Hoe je op een natuurlijke manier je projecten organiseert

Marleen Kruyswijk, dinsdag 27 september 2011

Ben je het zat om vlak voor een deadline keihard te werken? Op het laatste moment moet er nog van alles gebeuren. Telefoontjes plegen, hand-outs inbinden, een presentatie in elkaar draaien. Overwerken is onvermijdelijk. En als het dan tegenzit, is er paniek. Want je hebt geen speelruimte. Wat was er ook alweer leuk aan je werk?

Op tijd naar huis

Het kan anders.

Projecten hoeven geen bron van stress te zijn. Stel je voor dat je een simpele en effectieve manier hebt om overzicht te houden. Dan ben je er op tijd bij om je project bij te sturen als dat nodig is. En stel dat het dan lukt om een week voor de deadline al klaar te zijn met het ontwerp, de offerte of de jaarplanning? Dan kun je op de dag van de deadline lekker op tijd naar huis…

Dat doen we wel even

Veel mensen behandelen de grotere taken in hun werk niet als project. Projecten worden pas projecten genoemd als het gaat om langdurige trajecten, zoals reorganisaties en verbouwingen. Daar worden de projectplanningspakketten voor uit de kast gehaald. Maar ook een begroting maken, een stagiair werven of een website bouwen heb je niet met één telefoontje geregeld. Als je dat soort middelgrote taken uit je hoofd plant, kom je vroeg of laat voor vervelende verrassingen te staan.

Je brein kan het al

Hoe organiseer je projecten zonder dat het al te veel moeite kost? Gebruik het ‘Natuurlijk Plannen Maken Model’ van David Allen. David Allen gaat uit van hoe je brein van nature al werkt. Een aantal tips voor het opstarten van een project:

Plan allereerst tijd om je project op de rit te zetten. Complexere taken hebben een complexere planning nodig. Voor alle grotere taken in je werk kun je het model doorlopen. Kies een grotere taak en plan twintig minuten om je project op de rit te zetten.

Maak een document voor je projectplan. Ik vind persoonlijk een 'mindmap’ een prettige vorm voor een projectoverzicht. Ik gebruik daar zelf het programma 'XMind' voor, maar er zijn legio andere mogelijkheden. En een Word of Excel document of simpelweg een wit vel papier voldoen ook prima.

Doorloop de stappen uit het ‘Natuurlijk Plannen Maken Model’:

1. Stel het doel van het project vast en bedenk wat je randvoorwaarden zijn. Waarom moet dit project gebeuren? Wat wil je ermee bereiken? De randvoorwaarden bepalen de grenzen van je project. Als je een personeelsuitje organiseert, heb je waarschijnlijk al een beeld van hoeveel het mag kosten. En misschien heb je ook al een idee over of het inspirerend, ontspannend of creatief moet worden. Schrijf het doel en de randvoorwaarden voor jezelf op.

2. Stel je het resultaat voor. Als je eerst voor jezelf het einddoel visualiseert, heb je daarna een ankerpunt van waaruit je kunt werken. Neem hier een paar minuten de tijd voor. Leun even lekker achterover. Hoe moet het eindresultaat eruit zien? Hoe voel je je als je een aantal projecten over kunt dragen aan die nieuwe medewerker? Hoe ziet je huis eruit nadat het geschilderd is?

3. Brainstorm over wat er moet gebeuren. Als je je het resultaat hebt voorgesteld, zul je merken dat je daarna bijna automatisch de acties gaat bedenken die je daarvoor moet doen. Je hersenen proberen het gat tussen hoe het nu is en hoe het moet worden, te overbruggen. Schrijf alle acties op de je op dit moment kunt bedenken.

4. Organiseer de acties. Bekijk de acties die je hebt opgeschreven. Als het goed is staan ze nu nog lukraak door elkaar heen. Grote kans dat je al automatisch taken bij elkaar of onder elkaar wil zetten. Orden en groepeer de acties waar dat logisch is. Zet taken die op een bepaalde dag moeten gebeuren in je agenda.

5. Pik de Eerstvolgende Acties eruit. De laatste stap is om die acties te kiezen die nu als eerste moeten gebeuren. Welke acties moeten er deze week gebeuren? Zet die acties op je Eerstvolgende Acties lijst. En check je projectplan iedere week tijdens je Wekelijks Onderhoud.

Maak het doorlopen van deze vijf stappen niet te ingewikkeld. De valkuil is dat je anderhalf uur organiseert aan een project wat in twee uur klaar kan zijn. Hou het zo simpel mogelijk. De meeste projecten heb je in twintig minuten op de achterkant van een envelop getackeld.

Schiet er nu een project in je hoofd waarmee je deze stappen zou kunnen doorlopen?

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.