Ik heb nu inzicht in de tijdswinst die mogelijk is. Ik ga het meteen in de praktijk brengen en oefenen.
Frank Otten, Adviseur Stichting Waternet

Afgelopen weekend was ik in Parijs. Voor mij een mooi begin van de vakantieperiode, beetje rondkijken, uitslapen en genieten van de stad. Nooit over nagedacht dat net dit weekend de Tour de France daar zou finishen. En hoewel ik geen wielerfanaat ben, stond ik toch mooi twee uur in de brandende zon te wachten op een brug over de Seine. Na de promotiekaravaan duurde het exact 12 seconden – en toen was het hele peleton weer voorbij.

Het blijft me verbazen dat het begin van de strijd tussen de winnaar en de rest zich ergens in die 12 seconden gaat afspelen. En uiteindelijk hadden ze 'm toch maar mooi allemaal uitgefietst. Dat kan ik ze niet nazeggen.

Gelukkig zijn er andere dingen die mij wèl lukken, hoewel ze soms veel energie kosten. Dan is het vaak plezierig om te beginnen met wat kleinere klusjes - de zogenaamde Quick Wins. En uiteindelijk begint elk geslaagd project, hoe groot ook, met een klein eerste stapje…

— Taco Oosterkamp

Krijg veel gedaan met 'Quick Wins'

Heb jij ook een ellenlange takenlijst waar je maar niet doorheen komt? Het lijkt wel of er alleen maar taken op je lijst bijkomen en er niks vanaf gaat. Je wordt er langzamerhand moedeloos van, want je werkt wel hard en lang. Maar het lijkt wel of je nooit iets af kunt ronden.

Afstrepen geeft voldoening

De meeste mensen vinden afstrepen lekker. Soms gaat dat ver. Je maakt een lijst met klusjes die je thuis wilt doen. En terwijl je bezig bent zie je dat het licht op zolder het niet doet. Je pakt de trap en draait er een nieuw lampje in. Dan loop je naar beneden en je schrijft het er nog bij om het dan in ieder geval ook weer af te kunnen strepen!

Vage taken kun je niet snel afronden

Afstrepen wordt lastig als je alleen maar vage en grote dingen op je to-do lijst hebt staan. Projecten als ‘interne communicatie verbeteren’, ‘verkoop omhoog brengen’, ‘team inkrimpen’ heb je niet in een dag afgerond. Het kan wel weken of zelfs maanden duren voordat je die door kunt strepen.

Een onoverzichtelijke to-do lijst maakt het sowieso lastig om snel wat taken weg te werken. Als je eerste tien minuten nodig hebt om te bepalen wat je kunt gaan doen, schiet dat niet echt op. Logisch dat je dan koffie gaat drinken als de volgende vergadering over een kwartier begint. Terwijl je misschien nog best wat moois had kunnen bereiken in die tijd.

Toch een hoop taken wegwerken

Hoe krijg je toch een hoop taken gedaan? Je kunt daarvoor ‘Quick Wins’ gebruiken. ‘Quick Wins’ zijn acties die met relatief weinig inspanning veel resultaat opleveren. Het zijn korte, kleine klussen die ook moeten gebeuren om je projecten af te krijgen. Maar je hebt ze misschien nog niet concreet op je lijst gezet.

Formuleer voor iedere taak op je lijst de Eerstvolgende Actie. De Eerstvolgende Actie is het eerste wat je gaat doen als je met deze taak gaat beginnen. Voor de taak ‘afdeling reorganiseren’ kan de eerste stap bijvoorbeeld zijn dat je Mark moet bellen om eens heen en weer te praten. Zet dan op je lijst ‘Mark bellen’ in plaats van ‘afdeling reorganiseren’.

Markeer de 'Quick Wins' op je takenlijst. Dan kun je die in één oogopslag filteren. Zet bijvoorbeeld een sterretje voor de taken die weinig tijd kosten. Of voeg een extra kolom aan je takenlijst toe met de titel 'Quick Wins', 'Korte Acties' of 'Kleine Klusjes'. Je kunt dan in die kolom de afkorting 'QW' zetten of het aantal minuten wat je voor dat klusje nodig denkt te hebben.

Neem af en toe 12 minuten om kleine taken weg te werken. Als je de kleine klusjes bundelt, zul je merken dat het wegwerken ervan sneller gaat. Je komt dan in een flow van ‘kleine-klusjes-wegwerken’ terecht. Met de deadline van 12 minuten voorkom je dat je je erin verliest. Maar na die 12 minuten kun je toch weer een aantal taken afstrepen van je lijst.

Je kunt ‘Quick Wins’ ook gebruiken om:

• …op gang te komen ’s ochtends. Kleine klusjes brengen je lekker in de ‘doe-modus’. Dus als je ’s ochtends nog wat slaperig bent, begin je dag dan met ‘Quick Wins’. Grote kans dat je sneller opgestart bent.

• …toch wat gedaan te krijgen als je moe bent. Taken afronden geeft energie. Ook als je moe bent, lukt het vaak nog wel om wat mailtjes weg te werken of wat kleine klusjes te doen. Dat geeft dan weer de energie om daarna misschien wèl weer wat grotere klussen aan te pakken.

• …te starten met een project wat al langer ligt. Kom je er maar niet toe om te beginnen aan een project? Begin dan met een paar kleine klusjes zoals een telefoontje plegen, een eerste brainstorm doen of een hangmap labelen. Als je eenmaal gestart bent is het vaak makkelijker om verder te gaan.

• …te starten met Getting Things Done. Lukt het je niet om te starten met Getting Things Done? Probeer dan ook met een paar kleine klusjes te starten. Koop een stuffbakje of een notitieblokje. Brainstorm eens vijf minuten over alles waar je op aan het wachten bent. Of haal alles van je bureau wat niet op z’n plek is.

Dat met die sterretjes is best handig. Neem eens vijf minuten de tijd om een sterretje te zetten bij alle korte klusjes op je takenlijst. En werk er dan meteen een paar weg.

De meereffect training: alle rompslomp je hoofd uit voor meer creativiteit

Heb je te veel werk, te veel e-mail en voelt dat onrustig? Het is echt mogelijk om meer te doen met minder tijd — en minder stress. In onze ééndaagse meereffect training leer je het Getting Things Done systeem: waarom het werkt, maar vooral hoe het werkt. En je begint er ook vast mee te werken. Omdat het veranderen van ingesleten patronen vaak niet in één dag gaat, krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.

Ik vond de training praktisch, je wordt tot nadenken 'gedwongen' door de oefeningen.
Ronald Fernandius, SBWU

De methodiek die ik aangereikt heb gekregen is genoeg om 'rust' te creëren in mijn hoofd.
Dolf Boersma, Raad voor kinderbescherming

— 11 augustus 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 27 augustus 2009: meereffect training — Bilderberg Grand Hotel Wientjes Zwolle

— 8 september 2009: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)

— 17 september 2009: meereffect training — Sheraton Amsterdam Airport Hotel & Conference Center

   Lees alles over de meereffect training

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.

Het Domino Pakket voor Outlook: 5 Procent effectiviteitswinst na 1 middag voor de hele organisatie

Stel je voor dat iedereen een stuk minder tijd kwijt zou zijn aan het verwerken van e-mail. Dat Outlook zó staat ingesteld dat alles efficiënt werkt en je precies de overzichten en lay-out hebt waarmee je prettig kan werken! Dat het verwerken van mail zo soepel loopt dat je elke dag je inbox leeg kunt hebben. En dat elke keer dat je denkt: 'dit moet toch handiger kunnen…', je makkelijk de oplossing van de experts kan bekijken?

Dat kan al vanaf een paar tientjes per medewerker met ons nieuwe Domino Pakket voor Outlook.

   Download de flyer van het Domino Pakket voor Outlook (PDF)

   Lees meer over het Domino Pakket op de website

Outlook op krachtstroom:

Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek en een jaarabonnement op www.outlookvideos.com gratis)

Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. Het top-10 boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', én een jaarabonnement op www.outlookvideos.com krijg je gratis bij deze sessie.

De zeer bruikbare info werd op luchtige wijze gebracht. Het heeft geleid tot inspiratie.
Arlette Werner, NWO

Ik heb nu tips om mijn hoofd leeg te maken en mijn email sneller te archiveren.
Marijke Daniels, Gemba service BV

— 1 september 2009: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 meet Utrecht

   Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp

   Schrijf jezelf en je collega's meteen in

Getting Things Done & Apple

Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leer je in één avond meer dan in een week zelf zoeken!

— 8 oktober 2009: avondsessie Apple en Getting Things Done — Mercure Hotel Bunnik