Hoe lijstjes je leven makkelijker maken
Taco Oosterkamp, woensdag 17 juni 2009
We krijgen tijdens de meereffect training nogal eens de reactie dat je zoveel lijstjes bij moet houden in Getting Things Done. Er zijn deelnemers die dat wat overwhelming vinden. Je hebt Eerstvolgende Acties, Later/Misschien, een Projectenlijst en Wachten Op. Wat zet je wanneer op welke lijst? En hoe hou je het overzicht?
'Ben ik dan niet de hele dag bezig om lijstjes bij te houden?' vragen sommige deelnemers aan ons. 'Ik ben al zo druk en dan moet ik ook nog Wekelijks Onderhoud gaan doen.' 'Mijn baas betaalt me om projecten te managen, niet om lijstjes bij te houden.'
Zelf ben ik blij met m'n lijstjes, dus waar doe ik het eigenlijk voor?
De kracht van Getting Things Done
Wat Getting Things Done oplevert, is een leeg hoofd. Je zet al je rompslomp in een systeem en daardoor hoef je van die praktische details niets meer te onthouden. Het is ongelooflijk, maar dat maakt je een stuk rustiger. En dàt is waarom mensen wereldwijd laaiend enthousiast zijn over Getting Things Done. Het is domweg lekker om weer geconcentreerd een boek te lezen zonder dat je allerlei klusjes te binnen schieten. Of dat je geniet van een theatervoorstelling zonder dat je werk af en toe door je hoofd schiet. Helemaal opgaan in een voetbalwedstrijd. Het kan allemaal weer als je werkt met Getting Things Done.
Alle begin is moeilijk
Maar starten met Getting Things Done kost wel even tijd. Het is goed te doen, maar je hebt wat tijd nodig om stuffbakjes en lijsten inrichten. Dan nog stuff verzamelen en verwerken volgens het schema. En dat schema ken je in het begin nog niet uit je hoofd, dus het verwerken van elk item kost je nog wel even wat moeite. Na een tijdje is dat voorbij en gaat dat verwerken met een noodvaart, maar elk nieuw begin kost tijd.
*Als je je systeem nog niet handig genoeg hebt ingericht, kan dat ook nog eens tegen je werken.* Als je elke keer Outlook moet openen als je een taak op je lijst wilt zetten is dat niet fijn. Of wanneer je je mails nog met je muis naar je archief sleept is dat zwaar vertragend. Dan kunnen al die lijsten opeens zwaar en veel gaan voelen.
Hoe lijstjes toch kunnen helpen
*Waarom zou je met Getting Things Done gaan werken als het zo ingewikkeld is en tijd kost?* Ik heb een aantal argumenten en tips voor je op een rijtje gezet.
Ja, je zult inderdaad een aantal lijsten bij moeten houden in Getting Things Done. Maar uiteindelijk zijn er maar twee lijsten die je elke dag checkt: je Agenda en je Eerstvolgende Acties lijst. Dat zijn de lijsten waar je dagelijks uit werkt. Je voegt wel dagelijks items toe aan je andere lijsten als je stuff verwerkt. Maar je hoeft die lijsten de rest van de week niet meer te checken. Voor veel mensen geldt dat ze hun agenda al dagelijks checken en dat ze ook gebruik maken van een to-do lijst. Dat zal dus niet zo heel veel uitmaken.
Verder kun je –net als ik– je systeem zo inrichten dat je er supersnel mee kunt werken. Met het gratis programmaatje Fingertips zet ik acties op mijn lijst zonder dat ik Outlook hoef te openen. En met Fingertips kan ik ook snel van de ene naar de andere lijst switchen.
Richt Outlook ook net wat slimmer in:
- Ik heb zelf twee extra knopjes toegevoegd om supermegasnel e-mails te kopiëren en verplaatsen. Hoe jij dat ook kunt doen heb ik stap-voor-stap beschreven in mijn boek 'Elke dag je hoofd en inbox leeg'.
- En als ik een'w-tje' in de body van een mail zet, wordt die automatisch gekopieerd naar mijn Wachten Op lijst.
*Wees eerlijk: een goed systeem is net zo complex als je werk of leven.* Als je een systeem hebt wat simpeler is, zal je brein dat verschil moeten overbruggen, zoals David Allen uitlegt. Dan moet je dus steeds gaan nadenken over hoe het zit. Als ik naast mijn takenlijst een Wachten Op lijst heb, heb ik een extra lijst erbij. Maar als ik in plaats daarvan al die dingen waar ik alleen maar op wacht op mijn takenlijst zet, moet ik steeds bedenken bij het lezen van die lijst wat voor 'n soort actie het is die ik op mijn lijst zie staan. Alsof ik daar tijd voor heb! Dat zou me 400 gedachteneenheden per dag kosten, terwijl het me nu misschien 20 gedachteneenheden kost. Of neem de Later/Misschien lijst. Wil je die items op je takenlijst hebben staan? Ik niet. Zoals Einstein al zei: ‘Maak het zo simpel mogelijk, maar niet simpeler’.
*Bovendien: wat maken die vijftien seconden nou helemaal uit?* Als ik iemand iets toezeg, kan het best zijn dat ik nog vijf keer aan die belofte moet denken: op de fiets, onder de douche, in de file. Als ik dan vijftien seconden had genomen om het op de juiste lijst te zetten, en mijn hoofd het uit z'n hoofd had kunnen zetten, was dat nodig geweest. Het bijhouden van al die simpele lijstjes levert dus uiteindelijk een enorme bult tijdwinst op.
Verzin eens twee dingen om sneller te kunnen werken met jouw lijsten. Hoe sneller — hoe groter de kans dat je het werkelijk blijft doen — en hoe groter de kans op een lekker helder hoofd.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.