Maak je Later/Misschien lijst lekker overzichtelijk
Zie je er tegenop om je Later/Misschien lijst te checken? Tijdens je Wekelijks Onderhoud kom je de eerste lijsten nog wel door: Agenda, Eerstvolgende Acties, Wachten Op, Projecten. Maar dan… ik heb vaak de neiging om eerst maar even koffie te gaan halen. Nog even checken of er geen nieuwe mail is. En uiteindelijk kan ik er niet meer omheen en open ik m'n Later/Misschien lijst en vullen vijfhonderdzes taken m'n scherm. Hoe kom ik er doorheen?
Met plezier door je Later/Misschien lijst
Als je makkelijk door je Later/Misschien lijst leest, is het ook leuk om te doen. Het is de ‘container’ van je ideeën, plannen en taken waar je nu nog niets mee hoeft. Deze lijst is misschien wel de leukste lijst van je hele systeem met items als 'reis naar Rome met m'n zoon', 'flipperkast model uitwerken' en 'nog eens in het St. James Court hotel logeren'.
Een lange lijst werkt niet lekker
Na een paar maanden kan je Later/Misschien lijst erg lang worden. Als je dan één lijst met losse acties hebt, raak je het overzicht gemakkelijk kwijt en wordt het een stuk lastiger om 'm goed te onderhouden. Veertig acties doorlezen lukt nog wel, maar tweehonderd voelt als werk.
En hoe creatiever je bent, hoe meer ideeën en hoe langer die lijst dus wordt.
Hoe maak je je Later/Misschien lijst toegankelijk?
Hoe krijg je dan weer plezier in je Later/Misschien lijst? Er zijn een aantal mogelijkheden. Verdeel de lijst bijvoorbeeld onder naar categorieën. Of splits de lijst op en zet alle items die je maar één keer in het kwartaal hoeft te zien op een andere lijst. En schoon je lijst vooral elke maand op. Dan is het checken een stuk beter te doen.
1. Categoriseer je Later/Misschien lijst
Als je de lijst onderverdeelt naar projecten of aandachtsgebieden loop je er sneller doorheen. In mijn werk en leven zijn er projecten waarvan ik weet dat ik er de komende week sowieso niet aan toekom. Omdat ik m'n Later/Misschien lijst heb ingedeeld naar projecten, kan ik al die taken van dat project dan in één keer overslaan. Dat scheelt een boel tijd en leeswerk.
Let op: ik werk op mijn Later/Misschien lijst niet met dezelfde categorieën als op mijn Eerstvolgende Acties lijst. Mijn Eerstvolgende Acties lijst verdeel ik onder naar context. Maar omdat ik met Later/Misschien acties niets ga doen aankomende week is de context niet zo relevant. Ik heb bijvoorbeeld op dit moment de onderdelen ‘boekschrijven’, ‘kennisbank’, ‘jeugdzorg’, ‘edl’ en ‘newyork’.
In Outlook kun je de lijst sorteren op categorie. Alle taken met dezelfde categorie komen dan automatisch bij elkaar te staan. Je kunt dan per onderwerp je lijst open- en dichtklappen. Dit is hoe het werkt:
- Klik met je rechtermuisknop op het categorieënveld.
- Klik dan op ‘Groeperen op dit veld’.
- Klik nog een keer met je rechtermuisknop op het categorieënveld.
- Klik dan op ‘Vak groeperen op’. Dan verdwijnt de balk bovenaan.
Maar je kunt ook een apart, extra veld toevoegen. Dat heeft als voordeel dat je het categorieënveld kunt blijven gebruiken voor contexten. Op die manier kun je makkelijk items verplaatsen tussen je Eerstvolgende Acties en je Later/Misschien lijst. Het nieuwe veld gebruik je dan voor de projectnaam of het aandachtsgebied. Je kunt de lijst dan sorteren op project of op context, net wat je op dat moment handig vindt. Dit is hoe je een veld toevoegt:
- Klik met je rechtermuisknop op de titelbalk.
- Klik dan op 'Veldkiezer’.
- Klik dan op 'Nieuw'.
- Typ de naam in van het veld, bijvoorbeeld 'Project'.
- Sleep het veld naar de titelbalk.
- Klik met je rechtermuisknop op het nieuwe veld.
- Klik dan op ‘Groeperen op dit veld’.
- Klik nog een keer met je rechtermuisknop op het categorieënveld.
- Klik dan op ‘Vak groeperen op’. Dan verdwijnt de balk bovenaan.
(Als je wilt zien hoe ik dat voor doe, kun je je abonneren op m'n Outlook video's website.)
2. Maak naast je gewone Later/Misschien lijst een ‘Kwartaal-Later/Misschien lijst’
Alle items die je maar één keer per kwartaal hoeft te zien kun je ook verplaatsen naar een andere lijst. Je wilt bijvoorbeeld een keer op vakantie naar Hawaï. Als je dat één keer in de drie maanden tegenkomt is dat ruimschoots voldoende om die droom levend te houden.
Door voor dat soort items een aparte lijst te maken, hoef je niet elke week door al deze items heen te lezen. Maar zet dan wel in je agenda wanneer je je 'Kwartaal-Later/Misschien lijst' moet checken, zodat je ‘m niet vergeet.
Mijn Kwartaallijst heeft nu 2658 items. Dat is voor mij veel te veel, maar gelukkig kan ik er binnenkort een heleboel van bij Fokke op z'n bord kieperen :-)
3. Maak een aparte lijst voor beloftes die je hebt gedaan
Op een gemiddelde Later/Misschien lijst staan ideeën die je zelf hebt bedacht, maar ook dingen die je al hebt toegezegd aan anderen. Die beloftes zet ik tegenwoordig ook op een aparte lijst. Als ik dan in tijdnood zit, kies ik ervoor om alleen die lijst te checken en m'n gewone Later/Misschien lijst even een weekje over te slaan. Zo weet ik zeker dat de dingen die ik heb toegezegd onder m'n aandacht komen. De rest kan dan iets vlotter en misschien slordiger beoordeeld worden.
4. Schoon je Later/Misschien lijst één keer in de maand op
Kijk regelmatig of er taken op je Later/Misschien lijst staan die je kunt delegeren. Misschien staan er taken op je lijst waar je zelf niet aan toe komt, maar die je toch graag gedaan wilt hebben. Bedenk dan of iemand anders dat kan oppakken. Dan kun je die items mooi verplaatsen naar je Wachten Op lijst.
Kijk ook of er dingen op je Later/Misschien lijst staan waar je beter een checklist voor kunt maken. Op een checklist kun je allerlei soorten geheugensteuntjes kwijt: de restaurants die je wilt onthouden, een doorloopplanning voor het organiseren van een conferentie of de waarden van waaruit je wilt leven. Als je voor die zaken aparte checklisten maakt, wordt je Later/Misschien lijst in één keer weer een stuk overzichtelijker.
Is jouw Later/Misschien lijst ook veel te lang en wil je er weer lol in krijgen 'm door te kijken? Verplaats dan eerst eens alle taken die je toch maar één keer in het kwartaal hoeft te zien naar een andere lijst en maak een notitie in je agenda dat je die lijst over drie maanden eens doorkijkt.
|