Hoe je handig samenwerkt als manager en secretaresse
Ben je enthousiast over Getting Things Done, maar vind je het lastig om je secretaresse een rol te geven in je nieuwe systeem? Je takenlijsten zijn gevuld, je gebruikt ‘Alt-1’ en ‘Alt-2’ in Outlook en je hebt altijd een stuffbakje bij de hand. Maar je hebt ook nog een secretaresse of assistent. Wat kan hij of zij eigenlijk doen?
Of ben je secretaresse en weet je niet goed wat voor afspraken je met je baas kunt maken over Getting Things Done? Je hebt zelf veel baat bij je nieuwe manier van werken. Het geeft je meer rust en overzicht. Maar je hebt ook nog een baas. Wat kun je eigenlijk voor hem of haar doen?
Samen een betrouwbaar systeem
Als je allebei Getting Things Done gebruikt kan de samenwerking gesmeerd lopen. Je hebt dan niet alleen zelf, maar ook met elkaar een betrouwbaar systeem. Als je je secretaresse vraagt om een afspraak te maken weet je dat ze dat zal doen. En andersom kun je er als secretaresse van op aan dat de manager terugkomt op een vraag die je hebt gesteld. Dat scheelt enorm veel rompslomp: er vallen geen taken meer tussen wal en schip.
Zonder heldere afspraken werk je snel langs elkaar heen
Als je secretaresse Getting Things Done nog niet kent is het lastig om haar jouw planning te laten doen. Jij hebt nu wel een betrouwbaar systeem, maar heeft zij dat ook? Snapt ze dat je tijd nodig hebt voor je Eerstvolgende Acties en Wekelijks Onderhoud? Zolang jullie nog geen heldere afspraken hebben gemaakt is het niet zo gek dat je je systeem nog niet aan haar wilt overlaten.
Het is als secretaresse vaak even zoeken naar wat je wel en niet van je baas kunt overnemen. Je wilt als secretaresse zoveel mogelijk ondersteuning bieden. Maar er blijven zaken waar de manager zelf beslissingen over moet nemen. Is het bijvoorbeeld handig om zijn agenda te beheren? Zou je ook zijn takenlijst kunnen bijhouden? Of gaat dat te ver?
Als je niet afspreekt hoe je wilt samenwerken is de kans groot dat je langs elkaar heen werkt. Ieder trekt dan zijn of haar eigen conclusies. De secretaresse plant de agenda van de manager vol, de manager wil die afspraken weer verzetten en zo raak je allebei geïrriteerd.
Hoe bouw je een soepel systeem?
Hoe zorg je er nou voor dat de samenwerking wèl goed loopt? Maak per stap van Getting Things Done heldere afspraken:
1. Beslis samen hoe jullie willen verzamelen.
Wij zien vaak dat het goed werkt als de secretaresse zoveel mogelijk de fysieke stuff op kantoor verzamelt. Het stuffbakje van de manager kan bijvoorbeeld zelfs bij de secretaresse op kantoor staan. Collega’s hoeven de manager dan niet meer te storen als ze iets in het stuffbakje willen leggen. En de secretaresse kan de post voor de manager meteen kwijt.
Als manager is het dan belangrijk dat je de fysieke stuff goed verzamelt. Ik heb bijvoorbeeld in mijn auto een ‘benzinebonnetjesvakje’. Alle bonnetjes voor diesel of parkeren stop ik daar meteen in. Ik heb de luxe, dat mijn secretaresse dat vakje regelmatig leegmaakt, maar ook als je dat zelf doet is zo'n vakje ideaal.
2. Spreek af hoe jullie gaan beslissen over nieuwe informatie, zogenaamde 'stuff'.
In veel situaties kan het prima werken als de secretaresse de e-mail van de manager alvast scant. De secretaresse heeft dan het beheer over de inbox van de manager. Alle mailtjes die zij kan beantwoorden handelt ze af. De mailtjes waar de manager op moet antwoorden laat ze staan.
Maar je zou als manager ook e-mails kunnen forwarden naar je secretaresse. Als je het niet prettig vindt om je secretaresse toegang te geven tot je inbox kun je natuurlijk ook zelf je e-mail scannen. De mailtjes die je door je secretaresse wilt laten beantwoorden forward je gewoon naar haar. Met sneltoetsen is dat zo gepiept.
Als secretaresse kun je ook alvast de fysieke stuff van je manager filteren. De documenten waar jij wat mee moet kun je alvast uit de stapel halen en in je eigen stuffbakje leggen. Je kunt ook de reclame alvast in de papierbak gooien. En het kan tijd schelen als je de post alvast uit de enveloppen en de tijdschriften uit de plastic hoezen haalt.
Verwerk samen de fysieke stuff die overblijft. Uiteindelijk blijven er natuurlijk altijd nog stukken over waar de manager zelf een beslissing over moet nemen. Als je samen die stukken verwerkt gaat dat een stuk sneller. De manager kan acties meteen delegeren als dat aan de orde is. En de secretaresse kan de documenten meenemen die gearchiveerd moeten worden.
3. Wees helder in hoe jullie je systeem organiseren.
De meeste managers willen zelf hun Eerstvolgende Acties lijst bijhouden. Ze willen zelf controle houden over welke taken er wel en niet op de lijst komen. Het is toch de lijst waar je zelf mee aan de slag gaat. Bedenk wel dat beslissingen nemen tijd en energie kost. Steek die tijd en energie zoveel mogelijk in zaken waar alleen jij knopen over door kunt hakken.
Als het extreem druk is kun je taken ook door de secretaresse op je Eerstvolgende Acties lijst laten zetten. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als je veel onderweg bent. Je belt de taken dan door naar je secretaresse. Als je weer op kantoor bent synchroniseer je je mobiele telefoon met je pc en zo heb je je takenlijst weer snel compleet.
Bij het papieren archief is het vrijwel altijd duidelijk: dat houdt de secretaresse bij. Als je samen stuff verwerkt kun je meteen de archiveerstukken aan je secretaresse geven. Als je stuff verwerkt zonder je secretaresse kun je een post-it op je document plakken met daarop de naam van het label. Je zou zelfs een stuffbakje op je kantoor kunnen (laten) zetten voor je secretaresse. Dan kun je die documenten daar meteen in kwijt.
4. Spreek af welke taken de secretaresse doet.
Besluit wat de secretaresse in de agenda mag plannen. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je secretaresse de maandag en dinsdag vol mag plannen, maar de rest van de week niet. Of je blokt tijd voor je stuff, Eerstvolgende Acties en Wekelijks Onderhoud. Daar omheen kan de secretaresse dan afspraken inplannen.
Spreek bij aankopen af tot welk bedrag de secretaresse zelf mag beslissen. Dat kan alweer heel wat rompslomp bij de manager weghalen. Ik heb bijvoorbeeld de afspraak met mijn medewerkers dat ze zelf beslissen over aankopen onder de € 250,-. Maar dat kan natuurlijk net zo goed € 500,- € 1750,- of € 3000,- zijn.
Maak afspraken over die zaken waarbij de secretaresse het nodig heeft dat de manager iets doet. Als je secretaresse een antwoord of besluit van je nodig heeft is het prettig dat je snel reageert. Het zou jammer zijn als jij de vertragende factor bent. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je binnen twee dagen reageert. Als je voor een beslissing meer bedenktijd nodig hebt kun je dat altijd nog zeggen.
5. Je zou samen het Wekelijks Onderhoud van de manager kunnen doen.
Het Wekelijks Onderhoud kan het ijkmoment van jullie systeem zijn. Als jullie samen de Agenda en de lijsten van de manager doorlopen blijft de secretaresse goed op de hoogte van de zaken die spelen. En als er acties voor de secretaresse uit het Wekelijks Onderhoud komen kan ze die meteen meenemen.
Andersom zou de secretaresse een updatelijst kunnen sturen naar de manager. De updatelijst kan bijvoorbeeld een Excel bestand zijn waarin de secretaresse al haar Getting Things Done lijsten onder elkaar zet. Achter iedere taak geeft ze kort de stand van zaken weer. In de kolom daar achter kan de manager dan nog een vraag of een opmerking kwijt. Op die manier blijft het voor jullie allebei helder welke taken er liggen en waar jullie prioriteit aan willen geven.
Wil je samen een goede start maken met Getting Things Done? Kom dan samen de meereffect training doen of schakel ons in voor coaching-on-the-job. In dat geval kunnen we Getting Things Done helemaal fijnregelen op jullie situatie.
|