomst kunt delegeren, in plaats van alleen de Eerstvolgende Actie. Dat hangt van honderdduizend dingen af, maar soms kun je gewoon het hele project overhevelen naar iemand anders. Wat mij betreft is dat niet goed of fout, maar een keus. Bij sommige projecten vraag ik iemand om een Eerstvolgende Actie voor me te doen, bij andere projecten draag ik het hele project over en tot slot neem ik nieuwe medewerkers in dienst om complete rollen en verantwoordelijkheden op zich te nemen.
By the way, deze manier van nadenken over taken is ook heel goed als je niets kunt of wilt delegeren en toch zelf aan de bak moet. Ook als je iets aan jezelf delegeert is het heel handig om te weten waar je uiteindelijk heen wilt en wat de eerste stap is om daar te komen.
Download de nieuwe meereffect brochure
Investeer één dag in een helder hoofd en een lege inbox
De meereffect training is de ideale dag voor iedereen die slimmer en sneller wil werken. Samen met het serieuze trainingsboek, het e-learningsysteem met video en de besloten forums waar we je vragen ook ná de training graag beantwoorden gaan we je zo goed mogelijk te helpen om Getting Things Done in de praktijk te brengen op jouw eigen werkplek.
Bovendien krijg je niet alleen een inspirerende, praktische trainingsdag, maar ook het materiaal wat je nodig hebt om meteen aan de gang te gaan, toegang tot de meereffect kennisbank met al onze artikelen van de afgelopen jaren, veelgestelde vragen en antwoorden en niet te vergeten twee kaarten voor een prachtige voorstelling van het Nederlands Dans Theater.
Veel handige tips!
Mariëlle Smeets, Be Value
De interactie is een sterk punt. Praktijkoefeningen met eigen stuff. Aantrekkelijk trainingsmateriaal en vooral: enthousiaste trainers.
Marco van Weel, Traffic Manager/planner
Interessant en leuk. Zit goed in elkaar qua training.
Ans de Jager, War Child
— 22 april 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht) » Nog maar een paar plaatsen
— 8 mei 2008: meereffect training — Hilton Rotterdam
— 26 mei 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 13 juni 2008: meereffect training — Hotels van Oranje (Noordwijk)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Supersnel je inbox leeg met Microsoft Outlook
Als jij Microsoft Outlook gebruikt om je mail te lezen, is onze Outlook Avondsessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoelang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren.
Ik heb veel profijt van de Outlook cursus. In het begin moet je steeds nadenken bij het leeghouden van je mailbox, maar nu is het al bijna een automatisme. De sneltoetsen zijn echt een uitkomst!
Monique Duivenvoorden, Provincie Noord Holland
Ik ben nog steeds super enthousiast. Ik werk beslist sneller, maar vooral betrouwbaarder en gecontroleerder sinds die ene Outlookavond. De mix tussen Getting Things Done. en de wijze waarop je dat in Outlook kan inrichten maakt dat het voor mij opeens mogelijk is om meer controle op mijn taken te houden.
Annemiek van de Laak, Pensioenfonds Horeca & Catering
— 16 april 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Mercure Bunnik (langs de A12 en op loopafstand van NS station Bunnik)
— 19 juni 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Aristo Utrecht (5 minuten van de A12 en de A27 en vlak naast NS station Utrecht Lunetten)
Lees alles over de Outlook Avondsessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."