Een probaat medicijn tegen uitstelleritis

Taco Oosterkamp, zaterdag 21 juli 2007

Heb je ook van die items op je todolijst waar je nooit aan toekomt? Van die klussen die je steeds maar voor je uitschuift? Sommige taken staan misschien wel maanden op je todolijst — alles vanwege de uitstelleritis. Maar daar is een medicijn voor!

Soms heb je klusjes, die je gewoon echt niet leuk vindt. Dan heb je vooral discipline nodig om door de zure appel heen te bijten. Het kan trouwens goed helpen om zo'n klusje als allereerste op de dag in te plannen, dan ben je er maar vanaf.

Soms heb je klussen, die je niet leuk vindt en die ook nog eens veel tijd kosten. Denk bijvoorbeeld aan het opruimen van een kast met oud archiefmateriaal, het wegwerken van alle stuff in je hele kantoor, of het doorwerken van een enorme stapel boekhouding. Dan is het waarschijnlijk handig om dat niet in één keer aan te pakken, maar om per dag een minuut of 20 te reserveren voor dat werk. Als je het in één keer wilt doen, is de berg zo groot, dat je het waarschijnlijk blijft uitstellen tot sint juttemis.

En dan nog blijven er vaak dingen over, die niet gebeuren, terwijl ze niet eens vervelend zijn om te doen. Hoe zit dat? Het probleem zit 'm er vaak in, dat je een project op je takenlijst hebt staan in plaats van een actie. En een project kun je nou eenmaal niet doen.

Een project kun je niet doen, dus hak 'm in stukjes

Een project elke Gewenste Uitkomst die meer dan één actie nodig heeft. Althans, dat is de definitie van een project binnen het Getting Things Done systeem, waar wij echt enthousiast over zijn.

Voorbeelden van kleine projecten zijn:

Backup overgedragen
Succesvolle workshop
Artikel af
Uitnodigingen verstuurd

Dit soort omschrijvingen (hoewel ze vaak nog een stuk vager zijn) komen we regelmatig tegen op todolijsten van klanten. En ze werken niet. Dit zijn de projecten die vaak blijven liggen. Grotere projecten (jaarverslag af, reorganisatie doorgevoerd) kun je óók niet doen, maar die komen vaak wel verder omdat ze nou eenmaal belangrijker zijn of in elk geval belangrijker voelen. Maar ook daar geldt: zodra je iets doet aan je project, doe je eigenlijk een actie die bijdraagt aan het project.

Een project kun je niet doen. Een Gewenste Uitkomst kun je niet doen. Een verwacht resultaat kun je niet doen. Maar je kunt wél acties doen die toewerken naar die Gewenste Uitkomst, het verwachte resultaat.

Het medicijn tegen uitstelleritis is in dit soort gevallen vrij simpel:

Hak het project in kleine acties en zet alleen de eerste(n) van die acties op je takenlijst.

Het project zelf kun je dan op je projectenlijst zetten.

Hoe hak je het project dan in kleine acties?

Hoe hak je het project dan in kleine acties? Simpel. Je blijft jezelf de vraag "Wat moet ik daarvoor doen?" stellen, todat het absurd en belachelijk wordt. Net daarvoor ben je klaar :-)

Een voorbeeld. Ik wil het project "Uitnodigingen verstuurd" in acties hakken.