Deskundig delegeren met een Wachten Op-lijst
Taco Oosterkamp, vrijdag 8 december 2006
plaats dit artikel op NUjij
Als je alles zou kunnen delegeren (naar wie dan ook), zou je eindeloos veel tijd over hebben. In theorie.
De praktijk blijkt weerbarstiger: zodra je iets delegeert of uitbesteedt, maak je je afhankelijk van iemand anders. Dat is op zich goed en leuk — per slot van rekening is samenwerken een belangrijk onderdeel van mens-zijn —, maar dan is het wel handig om een Wachten Op-lijst te hebben.
Anders blijf je toch in je onderbewuste een lijstje bijhouden met alles waar je nog op wacht. En dat is jammer, want met een totaal leeg hoofd delegeert het een stuk lekkerder. Een Wachten Op-lijst helpt je om minder vaak voor verrassingen te komen staan en om beter in de gaten te houden hoe goed een bepaald project loopt.
Dat zijn toch een hoop concrete voordelen, voor een verder vrij simpel lijstje.
Wat zet je erop?
Op je Wachten Op-lijst zet je schrijf je alles, waar je om de één of andere reden op moet wachten, voordat je er zelf weer wat aan kunt doen. En denk dan niet alleen aan werk-dingen, maar ook aan privé!
Of je nou iets hebt gevraagd aan je baas, een collega, een leverancier of een ondergeschikte maakt bij de Wachten Op-lijst niet uit. Wat dat betreft moet je 'delegeren' breed zien. Delegeren kan verticaal naar beneden, verticaal omhoog, horizontaal, eigenlijk alle kanten van het assenstelsel.
Ook iets op je Wachten Op-lijst zetten is al een besluit. Het zijn allemaal dingen die voor jou géén Eerstvolgende Actie zijn. Door iets op je Wachten Op-lijst te zetten, neem je in feite het besluit dat jij er nu even niet mee verder kunt. En dat kan al flink opruimen in je hoofd.
Een paar voorbeelden:
- Bestellingen die nog geleverd moeten worden
- Klussen die je hebt gedelegeerd of uitbesteed en waar je op wacht
- Vragen die je aan iemand hebt gesteld, waarbij je nog op antwoord wacht
- Een nieuw abonnement - komt het magazine ook werkelijk binnen?
- Iemand die zegt: 'Daar bel ik je nog een keer over', waarbij je dat belangrijk genoeg vindt om op te schrijven
- Verstuurde voorstellen, waar je nog een reactie op verwacht
- Contracten die je hebt verstuurd, die nog moeten worden getekend en geretourneerd
- Een aanbod wat je aan iemand hebt gedaan, waarbij je nog op een reactie wacht
- Spullen die je hebt uitgeleend (dat kan ook nog anders)
Maar dan mis ik al m'n deadlines!
Je eigen deadlines komen óók in je agenda te staan. In je agenda staan alleen dingen die datum- of tijdgebonden zijn. Deadlines horen daarbij. Het kan dus best zijn dat je voor een project een paar items op Wachten Op hebt staan, een paar items op je lijst met Eerstvolgende Acties en daarnaast nog een notitie in je agenda, dat de deadline nadert.
Managers en spin-in-het-web-werkers moeten hun lijst waarschijnlijk vaker bekijken. Standaard noem ik 'eens per week', omdat dat voor de meeste mensen prima werkt. Maar hoe meer je feitelijke werk bestaat uit het delegeren en aansturen van anderen, hoe groter de kans dat je Wachten Op-lijst één van jouw belangrijkste lijsten wordt. En dan moet je 'm misschien wel een paar keer per dag bekijken om kort op de bal te kunnen spelen.
Hoe doe je dit simpel?
Als het snel werkt, is het goed. Mijn Wachten Op-lijst is een aparte taakmap in Outlook. Maar je kunt ook prima een Word document, een Excel spreadsheet of zelfs een fysiek bakje gebruiken waar je losse blaadjes in mikt. Als het maar snel genoeg is, anders doe je het niet consequent en is je hoofd nog steeds niet leeg.
Ik redigeer de omschrijving van de items op m'n Wachten Op lijst niet als ik ze erop zet. Bij de lijst met Eerstvolgende Acties is het belangrijk dat je precies goed omschrijft wat je Gewenste Uitkomst en je Eerstvolgende Actie is, maar de Wachten Op lijst kijken je over het algemeen maar één keer week door, dus dan is dat niet nodig. Het scheelt wel tijd, niet redigeren dus.
Het zou mooi zijn als je in je e-mail programma een optie kunt instellen bij elk mailtje wat je verstuurt, dat een kopie van dat mailtje op je Wachten Op lijst moet worden gezet. In Outlook kun je dat doen met de Rules engine, maar zorg er dan wel voor dat de map waar je die e-mails heen kopieert ook een e-mail map is, anders lijkt het niet te werken.
Ik gebruik zelf Fingertips om snel dingen op m'n lijst te zetten. Zo kost het me per item maar 5 tot 10 seconden.
Wat doe je er verder mee?
Tijdens je Wekelijkse Onderhoud (eens per week) loop je even door de Wachten Op lijst, om 'm op te schonen.
- Items die compleet zijn, kunnen verwijderd worden. Ik doe dat echt alleen tijdens m'n Wekelijkse Onderhoud. Als er een bestelling binnenkomt, ga ik dat item niet opzoeken op m'n Wachten Op lijst om 'm eraf te halen. Veel te veel werk! En zo onnodig ook. De vrijdag erna weet ik nog best, dat die bestelling is binnengekomen. Dan streep ik 'm dan wel af.
- Items die ondertussen zo lang over datum zijn dat je er actie op wilt ondernemen, zet je op je Eerstvolgende Acties lijst om erachteraan te bellen of te mailen.
Als je dit systeem 100 procent betrouwbaar hebt draaien, kun je delegeren dat het een lieve lust is. Niets gaat langs je heen en je wordt akelig nauwkeurig in het mensen houden aan gemaakte afspraken. Of dat alleen maar een voordeel is moet je zelf maar bepalen…
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."