Hoe je energie krijgt van vergaderen

Marleen Kruyswijk, maandag 7 november 2011

Ben je gefrustreerd omdat je zoveel tijd kwijt bent aan vergaderen? Van veel mensen wordt tijdens een vergadering het geduld zwaar op de proef gesteld. Het begint al met de agenda. Die bestaat vaak uit een lange lijst van punten waarvan de helft niet relevant is voor iedereen. De vergadering zelf is een afwisseling van eindeloze discussies en minutenlange monologen. En tenslotte zijn jullie een half uur later klaar dan gepland. Hoe kom je hier onderuit?

Zin om aan de slag te gaan

Vergaderen kan ook anders.

Als vergaderingen productief zijn, krijg je er energie van. In een vergadering bouw je met elkaar aan iets nieuws. Je brainstormt, je hakt knopen door en geeft vorm aan nieuwe plannen. Je kunt het je misschien niet voorstellen, maar dat kan inspirerend zijn! Als vergaderen efficiënt gebeurt, heb je daarna zin om aan de slag te gaan.

Democratie werkt niet altijd

Wat gaat er mis?

Veel vergaderingen worden gehouden met teveel mensen. Iedereen moet mee kunnen praten. Maar democratie is niet altijd handig. Als je met twaalf mensen een knoop wilt doorhakken over welk CRM-pakket jullie willen kopen, kost dat veel tijd. Om nog maar niet te spreken over het geld…

Goede voorzitters zijn zeldzaam. Een effectieve vergadering staat of valt met een goede voorzitter. Helaas zijn de meeste voorzitters niet getraind in de rol die ze moeten vervullen. Als een voorzitter de touwtjes teveel uit handen geeft, kan een vergadering heeeel lang duren.

Leuk, vergaderen!

Hoe krijg je weer lol in vergaderen? Kijk weer eens fris naar de vergadercultuur binnen jouw bedrijf. Hoe gaat dat op dit moment? Waar kunnen jullie vergaderen efficiënter maken? Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Vergader zoveel mogelijk in kleine groepen. Als je met drie mensen vergadert in plaats in plaats van met twaalf, hak je sneller knopen door. Dat is waarom wij bij meereffect bijna niet vergaderen. We overleggen meestal in tweetallen. Pas als het hele team geïnformeerd moet worden, halen we iedereen erbij. En dan blijft het vaak bij informeren. Wil je toch weten hoe de rest erover denkt? Vraag dan om tips en adviezen. En verwerk die weer met een kleine groep.

Laat het team niet over allerlei details meebeslissen. Democratie is prachtig, maar kan erg vertragend werken. Wees eerlijk, hoe zinvol is het om ieders mening te horen over de kleur van de nieuwe koffieautomaat? Als de officemanager daar een knoop over doorhakt, moet de rest het daarmee doen. Zonde van het geld om daar met twaalf mensen over na te denken.

Als je gaat vergaderen, kies dan een sterke voorzitter. Kijk kritisch naar wie deze rol goed kan vervullen of laat iemand trainen. Als je gaat voorzitten, let dan op deze punten:

Bewaak de grenzen. Niet iedereen is overal verantwoordelijk voor. Geef helder aan wat het doel is van het overlegpunt. Als het alleen om informeren gaat, geef mensen dan niet de ruimte om er een discussie over aan te gaan.

Bewaak de tijd. Plan van tevoren hoeveel tijd je aan een overlegpunt wilt besteden. Maak gebruik van een kookwekker om de tijd in de gaten te houden. Heb je toch meer tijd nodig, zet het punt voor de volgende keer weer op de agenda. Dan voorkom je dat een vergadering uitloopt.

Spreek mensen aan op hun gedrag. Een voorzitter moet niet aardig gevonden willen worden. Als mensen toch een kwartier aan het woord zijn of alleen maar kunnen klagen, spreek ze daar dan op aan. Dat kan de vergadertijd enorm verkorten.

Zorg dat jij en je collega’s met voorstellen voor oplossingen komen in plaats van met problemen. Het is heel makkelijk om uitgebreid te praten over wat er niet goed gaat. Maar het scheelt een hoop tijd als je snel door kunt naar een oplossing. Denk dus liefst voor de vergadering na over hoe jij denkt dat bijvoorbeeld de materiaalkosten omlaag gebracht kunnen worden.

Wil je meer plezier krijgen in vergaderen? Pak de agenda voor de eerstvolgende vergadering er dan eens bij. Kies een overlegpunt en bedenk jouw voorstel voor dat punt.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.