Krijg veel gedaan met 'Quick Wins'
Taco Oosterkamp, dinsdag 28 juli 2009
Heb jij ook een ellenlange takenlijst waar je maar niet doorheen komt? Het lijkt wel of er alleen maar taken op je lijst bijkomen en er niks vanaf gaat. Je wordt er langzamerhand moedeloos van, want je werkt wel hard en lang. Maar het lijkt wel of je nooit iets af kunt ronden.
Afstrepen geeft voldoening
De meeste mensen vinden afstrepen lekker. Soms gaat dat ver. Je maakt een lijst met klusjes die je thuis wilt doen. En terwijl je bezig bent zie je dat het licht op zolder het niet doet. Je pakt de trap en draait er een nieuw lampje in. Dan loop je naar beneden en je schrijft het er nog bij om het dan in ieder geval ook weer af te kunnen strepen!
Vage taken kun je niet snel afronden
Afstrepen wordt lastig als je alleen maar vage en grote dingen op je to-do lijst hebt staan. Projecten als ‘interne communicatie verbeteren’, ‘verkoop omhoog brengen’, ‘team inkrimpen’ heb je niet in een dag afgerond. Het kan wel weken of zelfs maanden duren voordat je die door kunt strepen.
Een onoverzichtelijke to-do lijst maakt het sowieso lastig om snel wat taken weg te werken. Als je eerste tien minuten nodig hebt om te bepalen wat je kunt gaan doen, schiet dat niet echt op. Logisch dat je dan koffie gaat drinken als de volgende vergadering over een kwartier begint. Terwijl je misschien nog best wat moois had kunnen bereiken in die tijd.
Toch een hoop taken wegwerken
Hoe krijg je toch een hoop taken gedaan? Je kunt daarvoor ‘Quick Wins’ gebruiken. ‘Quick Wins’ zijn acties die met relatief weinig inspanning veel resultaat opleveren. Het zijn korte, kleine klussen die ook moeten gebeuren om je projecten af te krijgen. Maar je hebt ze misschien nog niet concreet op je lijst gezet.
Formuleer voor iedere taak op je lijst de Eerstvolgende Actie. De Eerstvolgende Actie is het eerste wat je gaat doen als je met deze taak gaat beginnen. Voor de taak ‘afdeling reorganiseren’ kan de eerste stap bijvoorbeeld zijn dat je Mark moet bellen om eens heen en weer te praten. Zet dan op je lijst ‘Mark bellen’ in plaats van ‘afdeling reorganiseren’.
Markeer de 'Quick Wins' op je takenlijst. Dan kun je die in één oogopslag filteren. Zet bijvoorbeeld een sterretje voor de taken die weinig tijd kosten. Of voeg een extra kolom aan je takenlijst toe met de titel 'Quick Wins', 'Korte Acties' of 'Kleine Klusjes'. Je kunt dan in die kolom de afkorting 'QW' zetten of het aantal minuten wat je voor dat klusje nodig denkt te hebben.
Neem af en toe 12 minuten om kleine taken weg te werken. Als je de kleine klusjes bundelt, zul je merken dat het wegwerken ervan sneller gaat. Je komt dan in een flow van ‘kleine-klusjes-wegwerken’ terecht. Met de deadline van 12 minuten voorkom je dat je je erin verliest. Maar na die 12 minuten kun je toch weer een aantal taken afstrepen van je lijst.
Je kunt ‘Quick Wins’ ook gebruiken om:
- …op gang te komen ’s ochtends. Kleine klusjes brengen je lekker in de ‘doe-modus’. Dus als je ’s ochtends nog wat slaperig bent, begin je dag dan met ‘Quick Wins’. Grote kans dat je sneller opgestart bent.
- …toch wat gedaan te krijgen als je moe bent. Taken afronden geeft energie. Ook als je moe bent, lukt het vaak nog wel om wat mailtjes weg te werken of wat kleine klusjes te doen. Dat geeft dan weer de energie om daarna misschien wèl weer wat grotere klussen aan te pakken.
- …te starten met een project wat al langer ligt. Kom je er maar niet toe om te beginnen aan een project? Begin dan met een paar kleine klusjes zoals een telefoontje plegen, een eerste brainstorm doen of een hangmap labelen. Als je eenmaal gestart bent is het vaak makkelijker om verder te gaan.
- …te starten met Getting Things Done. Lukt het je niet om te starten met Getting Things Done? Probeer dan ook met een paar kleine klusjes te starten. Koop een stuffbakje of een notitieblokje. Brainstorm eens vijf minuten over alles waar je op aan het wachten bent. Of haal alles van je bureau wat niet op z’n plek is.
Dat met die sterretjes is best handig. Neem eens vijf minuten de tijd om een sterretje te zetten bij alle korte klusjes op je takenlijst. En werk er dan meteen een paar weg.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.