Hoe je af kunt kicken van ‘brandjes blussen’
Voel je je gestrest omdat je de hele dag bezig bent met ‘brandjes blussen’? Je hebt ’s ochtends je tas nog niet neergezet of de eerste collega klopt al aan de deur met een vraag. Voordat je je mailbox kunt openen heb je al drie mensen te woord gestaan. De telefoon rinkelt, e-mails met uitroeptekens vullen je scherm en je secretaresse vertelt dat er een spoedoverleg is ingepland, OVER VIJF MINUTEN!!! Hoe komt een mens nog toe aan zijn eigen werk?
Iets meer ademruimte
Als je niet meer afgericht staat om op elk brandje subiet in de houding te schieten, wordt je werk weer leefbaar. Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke dag tussen 10 en 12 uur goed en geconcentreerd door kunt werken. En dat je ergens in de middag altijd nog wel een kwartiertje hebt om het slagveld te overzien en prioriteiten bij te stellen. Dan weet je tenminste zeker dat je elke dag ook iets gedaan krijgt wat op je eigen takenlijst stond. En dat je niet alleen continue die dingen doet, die bij iemand anders op z'n lijstje staan.
Geen tijd om na te denken over de oorzaken
Mensen die vastzitten in alleen maar ‘brandjes blussen’, raken snel in een vicieuze cirkel terecht. Je kunt zo opgeslokt worden door crisisacties dat je er niet meer aan toekomt om na te denken over wat de onderliggende oorzaken van de ‘brandjes’ zijn. Is de planning wel reëel? Functioneert die medewerker wel? Is de kwaliteit van de aangeleverde producten wel goed genoeg? Heb je misschien teveel werk voor één persoon? Als je niet aan een lange termijn oplossing werkt, zullen er elke dag weer nieuwe 'brandjes' zijn totdat je op je vijfenzestigste trots de sleutel van je kantoor overhandigt aan de volgende brandweerman of brandweervrouw. Als je die 65 dan wel haalt, natuurlijk.
Meer controle over je tijd
Hoe krijg je weer meer grip op je tijd?
Het is bijvoorbeeld kwart over vier ’s middags en je bent net zeven minuten aan het werk aan het meerjarenplan. Eén van je medewerkers staat aan je bureau met de vraag of je nog even wilt kijken naar de offerte die vandaag nog de deur uit moet. Wat doe je?
Wat je nu meteen kunt doen
1. Schrijf op waar je mee bezig was. Bedenk bijvoorbeeld de eerste actie die je moet doen als je weer verder kunt. Dan pak je zometeen de draad weer makkelijker op. Het is een soort boekenlegger voor je werk.
2. Zeg niet meteen ja of nee. Dat is de grote valkuil als je geneigd bent ‘brandjes te blussen’: meteen in actie komen. Stop daarmee. Schrijf de vraag op en zeg dat je er zometeen op terug komt. En doe dat dan ook.
3. Neem twee, drie, of vijf minuten de tijd om te bedenken of je hier nu iets mee wilt:
- Moet dit à la minute gebeuren of kan dit wachten? Al laat je het maar een half uur liggen. Dat kan al helpen om echt verder te komen met je meerjarenplan.
- Pak je takenlijst erbij. Hoe urgent is dit in vergelijking met de andere taken op je lijst? Weegt het echt zwaarder dan alle andere dingen waar je deze week toch ook al niet aan toekomt?
- Kan de medewerker (of collega) het op een andere manier oplossen?
- Is er iemand anders die dit voor je kan doen?
Beslis dan pas wat je gaat antwoorden.
4. Ga twee keer per dag een uur ergens anders werken. Als je niet bereikbaar bent kan dat je collega’s dwingen om de urgente zaken op een andere manier op te lossen. Ga bijvoorbeeld aan de andere kant van het gebouw zitten. Gisteren heb ik heerlijk de hele middag zitten werken in een grand cafe aan het water. Ongelooflijk hoe productief ik daarvan word. Een natuurlijke omgeving heeft misschien ook nog een rustgevende uitwerking op je.
Hoe je 'brandjes' structureel kunt bestrijden
Houd een simpel logboek bij van alle ‘brandjes’ die op een dag voorbij komen. Dat geeft je inzicht in welke dingen acuut aandacht nodig hebben. Zorg dat je zo’n logboek makkelijk bij kunt houden, dan is de kans groter dat je het volhoudt. Pak bijvoorbeeld een schrijfblok en een pen en schrijf steeds in één of twee steekwoorden de ‘brandjes’ op die voorbij komen.
Categoriseer je logboek. Neem aan het eind van de dag vijf minuten de tijd om je logboek te bekijken. Cluster de ‘brandjes’ die met elkaar te maken hebben. Op die manier ontdek je misschien een patroon. Als alle problemen bij één afdeling vandaan komen, weet waar je moet zijn om aan een structurele oplossing te werken.
Bedenk als je naar huis rijdt hoe je voortaan ‘brandjes’ kunt voorkomen. Om de onderliggende oorzaak van de brandjes te ontdekken heb je tijd nodig om te analyseren wat er gebeurt. Tijdens een drukke werkdag kom je daar misschien niet aan toe. De tijd dat je naar huis rijdt zou misschien wel een goed moment kunnen zijn om dat te doen.
Deze tips zullen het probleem natuurlijk niet helemaal voor je oplossen. Maar misschien helpen ze je wel om een klein beetje meer controle over je werk te krijgen. En dat zou maar net genoeg kunnen zijn om iets te bedenken waarmee je wèl structureel de ‘brandjes’ je werk uit krijgt.
Wil je afkicken van ‘brandjes blussen’? Pak dan nu pen en papier en schrijf in steekwoorden de brandjes op die er vandaag al langs zijn gekomen.
|