Ontspannen mijmeren met een Later/Misschien lijst
Taco Oosterkamp, donderdag 27 december 2007
plaats dit artikel op NUjij
Heb jij ook teveel ideeën, wensen of verlangens?
Ik heb teveel ideeën.
Ik geef het toe.
Veel teveel ideeën.
Er zijn zoveel dingen die ik zou willen doen.
Er zijn zoveel dingen om te doen die ik de moeite waard vind.
Plannen die ik heel cool zou vinden om uit te voeren.
Maar als ik eerlijk ben, heb ik meer ideeën dan tijd, geld en energie.
Veeeel meer.
En al die ideeën die in de loop van een jaar langskomen - ik wil ze niet kwijt, maar ik kan ze ook niet allemaal doen. En dus frustreren ze me soms.
Heb jij dat ook?
Geen hogedruk ketel, maar ook geen vergiet
Mensen zeggen nogal eens dat ze te weinig uren hebben in de dag. Of te weinig dagen in de week. Of te weinig weken in het jaar. Maar als ik eerlijk ben, maakt het mij niet uit of ik nou te weinig uren, dagen, of weken heb — het probleem zit 'm toch vooral in de ideeën. Ik heb teveel ideeën. En jij waarschijnlijk ook. En ook als we het dubbele aantal uren, dagen of weken zouden hebben, zouden we nog steeds teveel ideeën hebben.
Ik wil die ideeën niet kwijt. Sterker nog: als ik m'n ideeën negeer, neemt m'n onderbewuste dat heel serieus en stopt hij met het aandragen van nieuwe ideeën. Dat leidt tot een soort van creatieve hongersnood, die ik niet wil. Ik ben blij met veel ideeën die ik heb — en een heleboel van die ideeën komen ook tot iets goeds. Het is niet dat ik géén ideeën meer wil krijgen.
Maar ik wil ook niet gegijzeld worden door m'n ideeën. En ik wil niet onrustig raken door m'n ideeën. Als ik probeer om elk idee wat ik heb ook echt uit te voeren, loopt de spanning op tot een ondraag'lijk niveau. Dan kom ik minuten, dagen, zelfs decennia tekort om alles te doen. En ondertussen raak ik gestressed, omdat ik mezelf zoveel heb beloofd en er zo weinig van terecht komt.
Beide alternatieven vind ik niet aantrekkelijk.
Wat ik eigenlijk wil is een manier om alle goede ideeën die ik krijg vast te houden, maar dan zonder dat ik er gek van word.
Teveel van het goede
We raken hier één van de problemen van kenniswerk: er is geen natuurlijke grens meer aan je werk. Bij het timmeren van een schutting weet je wanneer je klaar bent. Maar ideeën kennen geen natuurlijke grens. Je kunt voor elke week weer veel te veel taken bedenken die je zou willen doen. En als jij het niet doet, doen je baas en collega's het wel.
Terug naar de ideeën. Ook in de loop van het afgelopen jaar had ik een heleboel ideeën. Die wilde ik niet negeren, maar ik wilde er ook niet klakkeloos wat mee doen. Daarom schreef ik ze op als 'stuff'. Ik doe dat meestal in Outlook in m'n Ideas mapje (via het gratis tooltje Fingertips). Op die manier nam ik m'n ideeën serieus, maar kon ik er later een beslissing over nemen of ik er wel of niet wat mee wilde gaan doen.
In de praktijk komt het er dan op neer, dat veel ideeën eindigen op m'n Later/Misschien lijst. Dat is de lijst met alle acties waar ik later of misschien nog wat mee wil doen, maar waar ik in elk geval deze week niet aan toekom. Elke week kijk ik die lijst door tijdens m'n Wekelijks Onderhoud om te kijken of er taken tussen staan die ik voor de week erna wél op de planning wil zetten.
Deze manier van werken heeft een aantal voordelen:
- Ik neem m'n ideeën serieus, zodat m'n onderbewustzijn met goede (en slechte) ideeën blijft komen.
- Maar ik laat er ook even wat tijd overheen gaan, om betere beslissingen te nemen — los van het eerste enthousiasme.
- Mijn Later/Misschien lijst werkt als een soort broedstoof, waarin ideeën in alle rust kunnen 'ontkiemen', totdat de tijd rijp is voor actie.
- Omdat ik al dat soort ideeën in m'n betrouwbare externe systeem heb opgeschreven, hoeft mijn hoofd ze niet meer te onthouden, wat weer heel goed is voor het houden van een leeg en helder hoofd.
Beslissingen, beslissingen
Als je maar genoeg ideeën opschrijft, raakt je Later/Misschien lijst zo vol, dat het niet meer leuk is om er één keer per week doorheen te lezen. Zodra je dat merkt is de tijd gekomen om je Later/Misschien lijst te splitsen:
- Eén normale Later/Misschien lijst voor alles wat je niet deze week, maar wel binnenkort wilt gaan doen.
- En een lange-termijn lijst voor alles waar je ook binnenkort niet aan toe komt, maar wat je wel wilt bewaren in je systeem.
Ik heb met mezelf de afspraak, dat ik die lange-termijn Later/Misschien lijst slechts eens per kwartaal hoef door te kijken.
Eens per jaar opschonen
Nu, tussen Kerst en Oud en Nieuw, is een mooie tijd om die lijsten eens flink op te schonen.
- Ga je inderdaad al die dingen op je Later/Misschien lijst binnenkort doen?
- En al die andere ideeën, mogen die nog langer wachten, of moeten ze binnenkort toch maar eens gedaan worden?
- Of zitten er misschien ideeën tussen die helemaal weg kunnen?
Op dit moment staan op mijn lange-termijn lijst 1470 items, terwijl mijn gewone Later/Misschien lijst is gekortwiekt op 114 items. Dus als iemand zich nog verveelt en op zoek is naar een leuk en nuttig idee om te doen…
Ik wens je, namens het hele team van meereffect, vast een heel ontspannen 2008 toe — vol goede ideeën!
Afgelopen weekend heb ik een nieuwe versie van Fingertips ge-released. Deze nieuwe versie heeft een heel aantal verbeteringen. Zo kun je nu afkortingen opgeven die vervolgens in heel Windows worden vervangen door de complete tekst. Handig voor routebeschrijvingen, zinnen, veelgegeven antwoorden en noem maar op.
Je kunt deze nieuwe, gratis versie van Fingertips downloaden op www.getfingertips.com.
Leer in één dag te werken met een helder hoofd en een lege inbox
Ik hoop mijn oude systeem te vervangen door deze. Vooral de handige tips voor sneller werken/ verwerken ga ik zeker gebruiken.
Tonnie Bouman, de Efteling
Ik heb genoten van jullie kennis, ervaring en energie en heb heel veel zin om mijn leven GTD- in te richten.
Marleen Kwast, LogicaCMG
Helemaal goed. Leek op papier een lange dag, viel in de praktijk 200 % mee. Dag vloog voorbij.
Marloes Mennen, Staatsbosbeheer
Schrijf je nu in voor één van de meereffect trainingen, dan geven we je graag twee kaarten voor een voorstelling van het Nederlands Dans Theater:
— 22 januari 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 7 februari 2008: meereffect training — Dorint Sofitel Amsterdam
— 19 februari 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training plus aansluiting op het unieke e-learning systeem, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling van het Nederlands Dans Theater. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Supersnel je inbox leeg met Microsoft Outlook
Als Microsoft Outlook voor jou een belangrijke tool is kom je vast met plezier naar de Outlook Avondsessie waar Taco Oosterkamp laat zien hoe je in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com en als auteur van The Happy Outlook Book de ideale docent om je dat te leren.
— 24 januari 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Aristo Utrecht (5 minuten van de A12 en de A27 en vlak naast NS station Utrecht Lunetten)
— 14 februari 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Mercure Bunnik (langs de A12 en op loopafstand van NS station Bunnik)
Lees alles over de Outlook Avondsessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Twee dagen te gast bij meereffect met een kofferbak vol om uit te zoeken
Tijdens het meereffect BootCamp helpen onze vaste coach Marleen Kruyswijk en Jetteke Meeuwenoord je om het hele Getting Things Done systeem meteen toe te passen op je eigen paperassen. Een vrijdag en een zaterdag in ons kantoor, zodat je rustig kunt doorwerken onder professionele begeleiding. Voor mensen die de meereffect training al wel, of nog niet hebben gedaan. Voor ZZP-ers, directeuren, medewerkers en eigenlijk iedereen die wel zin heeft in een opgeruimd 2008.
— 18 en 19 januari 2008: meereffect BootCamp — meereffect kantoor in Amerongen
— 14 en 15 maart 2008: meereffect BootCamp — meereffect kantoor in Amerongen
Lees alles over het meereffect BootCamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."