Hoe je je werk slim organiseert

Marleen Kruyswijk, maandag 6 juni 2011

Voel je je overspoeld door de taken die er op je to-do lijst staan? Je kunt zo’n brei aan taken hebben dat je het overzicht kwijt raakt. Nog drieëntachtig to-do’s te gaan… Alleen al het bekijken van de lijst geeft een moedeloos gevoel. Wat is belangrijk? Waar ga je beginnen? Hoe hou je het hoofd boven water?

De touwtjes in handen

Het kan ook anders.

Je houdt meer grip op je werk als je je taken slim organiseert. Je wilt je werk de aandacht geven die het nodig heeft. Maar je wilt ook niet omkomen in de details. Als je een manier hebt om je taken handig aan te pakken en te organiseren, geeft dat rust en helderheid.

Maak het niet te simpel

Wat er vaak gebeurt…

Veel mensen behandelen al het werk dat ze hebben op dezelfde manier. Als ze iets moeten doen, zetten ze dat in de agenda of op een to-do lijst en ‘that’s it’. Je organiseert je taken dan als losse items en dat kan ervoor zorgen dat je het overzicht kwijt raakt.

Verschillende soorten taken vragen op een verschillende manier aandacht. Een nieuwe printer kopen doe je één keer en daarna is het klaar. Een grotere klantenkring opbouwen heb je niet met één actie gefikst. Als je dat soort taken op een te simpele manier organiseert, kost het je juist meer tijd.

Hoeveel aandacht heeft je werk nodig?

Hoe kun je je taken zo organiseren dat je de touwtjes stevig in handen houdt? Check eerst welke ‘soorten’ werk op je to-do lijst staan. Heb je te maken met een eenmalige klus, met een project of met een terugkerende taak?

1. Aan incidenteel werk valt weinig te organiseren. Een formulier invullen, een programma installeren, de notulen uitwerken. Je zet de taak op je lijst, je doet het en daarna kan het weg. Bedenk wel of jij echt degene bent die die taak op moet pakken. Of kan iemand anders het misschien ook doen?

2. Projectmatig werk heeft voor een bepaalde tijd je aandacht nodig. Je wilt in de gaten houden of het de goede kant op gaat. Daarvoor wil je regelmatig van een afstand naar een project kunnen kijken en het evalueren. Dat zou je op deze manier kunnen doen:

Maak een Projectenlijst. Zo’n Projectenlijst helpt je na te denken op projectniveau in plaats van op taakniveau. Houd de lijst simpel. Maak een takenlijst in Outlook of Excel of gebruik pen en papier. En zet alleen de titels van de Projecten op de lijst:

Betere verkoopcijfers
Begroting 2012 klaar
Lagere werkdruk op de administratie
Enz.

Evalueer je projecten wekelijks. Neem tijdens je Wekelijks Onderhoud de tijd om je Projectenlijst langs te lopen. Bedenk bij ieder project wat je de komende week wilt doen. Zet die acties op je to-do lijst.

3. Terugkerende taken kun je het beste systematiseren. Die taken verlopen altijd zo’n beetje op dezelfde manier. Als je daar een systeem voor bedenkt, ben je er een stuk minder tijd aan kwijt:

Bedenk een vaste manier van werken. Maak bijvoorbeeld voor terugkerende vragen van klanten een standaard e-mail. Loop een vast rondje als je ’s avonds het kantoor afsluit. En stop voortaan alle benzine bonnetjes die naar de boekhouder moeten in hetzelfde vakje in de auto. Als je er één keer over nadenkt, kan het daarna op de automatische piloot.

Maak een draaiboek, doorloopplanning of checklist voor de grotere terugkerende taken. Voor onze meereffect trainingen moet van alles geregeld worden. Maar het zijn wel altijd dezelfde soort dingen: hotels boeken, materialen bestellen, spullen inpakken. Een doorloopplanning afvinken kost dan een stuk minder energie dan elke taak steeds opnieuw moeten bedenken.

Wil je meer grip op je werk? Neem dan nu vijf minuten de tijd en zet voor iedere taak op je lijst een ‘I’ als het om een incidentele taak gaat, een ‘P’ als het om een projectmatige taak gaat of een ‘T’ als het een terugkerende taak is. Bedenk ook een systeem voor de eerste terugkerende taak die je tegenkomt.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.