Illustrerende opdrachten, goeie trainers, zeer nuttig, ook als je het boek al gelezen hebt. Zeer inspirerend om mee aan de slag te gaan.
Marcel van den Berg, Icrisat

Beste lezer,

Bij meereffect hebben we een no-overwerk policy. Je mag bij ons niet overwerken — en als het dan toch een keer moet, moet je binnen twee weken die tijd weer inhalen. Het is misschien wat ongebruikelijk, maar het zorgt er wel voor dat we keiharde keuzes moeten maken waar we onze tijd aan besteden. Kenniswerk kan altijd beter en dus is het verleidelijk om steeds maar harder en langer te blijven werken. En uitrusten is belangrijk om met plezier en creatief te blijven functioneren.

Dan is het dus wel belangrijk dat iedereen goed weet wat er op zijn of haar bordje ligt, zodat we goed kunnen overleggen. Een paar tips daarover vind je in het artikel van deze week.

En als je het lastig vindt om te beginnen met Getting Things Done hebben ik goed nieuws voor je: onze trainer en senior-coach Marleen Kruyswijk wilde graag weer eens een BootCamp organiseren. Dat is een intensieve tweedaagse in Amerongen, vlakbij ons kantoor, waar we je helpen om stap voor stap het hele systeem voor jezelf in te richten. Lekker hands-on dus met maar 20% theorie en verder heel veel doen! Je laadt je kofferbak vol met alle stapels van je bureau en komt dat tijdens het BootCamp wegwerken (14 en 15 aug, of 10 en 11 sept).

Andersom kan ook. We verzorgen al jaren één op één coaching on-the-job, maar doordat we Els als nieuwe coach hebben toegevoegd aan ons team, kunnen we dat nu doen voor een veel scherpere prijs. Wil je graag op je eigen werkplek worden geholpen? Bel dan met Nathan de Vries (0343-421381), of mail hem op nathan@meereffect.nl.

En niet te hard werken deze zomer hoor..! ;-)

Hartelijke groet,
Taco Oosterkamp

Hoe je meer waardering krijgt van je baas voor je werk

Heeft jouw baas geen flauw benul van hoe hard je werkt? Je hebt behoorlijk wat taken op je lijst en je krijgt een hoop gedaan. Af en toe werk je wat langer door om alles af te krijgen. Maar je bent teleurgesteld over hoe weinig waardering je daarvoor krijgt. Je baas lijkt niet te zien wat je allemaal doet.

Of krijg je steeds meer werk naar je toegeschoven terwijl je het eigenlijk al te druk hebt? Je voelt dat je workload te groot is, maar je kunt het moeilijk aantonen. En ondertussen blijft je leidinggevende maar nieuwe taken op je bureau droppen en blijf jij maar overwerken. En overwerken. En overwerken.

Helderheid over je prioriteiten

Het zou mooi zijn als je je aandacht in elk geval kunt richten op de juiste dingen. Focus is the name of the game. Er is namelijk altíjd meer werk wat je nog zou kunnen doen. Maar het werkt een stuk lekkerder als je weet dat je met de juiste dingen bezig bent. Bovendien: als je leidinggevende een goed inzicht heeft in wat je allemaal precies doet, kan hij of zij beter met je meedenken over welke taken als eerste af moeten. Jullie weten dan allebei waar je prioriteiten moeten liggen. En de kans dat je waardering krijgt voor je werk is een stuk groter.

Kenniswerk is vaag

Werken met je hoofd is vaag en dus is het lastig om overzicht te houden. Voor een postbode is dat makkelijker. Die heeft pakketten post, een fiets en adressen. En als alle brieven door de bus zijn gegooid zit de dag er weer op. Als 'kenniswerker' moet je zelf steeds bedenken wat je gaat doen. Ga je dat rapport schrijven, e-mail verwerken of een paar klanten bellen? Aan het eind van de dag ben je misschien al vergeten wat je 's ochtends allemaal hebt gedaan. Werken met je hoofd is een stuk minder duidelijk dan werken met je handen. Niet alleen voor jou, maar ook voor je leidinggevende.

En het kan best dat de manier waarop je je baas op de hoogte wilt houden gewoon te ingewikkeld is. Als het jou teveel tijd kost om een verslag te maken van wat je gedaan hebt, doe je het waarschijnlijk niet. En voor je baas geldt hetzelfde: als je een verslag maakt wat haar teveel tijd kost om te lezen, leest ze het waarschijnlijk niet.

Slim updaten

Hoe kun je nou wel handig je baas op de hoogte houden? Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Is het te druk? Vraag dan wat input van je leidinggevende over welke taken prioriteit hebben op het moment. Dat hangt misschien van de bedrijfscultuur af, maar in principe moet je leidinggevende degene zijn die de grote lijnen in de gaten houdt. Laat hem dus de knopen doorhakken, al is het maar omdat je het risico loopt dat je aan de verkeerde taken voorrang geeft. "Pieter, ik ga met alle plezier aan het werk met dit project wat je nu op m'n bureau legt, maar wil je dan even meekijken welke van de andere 9 projecten die er al lagen uitgesteld kunnen worden?"

Vraag je leidinggevende op welke manier hij of zij op de hoogte gehouden wil worden. Sommige mensen overleggen liever, anderen lezen liefst een korte e-mail en zelf overleg ik nog wel eens per telefoon als ik toch in de auto onderweg ben. Als je wilt dat je informatie binnenkomt, is het handig om het je leidinggevende zo makkelijk mogelijk te maken. Check dus wat hij of zij een prettige manier vindt om op de hoogte te worden gehouden.

Twee tips voor hoe je een update van je werk vorm zou kunnen geven:

1. Stuur je baas een weekverslag. Dit type verslag is vooral geschikt als je werk bestaat uit grotere taken waar je langere tijd mee bezig bent. Het helpt je baas om zicht te houden op wat je allemaal doet, zonder dat je dagelijks hoeft te overleggen.

• Zet de dagen van de week onder elkaar.
• Zet achter iedere dag ‘ochtend’ en ‘middag’.
• Schrijf in steekwoorden per dagdeel wat je doet.
• Zet onder iedere dag in één zin een korte reflectie over of je lekker gewerkt hebt of niet.
• Maak hier een standaard mail voor in Fingertips. Dan kun je die elke week weer opnieuw gebruiken en hoef je ‘m alleen nog maar in te vullen.

2. Stuur een updatelijst in Excel. Dit type update is vooral geschikt als je werk uit veel korte termijn acties bestaat.

• Kopiëer je lijst met Eerstvolgende Acties, je Later/Misschien lijst en je Wachten Op Lijst naar een Excel bestand.
• In de aparte kolom schrijf je voor elk item wat de status is: moet je de taak nog doen, ben je aan het wachten op informatie of is er al een deel klaar?
• Als je leidinggevende dan in de derde kolom reageert en dat weer naar jou terugstuurt, ben je allebei weer up-to-date.

Zelf werk ik met sommige van mijn teamleden op de eerste manier. En met onze manager Eva werk ik op de tweede manier. Zo'n wekelijkse update houdt mij op de hoogte en het zorgt ervoor dat ik goede beslissingen kan nemen over hoeveel hooi we nog meer op onze vork kunnen nemen als team. Of niet dus :-) Qua samenwerking is Getting Things Done ideaal hiervoor: je bent niet meer afhankelijk van de indruk van iemand of het druk is, maar je kunt aan de lijsten zien wat er precies allemaal moet gebeuren.

Vraag een vast overlegmoment aan. Wil je regelmatig overleggen over je taken, spreek daar dan met je leidinggevende vaste momenten voor af. Je bent dan niet afhankelijk van hoe vol de agenda van je leidinggevende is en of hij of zij tussendoor nog even tijd voor je heeft.

Nog een aantal tips om zo'n overleg goed voor te bereiden:

• Sorteer je overlegpunten op urgentie. Zet de meest urgente punten bovenaan en overleg die eerst. Mocht je niet aan alle punten toekomen, dan heb je in ieder geval de belangrijkste punten gehad.
• Check je Projectenlijst voordat je in overleg gaat. Dat brengt misschien nog punten naar boven waar je je leidinggevende even over wilt informeren.
• Stel je vragen zoveel als kan in ja/nee vorm. Als je wilt dat je leidinggevende een beslissing neemt, formuleer je vraag dan zo dat hij of zij er alleen maar ‘ja’ of ‘nee’ op hoeft te zeggen. Met andere woorden: doe een voorstel voor wat jij de beste oplossing vindt en vraag je leidinggevende om daar wel of geen toestemming voor te geven. Dit scheelt heel veel tijd en het zorgt ervoor dat jij steeds meer verantwoordelijkheid krijgt.
• Stuur geen overlegpunten via de mail, tenzij dat de voorkeursstijl is van jouw baas. Als je toch een vast overlegmoment hebt, verzamel dan gewoon al je punten voor dat moment. Mondeling overleggen gaat vaak sneller en dat scheelt jullie allebei weer een lading mailtjes.

Wil je meer waardering van je baas voor al het werk wat je doet? Vraag dan een vast overlegmoment aan om haar goed te laten zien wat je allemaal doet.

De meereffect training: meer werk gedaan krijgen in minder tijd

Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.

Praktische tips om zaken te ordenen. Je wordt geconfronteerd met ingesleten, onlogische gewoonten.
Wil van der Coelen, Gemeente Helden

Ik heb de inspiratie echt te pakken. De cursus is professioneel gebracht.
Adrie Lesuis, Vestiagroep

— 7 juli 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 27 augustus 2009: meereffect training — Bilderberg Grand Hotel Wientjes Zwolle

— 8 september 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 17 september 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center

   Lees alles over de meereffect training

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.

Het Domino Pakket voor Outlook: 5 Procent effectiviteitswinst na 1 middag voor de hele organisatie

Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?

Dat kan al vanaf een paar tientjes per medewerker met ons nieuwe Domino Pakket voor Outlook.

   Download de flyer van het Domino Pakket voor Outlook (PDF)

   Lees meer over het Domino Pakket op de website

Outlook op krachtstroom:

Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek en een jaarabonnement op www.outlookvideos.com gratis)

Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. Het top-10 boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', én een jaarabonnement op www.outlookvideos.com krijg je gratis bij deze sessie.

Wat ik sterk vond aan de Outlook sessie is 1) Het enthousiast maken voor een nieuwe manier van werken en 2) Laten zien dat het ongecompliceerd KAN. Ik heb veel aan de training gehad; mijn inbox is elke dag leeg, ik heb meer tijd (taken) door overzichtelijkheid. En ik ben zooo enthousiast! Jubelend. Ik geef de training een negen.
Tessa Soesbergen, Hogeschool Utrecht

Ik vond zowel de GTD training als de Outlooksessie een start van een nieuw werkleven. Het geeft rust.
Simon Visser, Poly-ned

— 1 september 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht

   Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

Getting Things Done & Apple

Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!

— 8 oktober 2009: avondsessie Apple en Getting Things Done — Mercure Hotel Bunnik