Lekker spontaan doen met Getting Things Done
Taco Oosterkamp, dinsdag 14 juli 2009
Heb jij het te druk om nog spontaan leuke dingen te doen? Overdag een leuke baan met veel uitdaging. En thuis een druk leven ernaast: opgroeiende kinderen, het huishouden en een bestuursfunctie in de sportvereniging. Maar ondertussen mis je die momenten dat je even helemaal niets hoeft. Een lege agenda, zodat je spontaan kunt besluiten om bij een vriendin langs te gaan of een filmpje te pakken.
Of doe je juist bijna alles spontaan en ongepland, maar voelt dat vooral hectisch? Je rent van hot naar her om de touwtjes aan elkaar te knopen. En moet soms capriolen uithalen om je afspraken na te komen. Aan de buitenkant lijkt het lekker spontaan, maar eigenlijk is het meer rondrennen als een kip zonder kop.
Echte ontspanning
Als je eenmaal alle praktische details en rompslomp in je leven op 'cruisecontrol' hebt, kun je weer ècht spontaan zijn. Spontaniteit zorgt voor creativiteit in je werk en leven. Frisse ideëen om oude problemen op te lossen komen opborrelen. Spontaniteit wordt veel leuker als je eerst al je regelwerk in een betrouwbaar systeem hebt gezet. Daar hoef je je dan totaal geen zorgen meer over te maken.
Bovendien kan zo'n systeem je ook helpen om domweg minder tijd kwijt te zijn aan rompslomp. Door praktische zaken als archiveren, plannen en overzicht houden net iets slimmer te doen kun je zo 10-20% tijd besparen. Zo houd je meer tijd over om te genieten van de spontane dingen die je doet.
De oude manier werkt niet meer
Als je alles wat je nog moet doen probeert te onthouden, is het een stuk lastiger om te ontspannen. Die klusjes blijven in je hoofd hangen. En de kans is dan groot dat je onderbewuste je gaat helpen herinneren aan wat je moet doen. Herkenbaar? Je zit net lekker in het zonnetje in de tuin als je je opeens bedenkt dat je de kat van de buren nog te eten moet geven. En als je dan net weer lekker zit schiet je te binnen dat de agenda voor de vergadering van vanavond nog niet verstuurd is. Voor je het weet wordt je geleefd door je klusjes. Dat kost niet alleen tijd, maar ook een hoop energie.
Daarbij komt dat de traditionele timemanagementmethoden weinig ruimte laten voor spontaniteit. Vaak werd mensen geleerd om een planning te maken voor de hele week en dan A, B en C prioriteiten vast te stellen. Voor veel mensen werkt zo'n planning niet meer omdat deze tijd veel hectischer in elkaar zit. De prioriteiten wisselen soms per dag of zelfs per uur. Een weekplanning is dan niet flexibel genoeg. Niet zo gek dus, dat veel mensen het erbij laten zitten als het gaat om timemanagement.
Hoe geef je spontaniteit een nieuwe kans?
Met Getting Things Done kun je weer onbezorgd spontaan zijn. Dit systeem van David Allen, waar wij onze klanten blij mee maken, helpt je om niet vast te zitten aan een planning, en tegelijkertijd rust te hebben over wat je moet doen. De kern van de methode is dat je alle romsplomp in een systeem buiten jezelf zet zodat het niet in je hoofd blijft hangen. Een paar keer per week werk je je systeem bij en dan stopt je onderbewustzijn om je 24 x 7 lastig te vallen met onbeduidende details.
Ik heb een aantal tips uit Getting Things Done voor je op een rijtje gezet die je kunnen helpen om weer lekker spontaan te leven:
- Schrijf alle klusjes die je moet doen op. Dit is de eerste stap op weg naar meer rust in je hoofd. Koop een notitieboekje of gebruik je mobiele telefoon en schrijf altijd, overal, alles op wat je aan klusjes te binnen schiet. Als je die dingen vervolgens in een betrouwbaar systeem zet, heb je dat deel van je leven tenminste afgebakend.
- Plan geen taken meer in je agenda als ze niet datum- of tijdgebonden zijn. Als je iets deze week wilt doen, maar het maakt niet uit op welke dag je het doet kun je die taak beter op je takenlijst zetten. Je kunt dan makkelijker ingaan op de dingen die er spontaan tussendoor komen. En ondertussen blijft de taak gewoon op je lijst staan en hoef je 'm niet in je agenda te verplaatsen naar een andere dag.
- Zorg dat je snel overzicht hebt over alles wat je wilt doen. Als het je bijna geen tijd kost om overzicht te krijgen, hou je meer tijd over. In Getting Things Done heb je twee lijsten waar alles op staat wat je de komende week van plan bent: je agenda en je Eerstvolgende Acties lijst. Je hoeft dus maar op twee plekken te kijken om een compleet plaatje te hebben van al je taken. Je kunt dan in één oogopslag besluiten of je wel of niet ingaat op een uitnodiging voor een spontaan feestje op het strand.
- Zet jezelf zo min mogelijk klem als je een belofte doet. Beloftes zijn belangrijk, dus als je iemand toezegt dat je hem maandag voor 11.00 uur zult terugbellen, zul je jezelf daaraan moeten houden om betrouwbaar te zijn. Maar als je toezegt dat je 'begin volgende week' zult bellen, hou je net wat meer speling voor jezelf. En dan kun je maandagochtend spontaan doorwerken aan iets waarbij je opeens 'in de flow' zit.
Hoe zouden jouw leven en je werk veranderen als je weer ruimte in je hoofd hebt om lekker spontaan te doen?
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.