Wat je allemaal kunt doen met een helder hoofd
Taco Oosterkamp, donderdag 5 juni 2008
plaats dit artikel op NUjij
Herken jij het ook? Van die steeds terugkerende gedachten over dingen die je nog moet doen, zelfs als je met totaal iets anders bezig bent! Het lijkt de algemene moderne ziekte: een hoofd vol 'pop-ups'. Tijdens je werk word je continue onderbroken door de telefoon, collega's, e-mail, maar nu dus zelfs ook door je eigen gedachten. Je schrijft een e-mail en ondertussen vraagt een stemmetje in je hoofd of je eigenlijk niet dat projectplan zou moeten schrijven. Je schrijft het projectplan en begint te twijfelen over het bellen van die boze klant. Nooit meer even lekker geconcentreerd aan iets werken. Nooit meer dingen doen tot ze klaar zijn. Kan dat niet anders?
Dingen vergeten tot je je schuldig voelt
Maar het wordt nog erger: langzamerhand begin je dingen te vergeten, omdat de juiste gedachten steeds net op het verkeerde moment om aandacht vragen. En eerlijk gezegd is dat logisch: als moderne mens hou je elke dag tientallen bordjes in de lucht en heb je honderden details om in de gaten te houden. Juist doordat je alles zo goed mogelijk in je hoofd wilt onthouden, raak je het overzicht kwijt.
Als dat maar lang genoeg duurt, ga je je misschien zelfs schuldig voelen. Juist die dingen waar je al tijden niet aan toe bent gekomen komen steeds weer bovendrijven. Die inbox die veel te veel onbeantwoorde mails bevat, beloftes die je hebt gedaan maar niet na bent gekomen, al die mensen die iets van je willen, maar door jou worden genegeerd. Je had het graag willen of zelfs moeten doen, maar het is nog niet gebeurd. En dat knaagt.
Zet die rompslomp uit je hoofd
Hoe heerlijk zou het zijn als je niet meer continue aan je werk denkt? Dat al die rompslomp niet automatisch beslag neemt van je gedachten zodra je ook maar even ontspant. Hoe zou het zijn om weer vol overgave te kunnen slapen? Of totaal in beslag genomen door het spel te kunnen knikkeren met je kinderen of je buren? Of op vakantie te kunnen terwijl je weet dat alles goed is afgerond?
Ook kenniswerkers kunnen ontspannen. Echt waar: het is mogelijk en David Allen leerde me in zijn boek Getting Things Done hoe dat werkt. Zelfs als enthousiast kenniswerker met honderden acties op je lijst kun je een leeg en helder hoofd hebben, waarmee je kunt genieten van wat je op dit moment doet. In de file naar de muziek luisteren, in plaats van nadenken alles waar je die dag niet aan toe bent gekomen. Leven in het hier en nu.
En als ik de reacties hoor van deelnemers aan onze training die werkelijk aan de gang gaan met wat we ze leren is de kans vrij groot dat je dan ook opeens weer creatief wordt. Er komt weer ruimte in je hoofd om oplossingen te bedenken voor problemen.
Waar komen de problemen vandaan?
Het probleem is ontstaan doordat we onze werkmethodes nog niet hebben aangepast aan een totaal andere manier van werken. We maken met elkaar de overgang van de industriële samenleving naar de informatiesamenleving. Ons werk zit heel anders in elkaar dan vroeger. In dit artikel schreef ik daar al meer over: 5 Redenen waarom jij een leeg hoofd wilt.
We werken niet meer aan de lopende band, of op de boerderij, maar we werken voornamelijk met ons hoofd: kenniswerk. Bellen, schrijven, mailen, vergaderen, plannen, doelen stellen; het zijn allemaal vrij abstracte activiteiten die je niet of nauwelijks kunt zien. In tegenstelling tot een kleed wat je weeft of een hoefijzer wat je smeedt.
Nu is dat kenniswerken al een tijd lang bezig, maar de laatste tien, twintig jaar is het tempo drastisch verhoogd. We hebben we de overstap gemaakt van papier naar de computer, van de telefoon naar MSN en van een uitgebreid gesprek naar een voicemail. Veel mensen hebben inmiddels 30 tot 100 nieuwe e-mails per dag. Tel daar RSS, MSN, Hyves en andere communicatiemiddelen aan toe en je snapt waardoor het lastig is om goed overzicht te houden. Hoe voorkom dat je verdrinkt in alle informatie? En aan wie had je wat wanneer toegezegd?
Als kenniswerker is je hoofd je belangrijkste werkmateriaal. Je gebruikt je computer, pen en papier, maar het echte product krijgt vorm in je gedachten. Dan is het niet gek als je het moeilijk vindt om die gedachten uit te zetten; je hoofd kent nou eenmaal geen scheiding tussen werk en privé.
Wat je nodig hebt
Hoe krijg je te midden van al dat tumult toch een leeg en helder hoofd?
Wat je nodig hebt is een 100% betrouwbaar extern systeem waarin je alle rompslomp en details kunt opslaan. Wanneer je een systeem buiten jezelf hebt, waar je op kunt vertrouwen, zul je merken dat je onderbewuste je niet meer komt storen met alle losse klusjes.
Het werkt net als met een agenda. Je ligt waarschijnlijk niet wakker over welke afspraak je volgende week donderdag om 10 uur hebt staan. Zo hoef je ook niet meer na te denken over alle klusjes die je nog moet doen. Zolang het systeem maar betrouwbaar genoeg werkt. Net als je agenda.
Zorg ervoor dat het heel simpel is om elk klusje waar je aan denkt meteen in het systeem in te voeren — uit je hoofd. Wanneer het je teveel moeite kost doe je het waarschijnlijk niet. Zorg dus dat je dat kladblok, je telefoon of dat notitieblokje altijd dicht in de buurt hebt. En als je met Outlook werkt, kijk eens naar Fingertips.
Zorg ook dat je met enige regelmaat je systeem reviewt. Pas wanneer je onderbewuste erop kan vertrouwen dat het systeem up-to-date is, zal hij niet in de verleiding komen om je steeds te helpen herinneren aan alles. En elk bewegend systeem heeft nu eenmaal wat onderhoud nodig.
Hoe begin je?
Je zou kunnen beginnen met een simpel kladblok en een pen. Steeds wanneer iets je te binnen schiet, schrijf je dat meteen op. Eén item per blaadje. Als je consequent alles wat in je hoofd opplopt, is de eerste stap op weg naar een helder en rustig hoofd.
Voor het schrijven van een nieuw boek ben ik weer heel wat time-management boeken aan het bestuderen. Toch blijf ik het helder-hoofd principe, zoals David Allen dat heeft geformuleerd in Getting Things Done, nog steeds de meest interessante ontwikkeling vinden van de laatste jaren. Simpel, praktisch en uitermate doeltreffend.
Veel succes met het helder krijgen van jouw hoofd!
Kun je wel een zetje gebruiken op weg naar een helder hoofd?
De meereffect training is de ideale dag voor iedereen die slimmer en sneller wil werken. Samen met het trainingsboek, het e-learningsysteem en de besloten forums waar we je vragen ook ná de training graag beantwoorden gaan we je zo goed mogelijk te helpen om Getting Things Done in de praktijk te brengen in je eigen werk en leven.
Bovendien krijg je niet alleen een inspirerende, praktische trainingsdag, maar ook het materiaal wat je nodig hebt om meteen aan de gang te gaan, toegang tot de meereffect kennisbank met al onze artikelen van de afgelopen jaren, veelgestelde vragen en antwoorden en niet te vergeten twee kaarten voor een prachtige voorstelling van het Nederlands Dans Theater.
Toch veel echte eye-openers. 't Lijkt mij een fantastisch systeem. Ik ga het direct invoeren.
Els Slob-Van Beek, Bureau de Baas
Ik ben zeer geënthousiasmeerd door de deskundigheid, de heldere uitleg en de humor.
Hamid Ressang, The Sense Factory
— 13 juni 2008: meereffect training — Hotels van Oranje (Noordwijk) (bij het schrijven van dit artikel is er nog plaats)
— 24 juni 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 1 juli 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 31 juli 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
2,5 uur: Elke dag je inbox leeg met Microsoft Outlook
Als je Microsoft Outlook gebruikt om je mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren.
En het nieuwe boek van Taco "Elke dag je hoofd en inbox leeg" krijg je gratis bij deze sessie.
Door het werken met sneltoetsen en Getting Things Done gaat het leeghalen van mijn inbox automatischer en sneller en kost het me minder energie. Dus heb ik meer lol en energie over voor de andere zaken die ik belangrijk vind.
Sander Buhrman, NUON
Nadat ik datgene wat ik leerde op de Outlooktraining heb geimplementeerd, ben ik vele malen sneller geworden in het verwerken van mijn mail en het terugvinden van correspondentie. Ik ben blij verrast door de enorme extra meerwaarde van de Outlooktraining bovenop de 'gewone' meereffect training. De meereffect training heeft me geleerd om zo effectief mogelijk te werken, de Outlooktraining heeft met daarbij een hoge snelheid opgeleverd.
Linda Spaanbroek, Alle Dagen Pauze
— 19 juni 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Aristo Utrecht (volgeboekt)
— 5 augustus 2008: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Domstad Utrecht (10 minuten van de A12 en op loopafstand van Utrecht Centraal station)
— 18 september 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Domstad Utrecht (10 minuten van de A12 en op loopafstand van Utrecht Centraal station)
Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."