Hoe je prettig e-mailt met je collega’s

Taco Oosterkamp, maandag 22 november 2010

Merk je dat e-mails veel stress en ergernissen geven binnen jouw bedrijf? Collega’s klagen over een volle inbox, onduidelijke mailtjes en de ‘cc-cultuur’. En zelf heb je er ook last van; je krijgt vaak lange mailtjes waarvan het niet duidelijk is wat de ander van je wil. Af en toe vraag je je af of het niet handiger zou zijn om weer wat meer face-to-face te overleggen. Maar ja, zelf stuur je ook veel vragen via de mail. Hoe verander je een e-mailcultuur?

Lekker snel je inbox leeg

Als je inbox voor het grootste deel uit heldere, korte en zinvolle mailtjes bestaat, wordt je werk een stuk leuker. Je krijgt je inbox sneller leeg omdat je niet meer hoeft te puzzelen over wat iemand bedoelt of mailtjes te lezen waarvan achteraf blijkt dat je er helemaal niets mee hoeft. Dat scheelt een hoop frustratie.

Geen afspraken

Er zijn weinig bedrijven waar concrete afspraken worden gemaakt over e-mailen. 'E-mailbeleid' lijkt nog geen officieel aandachtsgebied te zijn. Ik ken bijvoorbeeld geen managers die dit als belangrijk onderdeel van hun takenpakket hebben. Niemand is er dus verantwoordelijk voor om 'afspraken over e-mailen' als punt op de agenda te houden.

Werken met een e-mail etiquette

Hoe zorg je er nou voor dat je wèl prettig met elkaar e-mailt? Zorg dat voor iedereen de 'e-mail etiquette' helder is. Ik heb een aantal punten voor je op een rijtje gezet die je zou kunnen afspreken met elkaar:

Stuur geen urgente zaken via e-mail. Als je urgente zaken e-mailt, dwing je je collega’s om iedere minuut hun inbox te checken. Want als jij een spoedoverleg inplant, mogen ze dat natuurlijk niet over het hoofd zien. Een half uur geconcentreerd aan één taak doorwerken kunnen ze dan wel vergeten. En dat is jammer. Als je iets dringends hebt, pak dan de telefoon of loop even langs. Dan kunnen je collega’s hun inbox ook eens een paar uur met rust laten.

Gebruik een helder onderwerp. Als je in het onderwerp van de e-mail al helder neerzet waar het over gaat, is de kans een stuk groter dat de ander er wat mee zal doen. Die hoeft er dan namelijk niet zo hard over na te denken. ‘Product 3597 nog op voorraad?’ komt beter binnen dan ‘Vraagje’. Mijn collega Marleen Kruyswijk was een directeur aan het coachen die vertelde dat zijn medewerkers sneller in actie komen sinds hij alvast de Gewenste Uitkomst in het onderwerp van de mail zet. Dus dat doet hij nu maar in ieder mailtje.

Houd je e-mails kort. Antwoord in maximaal 5 regels. Als dat niet lukt, denk dan even na of je niet beter kunt bellen of langs kunt lopen. Lange e-mails worden slecht gelezen en het kost veel tijd om ze in te tikken.

Formuleer vragen waarop de ander met 'ja' of 'nee' kan antwoorden. Dit is een regel die ik zelf met mijn medewerkers heb afgesproken. Ik merkte dat het mij veel tijd en energie kostte om alle e-mails die ze mij stuurden te beantwoorden. Ik heb ze toen verteld dat ze mij alleen nog maar 'ja/nee'-mailtjes mochten sturen. Die gaan dan ongeveer zo: 'We hebben dit probleem geconstateerd. Mijn voorstel is om het zo op te lossen: … Ben je het daarmee eens?' Dat heeft me de afgelopen jaren heel wat tijd bespaard! En het zorgt ervoor dat mijn teamleden steeds meer verantwoordelijkheid aankunnen.

Stuur per e-mail één onderwerp. E-mails met meerdere onderwerpen lopen het risico 'projecten' te worden. Ik kreeg een keer een e-mail van een collega in België die ik na twee weken nog steeds niet beantwoord had (ik had hem wel gemeld dat het nog even kon duren…). Er stonden domweg teveel vragen over teveel verschillende onderwerpen in. Na twee weken heeft hij zelf zijn e-mail maar in stukken geknipt en ze opnieuw als meerdere losse e-mails gestuurd (dat heb je met timemanagent gurus onderling :-)). Ideaal.

Wees zuinig op cc en bcc. Aandacht en tijd van de ander kosten ook geld. Uit mijn onderzoeken blijkt dat dit een van de grootste ergernissen is die mensen voelen bij mail. Spreek dus met elkaar af wanneer je elkaar wel of juist niet ‘cc-t'. Als je een helder doel en een kleinere groep mensen kiest, heb je minder 'collateral damage'.

Antwoord zoveel mogelijk pas de volgende werkdag. Zo voorkom je aan de ene kant dat mensen heel lang op je reactie moeten wachten. En aan de andere kant wek je ook niet de indruk dat je ieder mailtje meteen binnen tien minuten beantwoord. Zo train je de verzender om urgente dingen alsnog per telefoon te regelen (zie hierboven bij het eerste punt).

Pak de telefoon als degene met wie je wil communiceren geen e-mail, maar een belinterface heeft. Iedereen heeft z’n eigen voorkeur van communiceren. Als je iets voor elkaar wilt krijgen, is het handig om daar rekening mee te houden.

Wil je helderheid over de e-mailafspraken binnen jullie bedrijf? Zet dit dan nu als een overlegpunt op de agenda voor de volgende vergadering.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.