Heldere cursus met no-nonsense presentatie en praktijk voorbeelden.
René van den Berg, Hogeschool Utrecht

Beste lezer,

Je bent niet de enige die dit leest. Sinds vorige week hebben we meer dan 20.000 abonnees! Allemaal mensen zoals jij, die goed zijn in hun vak, maar merken dat ze de rompslomp eromheen (e-mail verwerken enzo) graag slimmer en sneller willen doen.

De afgelopen weken heb ik een aantal lezingen gegeven en mezelf steeds voorgesteld als iemand met een passie en een afwijking. Mijn passie is een grote bewondering voor de effecten van het Getting Things Done systeem van David Allen. Sinds het allereerste artikel wat ik erover schreef op 23 juli 2005 heb ik duizenden mensen mogen trainen en zie ik keer en keer opnieuw dat het echt werkt (anders zou ik ook niet zo enthousiast blijven).

Mijn afwijking is dat ik alle rompslomp steeds makkelijker en sneller wil maken. Soms sla ik daarin een beetje door, maar via meereffect kan ik mijn ontdekkingen delen en jullie er blij mee maken. Er zijn nu talloze mensen wereldwijd die hun mail net zo flitsend snel verwerken als ik ooit voor mezelf heb uitgedokterd. Dat puzzelwerk zorgt mooi voor meer effect dan wat ik ooit had gedroomd.

En hoe meer mensen we blij kunnen maken, hoe beter. Dus als je nog één of twee collega's, familieleden of vrienden hebt die wat kunnen hebben aan mijn tips: stuur deze artikelen door en vertel dat ze zich zelf gratis aan kunnen melden op www.meereffect.nl. Het zou toch leuk zijn om volgende maand 40.000 abonnees te hebben :-)

Succes!
Taco Oosterkamp

P.S. Bij feest hoort taart. Dus als je je binnen een week (uiterlijk 23 juni 2009) aanmeldt voor een meereffect training, Outlook of Apple sessie, Masterclass Getting Things Done, of een jaarabonnement op de Outlook video's, komt één van ons op 24, 25 of 26 juni een taart langsbrengen. (Zet wel even dat je dit gelezen hebt en het afleveradres voor de taart en je mobiele nummer in het commentaarveld van het aanmeldingsformulier — dan bellen we even wanneer we komen.)

Hoe lijstjes je leven makkelijker maken

We krijgen tijdens de meereffect training nogal eens de reactie dat je zoveel lijstjes bij moet houden in Getting Things Done. Er zijn deelnemers die dat wat overwhelming vinden. Je hebt Eerstvolgende Acties, Later/Misschien, een Projectenlijst en Wachten Op. Wat zet je wanneer op welke lijst? En hoe hou je het overzicht?

'Ben ik dan niet de hele dag bezig om lijstjes bij te houden?' vragen sommige deelnemers aan ons. 'Ik ben al zo druk en dan moet ik ook nog Wekelijks Onderhoud gaan doen.' 'Mijn baas betaalt me om projecten te managen, niet om lijstjes bij te houden.'

Zelf ben ik blij met m'n lijstjes, dus waar doe ik het eigenlijk voor?

De kracht van Getting Things Done

Wat Getting Things Done oplevert, is een leeg hoofd. Je zet al je rompslomp in een systeem en daardoor hoef je van die praktische details niets meer te onthouden. Het is ongelooflijk, maar dat maakt je een stuk rustiger. En dàt is waarom mensen wereldwijd laaiend enthousiast zijn over Getting Things Done. Het is domweg lekker om weer geconcentreerd een boek te lezen zonder dat je allerlei klusjes te binnen schieten. Of dat je geniet van een theatervoorstelling zonder dat je werk af en toe door je hoofd schiet. Helemaal opgaan in een voetbalwedstrijd. Het kan allemaal weer als je werkt met Getting Things Done.

Alle begin is moeilijk

Maar starten met Getting Things Done kost wel even tijd. Het is goed te doen, maar je hebt wat tijd nodig om stuffbakjes en lijsten inrichten. Dan nog stuff verzamelen en verwerken volgens het schema. En dat schema ken je in het begin nog niet uit je hoofd, dus het verwerken van elk item kost je nog wel even wat moeite. Na een tijdje is dat voorbij en gaat dat verwerken met een noodvaart, maar elk nieuw begin kost tijd.

Als je je systeem nog niet handig genoeg hebt ingericht, kan dat ook nog eens tegen je werken. Als je elke keer Outlook moet openen als je een taak op je lijst wilt zetten is dat niet fijn. Of wanneer je je mails nog met je muis naar je archief sleept is dat zwaar vertragend. Dan kunnen al die lijsten opeens zwaar en veel gaan voelen.

Hoe lijstjes toch kunnen helpen

Waarom zou je met Getting Things Done gaan werken als het zo ingewikkeld is en tijd kost? Ik heb een aantal argumenten en tips voor je op een rijtje gezet.

Ja, je zult inderdaad een aantal lijsten bij moeten houden in Getting Things Done. Maar uiteindelijk zijn er maar twee lijsten die je elke dag checkt: je Agenda en je Eerstvolgende Acties lijst. Dat zijn de lijsten waar je dagelijks uit werkt. Je voegt wel dagelijks items toe aan je andere lijsten als je stuff verwerkt. Maar je hoeft die lijsten de rest van de week niet meer te checken. Voor veel mensen geldt dat ze hun agenda al dagelijks checken en dat ze ook gebruik maken van een to-do lijst. Dat zal dus niet zo heel veel uitmaken.

Verder kun je –net als ik– je systeem zo inrichten dat je er supersnel mee kunt werken. Met het gratis programmaatje Fingertips zet ik acties op mijn lijst zonder dat ik Outlook hoef te openen. En met Fingertips kan ik ook snel van de ene naar de andere lijst switchen.

Richt Outlook ook net wat slimmer in:

• Ik heb zelf twee extra knopjes toegevoegd om supermegasnel e-mails te kopiëren en verplaatsen. Hoe jij dat ook kunt doen heb ik stap-voor-stap beschreven in mijn boek 'Elke dag je hoofd en inbox leeg'.
• En als ik een'w-tje' in de body van een mail zet, wordt die automatisch gekopieerd naar mijn Wachten Op lijst.

Wees eerlijk: een goed systeem is net zo complex als je werk of leven. Als je een systeem hebt wat simpeler is, zal je brein dat verschil moeten overbruggen, zoals David Allen uitlegt. Dan moet je dus steeds gaan nadenken over hoe het zit. Als ik naast mijn takenlijst een Wachten Op lijst heb, heb ik een extra lijst erbij. Maar als ik in plaats daarvan al die dingen waar ik alleen maar op wacht op mijn takenlijst zet, moet ik steeds bedenken bij het lezen van die lijst wat voor 'n soort actie het is die ik op mijn lijst zie staan. Alsof ik daar tijd voor heb! Dat zou me 400 gedachteneenheden per dag kosten, terwijl het me nu misschien 20 gedachteneenheden kost. Of neem de Later/Misschien lijst. Wil je die items op je takenlijst hebben staan? Ik niet. Zoals Einstein al zei: ‘Maak het zo simpel mogelijk, maar niet simpeler’.

Bovendien: wat maken die vijftien seconden nou helemaal uit? Als ik iemand iets toezeg, kan het best zijn dat ik nog vijf keer aan die belofte moet denken: op de fiets, onder de douche, in de file. Als ik dan vijftien seconden had genomen om het op de juiste lijst te zetten, en mijn hoofd het uit z'n hoofd had kunnen zetten, was dat nodig geweest. Het bijhouden van al die simpele lijstjes levert dus uiteindelijk een enorme bult tijdwinst op.

Verzin eens twee dingen om sneller te kunnen werken met jouw lijsten. Hoe sneller — hoe groter de kans dat je het werkelijk blijft doen — en hoe groter de kans op een lekker helder hoofd.

De meereffect training: meer werk gedaan krijgen in minder tijd

Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.

De presentatie was erg dynamisch, het systeem werkt aanstekelijk. Een mooi sluitend geheel.
Melanie van de Vlis, Secretaresse

Praktische punten. Starten in het hier en nu en wordt gegeven door bevlogen mensen, erg leuk.
Lianne Banda, Interimmanager

— 7 juli 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 27 augustus 2009: meereffect training — Bilderberg Grand Hotel Wientjes Zwolle

— 8 september 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 17 september 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center

   Lees alles over de meereffect training

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.

Het Domino Pakket voor Outlook: 5 Procent effectiviteitswinst na 1 middag voor de hele organisatie

Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?

Dat kan al vanaf een paar tientjes per medewerker met ons nieuwe Domino Pakket voor Outlook.

   Download de flyer van het Domino Pakket voor Outlook (PDF)

   Lees meer over het Domino Pakket op de website

Outlook op krachtstroom:

Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek en een jaarabonnement op www.outlookvideos.com gratis)

Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. Het top-10 boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', én een jaarabonnement op www.outlookvideos.com krijg je gratis bij deze sessie.

Zeer praktisch en vol goede tips.
Richard Daemen, Daemen Networking ICT

Praktisch, uitstekend materiaal. Goed en duidelijk gebracht met soms een vrolijke noot. Ik ga er zeker mee werken.
Francine Derks, Axia training en coaching

— 2 juli 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht

— 1 september 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht

   Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

Getting Things Done & Apple

Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!

— 8 oktober 2009: avondsessie Apple en Getting Things Done — Mercure Hotel Bunnik