Heb je niet genoeg tijd om alles te doen?
Taco Oosterkamp, vrijdag 29 augustus 2008
De vakantie is net voorbij en nu al merken sommigen van jullie de gevolgen van je chronische workoverload. Je takenlijst is te lang, je agenda staat te vol en alle ad-hoc taken die er nog bijkomen drijven je haast tot wanhoop. Een avond of twee overwerken zorgt weer voor enige lucht, maar een dag of wat later zit je wéér tot aan je oksels vol werk.
Als je zo moet werken, is er een grote kans dat je 's avonds met een rotgevoel de deur achter je dichttrekt. Je bent niet alleen ontevreden over hoeveel klussen je hebt afgemaakt, je maakt je ook nog eens zorgen over wat er allemaal is blijven liggen! Vechten tegen de bierkaai is niet leuk. En op langere termijn is het ook niet goed voor je gemoedsrust, je gezondheid en je sociale leven.
"Lekker gewerkt vandaag!"
Hoe lekker zou het zijn om over een tijdje wèl met een voldaan gevoel je kantoor uit te stappen? Dat je eerlijk tegen een collega kunt zeggen: "Lekker gewerkt vandaag!". Je hebt je tijd besteedt aan de dingen die het meest belangrijk waren. Alles wat die dag persé moest gebeuren is klaar. En na een ontspannen avond is er morgen weer tijd voor de rest.
Meer tijd maken kan niet
Hoe komt het eigenlijk dat het zo lastig is om onze workload binnen de perken te houden? Waarom is er opeens zoveel meer werkdruk, terwijl computers ons leven toch relaxed en aangenaam zouden maken? Er zijn een aantal valkuilen die ervoor zorgen dat je als kenniswerker (iemand die vooral met informatie werkt) steeds opnieuw te veel werk op je bordje hebt liggen.
Vaagheid. Je vermoed ergens dat je teveel werk hebt voor de 36 uur van deze week, maar je weet het niet zeker en je kunt het ook niet echt aanwijzen waar het 'm nou in zit. En eerlijk is eerlijk, je wilt het misschien ook niet precies weten, dan zou je maar hard schrikken. Met de hand half voor je ogen strompel je de werkweek door, hopend dat het allemaal wel weer gaat lukken. En anders werk je gewoon nog een beetje over.
Teveel en te makkelijk toezeggen. "Ja, dat moet toch wel lukken voor maandag?", of: "Nou, als zij het niet kan, dan doe ik het wel even tussendoor." Hoor je het jezelf zeggen? Misschien leuk voor je carriëre — maar is dat de carriëre die je ambiëert? Blijkbaar heb je plezier in je werk. Of je zegt het uit plichtsgevoel. Maar weet je wel zeker dat je takenlijst het toelaat om die extra klus er nog bij te nemen? Of gaat het weer ten koste van het andere werk wat je ook al had toegezegd? En anders werk je gewoon nog een beetje over.
Geen grenzen. Je hebt bijvoorbeeld zo'n manager die voortdurend urgente projecten op jouw bureau dropt. Alles moet nu - en als je nog vragen hebt kun je 'm bellen op de golfbaan. Zolang je dat steeds weer laat gebeuren en niet een keer vraagt waar de prioriteiten nou precies liggen omdat je niet alles af zult krijgen, blijven die dossiers op jouw bureau vallen. Of je nou tijd hebt of niet. En anders werk je gewoon nog een beetje over.
Nou is af en toe overwerken geen enkel punt. En hard werken ook niet. Maar ken je de hogedrukpan? Het ventiel op zo'n apparaat helpt om af en toe wat overdruk te laten ontsnappen. Als jij met incidenteel overwerken net wat meer ruimte voor jezelf creëert is daar helemaal niets mis mee. Maar als je week in week uit moet overwerken, omdat je anders je werk niet afkrijgt loop je een bepaald risico. Dat ventiel op die pan zorgt ervoor dat de pan niet ontploft, maar als het ventiel continue openstaat werkt 'ie ook niet goed.
Het probleem onder deze problemen is dat je geen overzicht hebt. Je weet domweg niet hoeveel werk je precies te doen hebt en zolang je geen compleet beeld hebt van al je taken kun je niet de juiste beslissingen maken over wat belangrijk is, wat reëel is en wat misschien toch maar uitgesteld of geschrapt moet worden.
Dokter, wat is het medicijn?
To complain about a shortage of time is like a fish in the sea complaining that it has a shortage of water.
—Mark Forster
Helaas, meer tijd maken kan niet. En dus maakt het niet uit of je te weinig uren in een dag, te weinig dagen in een week, of te weinig weken in een jaar hebt. Het zal altijd weer neerkomen op keuzes maken. Beslissen. Dingen niet doen en andere dingen wèl (en goed) doen.
Je werkweek bestaat in principe uit drie onderdelen:
- de afspraken in je Agenda,
- de taken op je Eerstvolgende Acties lijst,
- de onverwachte dingen die er tussendoor komen.
Tel je die drie soorten werk bij elkaar op, dan zal het totale aantal uren moeten passen in jouw werkweek. Is dat niet het geval, dan weet je dat je klem zit.
Om goede beslissingen te kunnen maken, heb je eerst een compleet overzicht nodig. Als je niet alles weet wat er moet gebeuren, kun je nooit goede prioriteiten stellen. Het begint er dus mee dat je alles, maar dan ook alles wat je wilt of moet doen, op papier zet.
Hoe je zo eenvoudig mogelijk zo'n compleet overzicht bijhoudt leer je tijdens de meereffect training, maar ik zal je hier vast vertellen wat je daarna met zo'n overzicht kunt.
Als Marleen, mijn collega, een topmanager coacht verzamelt ze met haar klant alle taken. Die taken schrijven ze op in een aantal lijsten. Op een gegeven moment heeft ze het plaatje compleet. Alle taken voor de komende werkweek staan op één lijst met Eerstvolgende Acties. Voor iedere taak die daarop staat, schatten ze hoeveel minuten ervoor nodig zullen zijn. Die minuten tellen ze bij elkaar op.
Daarna pakken ze de agenda erbij. Ze tellen de uren die nodig zijn voor de afspraken die in de agenda staan. Als je op standaard werkdag zeven uur vergadert (het blijven topmanagers), blijft er nog één uur over voor losse taken en onverwachte dingen.
Zodra blijkt dat de totaaltijd van de Eerstvolgende Acties niet past binnen de tijd die er over is in de agenda, wordt het duidelijk dat de planning niet reëel is. Dan komt het lastige werk: kiezen. Welke vergaderingen kunnen geschrapt worden? Welke Eerstvolgende Acties kunnen nog gedelegeerd of uitgesteld worden? En als het even kan: hoe zorgen we dat er tijd overblijft voor onverwachte dingen?
Zo kun je een tijdje zoet zijn met het op orde brengen van je Agenda en je lijst met Eerstvolgende Acties, maar die tijd is goed besteed. In plaats dat je aan het eind van de week pas ziet hoeveel er weer niet is gelukt, weet je het al aan het begin van de week en kun je proactief overleggen en onderhandelen met de mensen met wie je werkt. Dan blijf je in elk geval betrouwbaar.
Als je een baas hebt kun je natuurlijk ook haar hulp vragen bij het nemen van de beslissingen over wat je wel en niet gaat doen. Een beetje manager weet dat ze je niet voor 120 uur per week betaalt en dat er dus knopen doorgehakt moeten worden. Er zijn per slot van rekening altijd meer ideeën dan tijd om ze te implementeren. Zoals ik het zie ben ik degene in mijn bedrijf die de grote lijnen uitzet en wil ik dus zelf bepalen waar de prioriteiten gelegd moeten worden. Wanneer mijn medewerkers met een helder overzicht van Eerstvolgende Acties bij me komen, is het voor mij eenvoudig om met ze mee te denken. Met een vage klacht 'dat het zo druk is' kan ik niet zoveel zonder dat ik weet waar het precies over gaat.
Neem even wat tijd
Ditzelfde spel met je Agenda en takenlijst kun jij ook doen. Ja, dat kost wat tijd, maar het scheelt een heel stuk of je met een reëele planning werkt, of met iets wat eigenlijk meer geschikt is voor een science-fiction roman. Mocht je op je werk geen tijd vinden om hier even een uurtje ongestoord naar te kijken, dan zou ik het lekker thuis doen. Per slot van rekening gaat het mede om jouw gezondheid, energie en werkplezier!
En als je er ècht niet uitkomt, werk je gewoon nog een beetje over…
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.