Hoe je klein begint met Getting Things Done

Marleen Kruyswijk, dinsdag 13 september 2011

Zou je wel willen starten met Getting Things Done maar voelt het als teveel werk? Lijsten maken, papieren opbergen en alle e-mails verwerken, dat is nogal wat! Wanneer doe je dat? Als je op een dag afspraken en vergaderingen hebt en er ook nog dingen tussendoor komen, blijft er niet veel tijd over. Het klinkt aantrekkelijk, een leeg hoofd en een lege inbox. Maar in de praktijk lijkt het geen haalbare zaak.

Twintig taken weggewerkt

Toch hoef je Getting Things Done niet af te schrijven.

Je kunt veel profijt hebben van Getting Things Done, ook zonder dat je het hele systeem invoert. En óók zonder dat het je veel tijd kost. Met een paar tips en trucs krijg je een stuk meer gedaan. Hoe zou het bijvoorbeeld voelen als je op een dag twintig kleine taken hebt weggewerkt? Ook al zijn het kleine dingen, je kunt ze wel mooi uit je hoofd zetten. En wie weet heb je dan de ruimte om nóg een stap te zetten in Getting Things Done. En nog één… en nog één…

Het kost tijd

Ik snap het wel.

Getting Things Done lijkt een ‘alles of niets’- systeem. Als je een leeg hoofd wilt, zul je het systeem honderd procent toe moeten passen. En dat kost in het begin wel even tijd. Tijdens een coaching on the job trekken we daar niet voor niets twee dagen voor uit. Logisch dus, dat je dat niet ziet gebeuren als je druk bent.

Stap voor stap

Hoe doe je toch je voordeel met Getting Things Done? Begin wèl, maar pak die punten die weinig moeite kosten. Met deze onderdelen van Getting Things Done kun je klein beginnen:

Splits je to-do lijst in ‘Eerstvolgende Acties’ en ‘Later/Misschien’. Een ellenlange to-do lijst geeft geen helder overzicht van je prioriteiten. Maak een ‘Eerstvolgende Acties lijst' voor alle taken die je komende week wilt doen. En parkeer de rest op een ‘Later/Misschien lijst'. Zo maak je een Later/Misschien lijst in Outlook:

Met ‘Ctrl + Shift + E’ maak je een nieuwe map aan.
Tik in het eerste veld ‘Later/Misschien lijst’.
Kies in het volgende veld ‘taakitems’.
Selecteer in het laatste veld de bovenste map in de lijst: ‘Postvak – jouw naam’.
Druk op enter. Klaar!

Zet in je agenda dat je de Later/Misschien lijst elke week een keer checkt. Dan heb je in één klap een stuk meer focus.

Lees e-mails maar één keer. Veel mensen laten e-mails waarvan ze niet goed weten wat ze ermee moeten staan. Maar je zult er toch een keer een beslissing over moeten nemen. Zonde van de tijd als je ‘m dan weer moet lezen. Hak meteen de knoop door, dat scheelt weer dubbel werk.

Begin een overleg met de ‘Gewenste Uitkomst'. Als je eerst vaststelt wat je wilt bereiken met het overleg, zet je de focus scherp. ‘Knoop doorgehakt over wel of geen nieuwe medewerker’, ‘heldere taakverdeling tijdens de workshop’ of ‘ideeën uitgewisseld voor marketingplan’ bijvoorbeeld. En als je dan ook aan het begin alvast de eindtijd noemt, gaat overleggen in één keer een stuk sneller.

Formuleer ‘Eerstvolgende Acties’ in plaats van ‘to-do’s’. Denk per ‘to-do’ tien seconden langer na voordat je ‘m opschrijft. Besluit wat de allereerste actie is die je moet doen als je hiermee gaat beginnen. Dan ben je al over een grote drempel heen. Je zult merken dat je de acties een stuk sneller wegwerkt.

Heb je weinig tijd maar wil je toch starten met Getting Things Done? Kies dan één van de bovenstaande tips en begin daar vandaag mee.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.