Waar en wanneer doe jij je Wekelijkse Onderhoud?

Taco Oosterkamp, zaterdag 11 november 2006

In het afgelopen jaar hebben we honderden mensen geholpen met het kennismaken met Getting Things Done, het ideale systeem voor efficiënt werken met een helder hoofd. Eén onderdeel daarvan blijft toch vaak een beetje tobben. Dwars door onze trainingen, artikelen, lezingen, coaching, telecoaching loopt een draadje van frustratie: 'Marleen, Taco, we krijgen dat Wekelijkse Onderhoud niet voor elkaar.'

Een uurtje voor jezelf

Als je er sec naar kijkt, lijkt het niet zo ingewikkeld. Hoe lastig kan het zijn? De meeste mensen werken een uur of veertig per week, huishouden nog niet meegerekend. In die veertig uur kunnen ze lang niet alles doen wat ze zouden willen doen, dus je hebt gewoon af en toe een uurtje nodig om beslissingen te nemen over wat je dan wél gaat doen met die andere negenendertig uur.

Zonder zo'n wekelijks onderhoud heb je geen overzicht, geen helderheid, geen betrouwbaar systeem, en dus geen meereffect.

Bovendien: als je geen aparte tijd inruimt voor een wekelijks onderhoud, zul je diezelfde vragen steeds weer opnieuw in de loop van de week moeten beantwoorden – en dat kost veel meer denktijd.

Waar liggen deze week mijn prioriteiten?
Heb ik alles gedaan wat een deadline heeft?
Moet ik niet eens mensen aanmanen, waar ik al lang op wacht?
Zijn er nog dingen op mijn Ooit/Misschien lijst die nu aandacht moeten krijgen?

Waarom geen tijd?

Waarom hebben mensen dan toch geen tijd voor zo'n nuttige actie? Tja, werk doen lijkt nou eenmaal belangrijker dan werk plannen. En je bent al snel weer vergeten dat bij kenniswerk het plannen van je werk, óók werk is. Ook daar word je voor betaald.

Hoe werkt het wél?

Ik geef een paar tips om daar doorheen te breken:

Plan de tijd voor je Wekelijkse Onderhoud in je agenda, net als elke andere afspraak. Neem die afspraak dan ook net ze serieus als andere afspraken. Een afspraak met jezelf is niet minder belangrijk, dan een afspraak met een collega, medewerker of klant.

Zoek een andere ruimte als je op je eigen werkplek steeds gestoord wordt. De kantoorcultuur in sommige organisaties zorgt ervoor, dat iedereen je continue lastig mag vallen. Maar dat werkt niet bij geconcentreerd werk, zoals een Wekelijks Onderhoud. Zoek dan gewoon een andere plek, zodat niemand je kan vinden. Telefoon uit wil ook nog wel eens helpen.

Zoek ook een andere ruimte als dat jezelf helpt om de dagelijkse beslommeringen even uit je hoofd te zetten. Op je eigen werkplek is er toch snel de verleiding om even te gaan e-mailen, even te bellen, even, even, even. Voor veel ondernemers/directeuren werkt het goed om hun eigen kantoorpand te mijden en in een café te gaan zitten. Dubbele espresso erbij en even een uurtje tijd om door al je lijsten te lopen, je systeem weer te calibreren en na te denken over je werk en leven op de niveau's net boven de dagelijkse dingen.

Maak er een ritueel van. Rituelen helpen om dingen te doen. Weinig mensen zullen vergeten om 's ochtends hun tanden te poetsen. En dat komt niet alleen door de consequenties van slechte adem en wegvluchtende klanten. Het heeft ook te maken met de gewoonte. Elke ochtend op de automatische piloot de badkamer inlopen is nou eenmaal simpeler dan elke ochtend een aparte beslissing maken over of je vandaag wél of niet je tandenborstel pakt. Zo werkt dat ook voor je Wekelijkse Onderhoud – je hebt gewoon tijd nodig om eraan te wennen, maar dan wil je niets anders meer.

Zet goede muziek op. Een vriend van mij zet altijd hetzelfde soort muziek op zodra hij aan z'n Wekelijks Onderhoud begint. Op die manier komt hij vanzelf in de juiste stemming.

Zorg dat je al je lijsten altijd bij je hebt, dan kun je overal en altijd je Wekelijks Onderhoud doen. Als het nou écht niet lukt om een vaste tijd in te plannen, zorg er dan voor dat je je hele systeem altijd bij je hebt. Dan kun je elk verloren uurtje aangrijpen: in de wachtkamer van de huisarts, tijdens de zwem- of muziekles van een kind, zelfs tijdens een saaie lezing waar je nou eenmaal niet weg kunt lopen. Lang leve de PDA waar je al je lijsten op mee kunt nemen.

En tot slot: begin klein, bijvoorbeeld met een kwartier per week in plaats van een uur. Als je er eenmaal aan gewend bent dat je elke vrijdagmiddag een kwartier hebt om je systeem te ordenen, en daar vervolgens het meereffect van merkt, dan smaakt dat hopelijk naar zoveel meer, dat je in no-time toch op het uur zit wat je nodig hebt voor een echt goede review.

Dus pak die agenda

Dus pak die agenda en zet er voor de komende tien weken elke week een afspraak met jezelf in. Liefst op vrijdagmiddag, van 13:00 tot 14:00, dan heb je daarna nog wat tijd om losse eindjes af te ronden en kun je daarna lekker fris en opgeruimd je weekend in.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.