Hoe je rustig wacht op je collega’s

Marleen Kruyswijk, maandag 20 juni 2011

Maak je je zorgen over taken die andere mensen zouden doen? Je gaat ervan uit dat als iemand iets toezegt, dat het ook gebeurt. Maar je weet ook dat dat in de praktijk niet altijd lukt. Dus af en toe flitst het door je hoofd ‘hoe staat het eigenlijk met dat project?’. Als iemand zijn belofte niet nakomt kan dat jou behoorlijk in de problemen brengen. Want jij hebt uiteindelijk die klant aan de telefoon die je de huid vol scheldt omdat je te laat bent. Leg dan nog maar eens uit dat je op je collega zat te wachten…

Alle energie voor je eigen werk

Je werk wordt een stuk rustiger als je je geen zorgen maakt over wat iemand anders moet doen. Dat soort ‘open loops’ kunnen heel wat energie kosten. En dan hebben we het nog niet eens over die situaties waarbij je collega’s het ècht laten afweten… Als je relaxed kunt zijn over waar je op wacht, kun je al je aandacht aan je eigen werk geven.

Het zwaard van Damocles

Waar gaat het mis?

Veel mensen houden niet bij wat hun collega’s toezeggen. En dan is het logisch dat het onrustig voelt. Je weet dan niet wat er allemaal ‘hangt’. Hoe staat het met die brochure, dat plan of die beslissing? Af en toe schiet je wel iets te binnen, maar vaak gebeurt dat pas op het moment dat het al te laat is.

De Wachten Op lijst

Hoe wacht je rustig op je collega’s? Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van wat je afgesproken hebt. Als jij dan ziet dat je collega dat ontwerp niet op tijd af krijgt, kun je nog een andere oplossing bedenken. Misschien redt een andere collega het wèl. Of misschien is het zo belangrijk dat je iemand wilt inhuren om de deadline te halen. Op die manier maak je jezelf niet afhankelijk van anderen.

Met een ‘Wachten Op lijst’ hou je makkelijk bij wat je uit hebt staan. Op een Wachten Op lijst staat alles waar jij op wacht. En dan niet alleen gedelegeerde taken, maar ook een e-mail met een vraag, de monitor die je hebt besteld of een dvd die je hebt uitgeleend.

Maak een extra takenlijst in Outlook voor je Wachten Op lijst:

Met ‘Ctrl + Shift + E’ maak je een nieuwe map aan.
Tik in het eerste veld ‘Wachten Op lijst’.
Kies in het volgende veld ‘taakitems’.
Selecteer in het laatste veld de bovenste map in de lijst: ‘Postvak – jouw naam’.
Druk op enter.

Je kunt de lijst natuurlijk ook prima in Word, in Excel of zelfs op papier bijhouden.

Brainstorm over alles waar je op wacht. Je hebt op dit moment vast al van alles uit staan. Neem vijf minuten de tijd om al die ‘Wachten Op’ items te bedenken en zet ze op de lijst.

Houd voortaan bij wat je vraagt of delegeert aan anderen. Als iemand je een toezegging doet, moet er een belletje gaan rinkelen. Noteer alles waar je op moet wachten:

Draag een notitieboekje met pen bij je. Of gebruik je telefoon. Ook als je op de gang iemand tegenkomt waar je wat mee afspreekt, wil je dat kunnen noteren. Als je altijd een notitieblokje of telefoon bij je hebt, glipt er niets tussendoor.

Gebruik het 'w-tje' in e-mails. Ik heb in Outlook een regel ingesteld. Als ik in een e-mail een [w] intik, wordt die automatisch gekopieerd naar mijn Wachten Op lijst. Ideaal! Hier lees je hoe je dat instelt.

Zet al je Wachten Op items dagelijks op je lijst. Zorg dat je de items die je in je opschrijfboekje of telefoon hebt verzameld dagelijks op je Wachten Op lijst zet. Dan heb op één plek een totaaloverzicht. Je hoeft geen volzinnen te maken. ‘Voorstel Inge’, ‘EDL boek bij Johan’, ‘Reactie op plan bouwfonds’ zijn voldoende, zolang jij maar weet waar het over gaat.

Check je Wachten Op lijst één keer per week. Plan wekelijks een moment waarop je je Wachten Op lijst checkt. Stuur een mailtje of pak de telefoon als je vindt dat je te lang moet wachten. En als het echt de spuigaten uit loopt, spreek de persoon er dan face tot face op aan. Zoek samen naar een oplossing.

Wil je je Wachten Op items goed in de gaten houden? Neem dan nu vijf minuten de tijd om een Wachten Op lijst te maken.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.