Hoe je kunt vergaderen en werken tegelijk
Taco Oosterkamp, vrijdag 16 maart 2007
plaats dit artikel op NUjij
Vergaderen en productiviteit zijn een moeizame combinatie. Hoe kun je toch vergaderen én werken tegelijk?
Een dure hobby
Er wordt wel gezegd, dat vergaderen onze nationale hobby is. Dat is dan wel een dure hobby. Ik weet niet of het elders in de wereld veel beter is, maar "Nederland vergaderland" zou wel eens een betere slogan kunnen zijn dan "Nederland distributieland".
Dat is op zich niet erg, als dat vergaderen dan maar goed gebeurt. Overleggen en samenwerken zijn nou eenmaal cruciale factoren bij het slagen van grote en complexe projecten, dus het vergaderen zal voorlopig niet verdwijnen.
Toch merk ik, dat veel mensen een hekel hebben aan vergaderen. Als het alleen nog maar over procedures en politiek gaat, vallen de productievelingen al snel buiten de boot. Ze raken gefrustreerd en gaan zich voornamelijk zitten vervelen. Dat is lekker voor je motivatie!
Cynisch en Optimistisch
Dat moet anders kunnen. En volgens mij zijn er inderdaad twee manieren waarop dat inderdaad anders kan.
- In dit artikel wil ik een aantal tips noemen, waarmee je zélf productief kunt zijn, ook als je bij saaie vergaderingen moet zitten.
- De volgende keer zullen we een iets minder cynisch uitgangspunt nemen. Dan schrijf ik over hoe je als team wél goed en doelgericht kunt vergaderen.
Tips
Hier komen ze. Een serie tips om ondanks vergaderingen toch productief te zijn.
Bereid je goed voor, dan kun je in een vergadering meer bereiken. Als je je projectarchief netjes op orde hebt, kun je de stukken en de agenda snel vinden. Even doorlezen en aanstrepen is dan vaak al genoeg om een groot voordeel te hebben ten opzichte van de andere deelnemers aan die vergadering.
Het is trouwens handig om dat voorbereiden niet te kort op de vergadering te doen. Door jezelf bijvoorbeeld nog twee dagen tussenruimte te gunnen, kan je onderbewuste met creatieve invallen komen, die je niet zou bedenken wanneer je nog maar een halfuur hebt voor de vergadering begint. Hoewel dat dan waarschijnlijk toch neerkomt op drie kwartier.
Daar is trouwens wel één uitzondering op: sommige super-creatieve mensen kunnen zich beter helemaal niet voorbereiden. Daarmee kunnen zij het perspectief van de buitenstaander verwoorden in de vergadering. Als je je te goed voorbereid loopt het risico om die creatieve blik kwijt te raken.
Neem leeswerk mee als je naar een vergadering gaat. Zeker als je bij een organisatie werkt waar de bedrijfscultuur voorschrijft dat elke vergadering een kwartier na aanvangstijd begint. Je kunt behoorlijk wat artikelen wegwerken in 15 minuten.
Neem ander werk mee. Hoe groter de groep, hoe meer ruimte er is voor eigen werk tijdens de vergadering. Je kunt lezen, teksten redigeren, mijmeren over andere projecten waar je mee bezig bent. Bij conferenties in grote zalen ga ik vaak achteraan zitten, zodat ik makkelijk andere dingen kan doen wanneer de spreker mij op een bepaald moment even wat minder kan boeien.
Eén van onze klanten heeft om die reden met opzet een zogenaamde Tablet PC gekocht. Op zo'n apparaat valt het minder op dat je aan het werk bent. Je hebt namelijk geen opengeklapt scherm. En je schrijft gewoon met een stiftje, in plaats van dat je zit te typen op het toetsenbord.
Scheur na de vergadering meteen de pagina's uit het schrijfblok waarin je je aantekeningen hebt gemaakt. Die kunnen in het Rode Mapje, om daarna als vanzelf in je stuffbak terecht te komen. Zo raak je niets kwijt en blijft je hoofd en je schrijfblok lekker leeg.
Gebruik een paar speciale tekens tijdens het maken van aantekeningen. Vooral Eerstvolgende Acties en Wachten Op items die je opschrijft, zijn handig om meteen te markeren. Gebruik daar bijvoorbeeld gewoon de afkorting EA of WO voor, maar dan met een rondje eromheen. Dat helpt om later bij het verwerken van stuff meteen te kunnen beslissen welke acties op de lijst moeten komen te staan. Als je dat denkwerk vast tijdens de vergadering voorbereidt, scheelt dat later weer.
Meer tips?
Heb je vergadertips? Mail mij dan — taco@meereffect.nl — ik leer graag!
De nieuwe trainingsdata zijn bekend
Gisteren, 15 maart 2007:
"Ik heb genoten van de training en veel nieuwe dingen geleerd. Taco spreekt helder en relevant met veel humor. Dit kun je direct de volgende dag toepassen om alle stapels op je bureau te verwerken."
— Peter Koelewijn, tandarts
De nieuwe data voor de meereffect training zijn bekend:
- 24 april, Golden Tulip Rotterdam
- 30 mei, La Vie Utrecht
- 14 juni, Koningshof Veldhoven
- 5 juli, La Vie Utrecht
Je kunt je hier aanmelden.
Of eerst meer informatie lezen.
Heb je een eigen website en/of weblog?
Dan zouden we het bijzonder op prijs stellen als je een link wilt opnemen naar http://www.meereffect.nl, of dat je misschien zelfs een verhaaltje schrijft op je weblog over jouw ervaringen met Getting Things Done en meereffect.
Laat je het ons even weten als je iets publiceert?
Alvast bedankt!
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."