Hoe je ook na je vakantie uitgerust blijft
Veel mensen hebben de eerste dagen van hun vakantie nodig om tot rust te komen. Als de adrenaline van het werken wegvalt voel je opeens hoe moe je bent. Hoeveel mensen zijn er niet ziek de eerste dagen van hun vakantie? En ook in je hoofd kan je werk nog ‘nagalmen’: losse eindjes schieten je nog te binnen.
En het ergste is: zo tegen het eind van de vakantie krijg je hetzelfde nog een keer. Alleen al de gedachte aan alles wat je te wachten staat maakt je moe: een volle e-mailinbox, vergaderverzoeken, telefoontjes, collega’s met vragen. Als je niet uitkijkt wordt dit jaar nog erger en drukker dan afgelopen jaar. En dat terwijl je eigenlijk een heel leuke baan hebt, alleen al dat gedoe eromheen…
Niet meer vastlopen
Getting Things Done kan uitkomst bieden. Dit systeem, wat ontwikkeld en beschreven is door David Allen, voorkomt dat je vastloopt in de rompslomp. Het helpt je om overzicht te houden over je werk en niet overspoeld te raken door alle informatie die er op je afkomt.
Toen ik vier jaar geleden zijn boek las was ik eerlijk gezegd nog wel sceptisch. Zulke grote beloften met zo'n eenvoudig systeem — ik moest het eerst voor mijzelf uitproberen voordat ik het wilde geloven. Maar na zes weken wilde ik niet anders meer, begon ik artikelen te schrijven en ondertussen hebben we met het team van meereffect alleen al in Nederland duizenden mensen geïnspireerd met deze superideeën over slimmer werken.
En volgens de enthousiaste e-mails leest die wij zo'n beetje elke dag krijgen, ben ik niet de enige die geniet van een leeg en helder hoofd.
Werken met je hoofd
Hoe komt het dat je de eerste dagen van je vakantie nog aan je werk denkt? Volgens mij heeft het er vaak mee te maken dat je als kenniswerker zo'n beetje alles met je hoofd doet: je bedenkt zelf wanneer en hoe je wat gaat doen. Bovendien is het vaak te interessant. En juist als je tijdens je vakantie begint te ontspannen krijgt je onderbewuste de kans om je eindelijk te helpen herinneren aan al die ‘losse eindjes’: dingen waar je nog wat mee moet.
Datzelfde principe werkt niet alleen in je vakantie. Ook na elke gewone werkdag kunnen je ‘losse eindjes’ te binnen schieten als je ’s avonds naar huis rijdt, of probeert te slapen. Opeens schiet je te binnen dat je Erik nog had moeten bellen. Of dat je weer vergeten bent om die klant een brochure toe te sturen. En al die losse gedachtes, waar je op dat moment toch niets mee doet, zorgen voor onrust.
Het hele jaar uitgerust
Hoe zorg je er dan voor dat je wèl rust krijgt in je hoofd? Voor mij was Getting Things Done daarbij de sleutel. Ik heb een paar principes uit het systeem voor je op een rijtje gezet:
Om je onderbewuste stil te krijgen heb je een honderd procent betrouwbaar extern systeem nodig. Als je een systeem hebt wat het beter doet dan je onderbewuste, zul je merken dat je onderbewuste het op een gegeven moment opgeeft. het stopt dan om je te helpen herinneren aan al die ‘losse eindjes’. Dat kun je nu vaak al zien bij je agenda. Die is bij de meeste mensen zo betrouwbaar dat ze nooit wakker liggen over de afspraken die erin staan.
Je systeem moet honderd procent betrouwbaar zijn. Pas dan geeft je onderbewuste het op. Dat betekent dat alle, maar dan ook al die 'losse eindjes' in je systeem moeten komen. Als je acht van de tien dingen wel in je systeem zet, maar de laatste niet, dan zal je onderbewuste het waarschijnlijk nog steeds niet vertrouwen en je aan alles blijven herinneren.
Een betrouwbaar systeem krijg je door die 'losse eindjes' of 'stuff' te verzamelen. Stuff is alles wat je binnen hebt gelaten in je mentale of fysieke wereld — dat nog niet op de plek is waar het mag blijven. Oftewel, alles waar een actie aan hangt. Dat loopt van een idee wat je te binnen schiet tot een notitie die je op je bureau ziet liggen tot het schilderijtje wat van de muur is gevallen. Om met een helder te leven, zul je al die stuff moeten verzamelen in zo'n betrouwbaar systeem.
Het moet een systeem buiten jezelf zijn — dus niet in je hoofd. Je onderbewuste moet het namelijk echt los kunnen laten en niet de kans krijgen om zich er alsnog mee te bemoeien. Als je toch iets onthoudt is de kans groot dat je onderbewuste dat wèl gaat doen. Wie wil onthouden dat hij Eric nog moet bellen, zal ermee moeten leven dat hij daar op de vreemdste momenten aan herinnerd kan worden door z'n onderbewuste.
Verwerk alle 'stuff' die je verzamelt. Verzamelen alleen is niet genoeg. Dan zou je nog steeds geen overzicht hebben (en dus geen betrouwbaar systeem). Getting Things Done biedt een prachtig efficiënt beslisdiagram om stuff goed te verwerken in verschillende categorieën of lijsten. Waar je die lijsten dan bijhoudt is helemaal aan jou. Of je nou papier gebruikt, of Excel, Outlook, Entourage of Gmail; het kan allemaal. Als jij er snel en lekker mee kunt werken, is het goed.
Met een Wekelijks Onderhoud zorg je dat je systeem up-to-date blijft. Elk bewegend systeem heeft onderhoud nodig om niet vast te lopen. Als je elke week een uur neemt om je lijsten bij te werken en op te schonen blijven ze up-to-date en blijft je onderbewustzijn ze vertrouwen. Zo heb je op elk moment een compleet plaatje van alles wat je wilt doen, maar dan zonder dat je ook maar iets van die rompslomp hoeft te onthouden.
Wil je dit jaar dat vakantiegevoel wèl vasthouden? Dan ben je van harte welkom bij de meereffect training. We leren je graag in de praktijk hoe je zo'n leeg en helder hoofd krijgt — en vasthoudt!
|