Hoe je effectief vergadert
Veel vergaderingen bevatten grote hoeveelheden tijdverspilling. Herken je dat vergaderen voelt als twee uur niks doen? Het begint ermee dat niemand weet wat er precies besproken moet worden. En daarover onstaan dan oeverloze gesprekken. Uiteindelijk worden de belangrijkste beslissingen doorgeschoven naar de volgende vergadering, of er wordt een ferm besluit genomen terwijl iedereen weet dat daar in de praktijk toch weinig mee gaat gebeuren. Er valt dus veel voor te zeggen om te proberen onder vergaderen uit te komen, als je effectief wilt werken.
Vergaderingen kosten meestal ook veel te veel geld voor wat ze opleveren. Als acht mensen twee uur bij elkaar gaan zitten is dat een behoorlijke investering. Dat kan natuurlijk best de moeite waard zijn, maar als die twee uur wegsijpelen is dat duur betaald.
Elegant overleggen
Afstemmen en communiceren kan ook elegant en soepel. Als je samenwerkt zul je dingen willen en moeten kortsluiten met elkaar. En het scheelt dan een hoop frustratie als dat snel kan, smooth loopt en je er weinig ‘loze’ tijd aan kwijt bent. Ik wil met alle plezier overleggen, als die tijd dan maar goed besteed wordt. Anders ga ik liever een potje pingpongen of een goede espresso drinken. Dat is tenminste nog goed voor de sociale contacten.
Het hoort er nou eenmaal bij…
Over vergaderen wordt weinig nagedacht. Het hoort er nou eenmaal bij. Vergaderen is toch de enige manier om zaken geregeld te krijgen? Niemand vraagt zich af of het ook anders kan. En als je het dan al wilt veranderen, is het hele proces domweg te weerbarstig ingegroeid in de bedrijfscultuur.
Vergaderingen worden vaak geleid door iemand die daar niet echt goed in is. Voorzitten is een vak apart. Je moet structuur en duidelijkheid geven en niet bang zijn voor groepsdruk. De meeste mensen hebben dat niet van nature. En gelukkig kun je dat prima leren in allerlei trainingen. Maar de meeste voorzitters zijn niet goed getraind en nemen die rol maar een beetje op de bonnefooi op zich. Zonde van het geld.
Bovendien is het niet handig om iedereen overal bij te willen betrekken. Dat gebeurt vaak als rollen en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn: iedereen mag en moet overal over meepraten en meebeslissen. Tijdens de teamvergadering wordt besproken in welke kleur de keuken geschilderd moet worden, of welke soepautomaat er moet komen. Reken maar dat je daar uren over kunt praten. Hoe minder belangrijk het onderwerp, hoe feller de discussies.
Lekker vergaderen
Hoe voorkom je nou dat vergaderen voelt als tijdverspilling?
Denk eerst na over je Gewenste Uitkomst. Heb je wel een vergadering nodig? Wat wil je precies bereiken? Wil je ideeën verzamelen, knopen doorhakken of je collega’s informeren? Met wie wil je afstemmen en waarom?
Pas de vorm aan aan het doel. Als je het doel helder hebt kun je beter zien welke vorm handig is. Als je bijvoorbeeld alleen maar wilt informeren kun je misschien beter een korte update geven waarna iedereen weer aan het werk kan. En als je wilt brainstormen is een vergadering misschien helemaal niet nodig. Je zou ook in een Grand Café met iemand een kop koffie kunnen drinken. Grote kans dat je samen met één collega in een andere omgeving al op heel wat ideeën komt.
Let op de verschillende persoonlijkheden van je teamleden. Doe bijvoorbeeld de Belbin teamrollentest. De ene persoon is beter in plannen maken, terwijl de andere persoon juist goed is in taken afronden. Het werkt vertragend als je dan voor beide soort zaken met het hele team bij elkaar gaat zitten.
Als je dan toch wèl gaat vergaderen, maak dan in elk geval duidelijke afspraken:
- Benoem aan het begin van de vergadering de Gewenste Uitkomst. Dan weet iedereen waar het om gaat. En spreek elkaar tijdens de vergadering ook aan als er teveel wordt afgedwaald.
- Vertel precies hoeveel tijd er is voor deze vergadering. Wij hebben bijvoorbeeld standaard op maandag teamoverleg. We overleggen dan niet als team gezamenlijk, maar ik overleg met iedereen achter elkaar. Iedereen krijgt 20 minuten en de kookwekker staat op tafel. De punten waar we niet aan toekomen schuiven we door naar het volgende overleg een week later. Mijn team is er dus op getraind om super concrete overleglijstjes te maken en de meest urgente punten eerst te behandelen.
- Benoem aan het eind de Eerstvolgende Acties die er zijn afgesproken. Door die nog even door te lopen is het voor iedereen duidelijk wat er precies van hem of haar verwacht wordt. En je komt er dan ook op tijd achter als afspraken nog niet duidelijk zijn.
Ga op de gang staan als je maar met twee of drie mensen hoeft te overleggen. Staan is sowieso een goed idee voor kort overleg, maar houdt ook dan de tijd in de gaten. Anders loop je alsnog het risico dat het een gezellig theekransje wordt.
Maak gebruik van de moderne techniek. Als je alleen een beslissing nodig hebt, is het misschien niet nodig om bij elkaar aan tafel te gaan zitten. Stel je vraag per e-mail, of bel even. Zeker als je collega op een andere locatie zit kan skypen of bellen minder tijdrovend zijn, dan naar elkaar toegaan. Dat is geen vaste regel om je altijd aan te houden, maar meer een ding om in je achterhoofd te houden.
Door efficiënt te vergaderen hou je tijd over om bij te praten, terwijl je toch minder tijd kwijt bent. Slim overleggen betekent namelijk niet dat het minder gezellig wordt. Je kunt er nog steeds voor kiezen om een kwartiertje met iemand na te praten na een overleg. Maar als je dat met één iemand doet, in plaats van met 12, kost dat een stuk minder tijd!
Dus pak je agenda erbij en zoek de eerstvolgende vergadering waarvan je denkt dat die wel wat efficiënter kan. Schrijf dan in je agenda dat je die vergadering wilt beginnen met het benoemen van de Gewenste Uitkomst. Veel plezier!
|