Op de dag of op het uur?

Taco Oosterkamp, zaterdag 4 augustus 2007

Ik krijg nogal eens de vraag, wat je nou precies in je agenda zou moeten zetten. Vanuit Getting Things Done is daar gelukkig een heel duidelijk antwoord voor, hoewel dat misschien een wat onverwacht antwoord is.

Zodra je gaat werken met Getting Things Done, ga je een beetje anders kijken naar dagelijkse gebruiksvoorwerpen. Kladpapier krijgt een andere functie, de labeler wordt gepromoot tot een uitermate belangrijke apparaat en ook de agenda wordt anders ingezet dan veel mensen uit zichzelf doen.

Een heleboel dingen mogen namelijk niet meer in je agenda. Dus helemaal niet meer.
En de dingen die er wel in mogen, worden netjes in twee soorten verdeeld.

Twee soorten items om in je agenda te zetten

Er zijn twee soorten items om in je agenda te zetten:

Items die aan *een datum* hangen, maar niet aan een bepaalde tijd
Items die aan *een datum én een tijd* hangen

Verder mag er niets in je agenda. Dus geen todolijstjes, geen losse notities of telefoonnummers, geen leuke ideeën. Die horen voortaan ergens anders thuis. Bijvoorbeeld in een stuffbakje, totdat je ze netjes verwerkt hebt.

Datum+tijdgebonden items

De datum- en tijdgebonden items liggen het meest voor de hand. Bijna iedereen die ik ken zet dat soort afspraken in een agenda.

Een lunchafspraak begint op een bepaalde tijd
De teamvergadering begint steevast vijftien minuten na een bepaalde tijd
Een afspraak bij de dokter of notaris

Veel mensen gebruiken hun agenda ook om hun werktijd in te delen. Maar dat werkt lang niet voor iedereen goed. Als er bijna elke dag wel nieuwe input binnenkomt, waarvoor je je planning weer omgooit, dan kun je waarschijnlijk beter werken op basis van een zo leeg mogelijke agenda en een strak bijgehouden lijst met Eerstvolgende Acties. Daar schreef ik al eerder over in dit artikel.

Toch kun je je agenda ook gebruiken om afspraken te maken met jezelf, alleen moet je die afspraken dan net zo serieus nemen als een afspraak met iemand anders.

Een afspraak met jezelf om twee uur aan je projectplan te werken
Het uur op vrijdag voor je Wekelijkse Onderhoud

Datumgebonden items

Datumgebonden items zijn bijvoorbeeld dingen die je op een bepaalde dag wilt doen, maar waarvan het niet zoveel uitmaakt hoe laat je het precies doet.

Dat je even bij iemand binnen moet lopen die de dag erna op vakantie gaat
De deadline van een project
De belofte dat je iemand 'dinsdag terug zult bellen'

Een datumgebonden item kan ook informatie zijn die bij een bepaalde dag hoort. Iets waar nog geen precieze actie aan hangt, maar wat je wel wilt weten: een verjaardag, een vriend die examen doet, maar ook een deadline die er binnenkort aan zit te komen. Om jezelf even te helpen herinneren.

De verloopdatum van je bibliotheekboeken
De vrije dag van een collega
Een TV programma wat je misschien wilt kijken, als je tijd hebt

Geen andere dingen in je agenda

Ik schrijf dus geen andere taken in m'n agenda.

Iets moet persé op een bepaalde dag of tijd gebeuren — dan mag het in m'n agenda
Ik wil iets weten over een bepaalde dag of tijd — dan mag het ook in m'n agenda
Anders niet

Als ik ook andere telefoontjes bij dinsdag in m'n agenda zet, naast dat ene telefoontje wat persé dinsdag moet gebeuren, gaat het geheid mis. Zodra het hectisch wordt dinsdag, zal ik dat ene pertinent belangrijke telefoontje misschien wel vergeten, alleen maar omdat ik nog vijf andere —niet urgente— telefoontjes erbij heb geschreven.

Bovendien kost het me veel denktijd, om elke keer dat ik in m'n agenda kijk opnieuw te bepalen welke telefoontjes nu persé die dag moeten gebeuren en welke eventueel ook uitgesteld mogen worden.

Méér helderheid zorgt voor betere keuzes en meer focus. Een heldere agenda is een plezier om mee te werken. Ook, of misschien wel juist, wanneer het superdruk is.

Na komende week ga ik genieten van een heel lege agenda: vakantie. Meereffect gaat niet dicht — we hebben onze vakanties zo gespreid dat we de hele zomer open zijn voor al je vragen. Het volgende meereffect artikel kun je begin september verwachten.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.