Beter vergaderen met Getting Things Done
Taco Oosterkamp, vrijdag 23 maart 2007
plaats dit artikel op NUjij
Afgelopen week schreef ik al over vergaderingen en hoe je je eigen productiviteit ook tijdens een vergadering kunt stimuleren. Deze week een stapje verder: hoe kun je als team je manier van vergaderen verbeteren?
Getting Things Done vergaderen
Door ook in je vergaderingen met de principes van Getting Things Done te werken, kunnen de vergaderingen korter, doelgerichter en meer gefocussed worden. Dat scheelt tijd, geld en vooral motivatie bij de deelnemers.
Wat is de Gewenste Uitkomst?
Begin de vergadering met het benoemen van het doel van de vergadering. Wat is de Gewenste Uitkomst? Op deze manier staat iedereen weer even op scherp. "Alle neuzen dezelfde kant op" is misschien een lelijke uitdrukking, maar het helpt wel als je met elkaar ergens wilt komen.
Maak ook helder wat voor een soort vergadering het is.
- Is de meeting bedoeld om ideeën uit te wisselen, te brainstormen, een probleem helder te krijgen?
- Of gaat het om het beslissen over acties en het maken van concrete plannen?
Allebei de soorten zijn waardevol, maar het is handig om ze niet teveel te vermengen.
Elk agendapunt op de vergadering kun je in feite zo behandelen. Wat is de Gewenste Uitkomst? Waarom staat dit punt nu op de agenda, wat willen we bereiken?
Terugblik (review)
Loop kort de afspraken na, die in de vorige vergadering zijn gemaakt. Als er tenminste een vorige vergadering was…
- Welke acties zijn toen vastgesteld en zijn die ook gedaan?
- Zijn er nu nog Wachten Op items? En moet daar misschien actie op worden ondernomen?
- Zijn er Ooit/Misschien items, die nu toch echt aan de orde moeten komen.
Als er geen review en feedback is, is het veel te makkelijk om als vergadering allerlei beslissingen te nemen, zonder dat de deelnemers zich na de vergadering echt verplicht voelen om hun ding te doen.
Eerstvolgende Acties of Gewenste Uitkomsten?
Leg afhankelijk van de vergadering Eerstvolgende Acties of juist Gewenste Uitkomsten vast. In sommige vergaderingen wil je met elkaar precies afspreken wat er gaat gebeuren. In andere vergaderingen gaat het op een wat hoger niveau, waarbij je liever Gewenste Uitkomsten delegeert.
Zorg in elk geval dat duidelijk is wie precies verantwoordelijk is, per Eerstvolgende Actie of Gewenste Uitkomst. Eén van de grote problemen met vergaderen is dat er veel goede ideeën op tafel komen, maar dat niemand er werkelijk wat mee gaat doen. Laat dat niet gebeuren.
Het is prima om te besluiten dat je met een bepaald idee voorlopig niets doet. Dat is ook een besluit. Net zoals je in je eigen leven soms een paar nachtjes over iets wilt slapen, kun je ook als vergadering afspreken dat je voorlopig even niets doet met een bepaald onderwerp. Maar laat dat dan wel duidelijk zijn voor iedereen.
Nóg een tip
Je loopt uit een vergadering om opeens te beseffen dat je vergeten bent om een punt aan de orde te stellen, wat voor jou toch nogal kritiek is. Te laat!
Daar is een agenda-map handig voor. Dat is een digitale of fysieke map, waarin je door de weken heen alle ideeën in gooit, over punten die je tijdens een vergadering aan de orde wilt stellen. Handig voor maandelijkse overleggen, wekelijkse bilateraaltjes met je baas, of werkoverleg op maandagochtend.
Als je op donderdag een e-mailtje binnenkrijgt, waar je over wilt overleggen tijdens het weekoverleg, gooi je dat mailtje in je digitale agenda-map. Voor het weekoverleg kijk je dat mapje even door en je staat weer helemaal op scherp.
En nóg één
Matthew Cornell schreef een goede post op zijn blog over hoe hij omgaat met de aantekeningen tijdens een vergadering.
Een overvolle e-mail inbox? Altijd teveel werk? Meer stress dan je lief is?
Op 24 april is de volgende ééndaagse meereffect training. In één dag nemen we je mee op een reis langs productiviteit en time-management nieuwe stijl. Hoe hou je in de moderne kenniseconomie je hoofd boven water? Je kunt je hier inschrijven
Of lees eerst meer informatie op onze website
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."