Maak je leven leuker met checklists
Baal jij er ook van dat je goede tips kwijt bent op het moment dat je ze nodig hebt? Dat restaurant in Haarlem wat iemand je aangeraden had. Dat museum wat je zeker gezien moest hebben in Berlijn. Die lekkere wijn die je laatst gekocht had. Welke was het ook alweer? En vergeet jij ook wel eens de beveiligingscode van het kantoor? Of het telefoonnummer wat je moet bellen als het alarm per ongeluk afgaat (Fijn gevoel om te moeten zoeken terwijl die sirene loeit…)? Had je het maar ergens opgeschreven…
Handige informatie altijd bij de hand
Het zou toch ideaal zijn als je je dit soort ‘weetjes’ altijd kunt herinneren? Dat je, waar je ook bent, die informatie paraat hebt. Als je bij de slijterij staat weet je precies met welk merk cognac je die vriend blij maakt. En als je op doorreis bent naar Spanje weet je in welk hotel je wilt overnachten om de volgende dag weer uitgerust verder te kunnen rijden. Dat scheelt niet alleen een hoop zoekwerk, maar het helpt je ook om leuke tips bij de hand te hebben als je ervan kunt profiteren.
Je onthoudt het niet
De meeste mensen zijn het niet gewend om tips en goede ideeën op te schrijven. Laat staan dat ze een handige plek hebben waar ze dit soort informatie bewaren. En een paar dagen of een paar weken onthoud je een tip nog wel. Maar na een half jaar is de kans klein dat je je de naam van dat goede restaurant dat je was aangeraden nog herinnert.
Met een checklist vergeet je nooit meer wat
Voor dit soort informatie is een checklist ideaal. Op een checklist kun je alle ‘weetjes’ kwijt waarvan je denkt dat ze misschien nog eens van pas komen.
- Een lijst met restaurants of hotels. Als ik echt tevreden ben over een restaurant of hotel ga ik daar graag weer heen als ik in de buurt ben.
- Een lijst met alle leuke plekken in één stad of regio. Maak bijvoorbeeld een ‘Maastricht’-lijst, een ‘New York’-lijst of een ‘Cote d’ Azur’-lijst. En zet daar alle hotels, restaurants, musea, parken, theaters, pleinen, natuurgebieden en bezienswaardigheden op die je de moeite waard vindt. En vul die lijst aan met tips van vrienden en recensies in kranten of reisgidsen.
- Een lijst met de wijnsoorten die je lekker vindt. Als je geniet van een bepaald merk wijn is het jammer dat je daarna niet meer weet welke het was. Een goede tip van Anja Wassenaar voor alle Evernote gebruikers: maak een foto van het etiket en sla die op in Evernote. En zet voordat je dat doet even een afkorting van de winkel op het etiket. Dan weet je ook waar je de wijn gekocht had.
- Een checklist met alles wat je moet regelen voor een reis. Het zijn toch elke keer dezelfde dingen; ticket of treinkaart of bootreis boeken, hotel of camping reserveren, inentingen checken, de buurvrouw vragen of ze de planten water wil geven. Zonde als je dat elke keer opnieuw moet bedenken. Met het gevaar dat je één klein details een keer vergeet.
- Een paklijst. Op een paklijst zet je alle spullen die je mee wilt nemen. Als je gaat inpakken print je de lijst en streep je item voor item af. Kleine kans dat je dan nog iets vergeet. Best belangrijk, want zonder adapter houdt je mobiele telefoon het bijvoorbeeld niet lang uit.
- Een doorloopplanning voor de voorbereiding van een feest, training of klantendag. Maak een checklijst van alles wat je moet doen in aanloop naar een lezing, training of workshop. Dan vergeet je nooit meer die materialen te bestellen of dat mailtje te sturen.
- Een draaiboek voor een seminar, training of workshop. Maak een checklist van wat er op de dag zelf moet gebeuren. Wij gebruiken voor de meereffect training ook een draaiboek. Onze floormanager weet daardoor precies wanneer het materiaal uitgedeeld moeten worden of wanneer gecheckt moet worden of de koffie klaar staat.
In welke vorm je de lijst giet, maakt niet zoveel uit. Je kunt een checklist maken in Word of in Excel. Mijn paklijsten maak ik bijvoorbeeld in Word. En de doorloopplanning die wij voor onze trainingen gebruiken staat in Excel. Maar de meeste checklijsten heb ik toch in Outlook staan. Zo synchroniseren ze mooi met mijn mobiele telefoon.
Losse ‘weetjes’ (zoals het nummer van je paspoort) kun je ook kwijt in de notitiefunctie van je e-mailprogramma. Dat is vooral handig als het items zijn die niet zoveel met elkaar te maken hebben. Je notities zijn dan een verzamelbak van verschillende ‘weetjes’.
In Outlook kun je een extra takenlijst maken voor een checklist. Zo maak je een extra takenlijst in Outlook:
- Toets 'Ctrl + Shift + E'.
- Verzin een mooie naam voor de nieuwe map, bijvoorbeeld zoiets als "Checklijsten".
- Kies bij ‘Map bevat’ niet voor ‘e-mail en postitems’, maar voor ‘taakitems’.
- Selecteer in het onderste scherm het hoogste mapje (de hoofdmap) in de lijst.
- Druk op OK.
Met Ctrl + E kun je in zo’n takenlijst heel makkelijk zoeken. Ik heb bijvoorbeeld alle informatie die ik nodig heb als ik een vliegreis boek in zo’n lijst staan.
Je kunt je checklisten natuurlijk ook bijhouden in een notitieblok of schriftje. Als je prettiger werkt op papier en je hebt niet overal een PDA of laptop bij de hand, is dat een prima oplossing. Nadeel is dat je geen back-up hebt van de lijsten.
Gebruik afvinkrondjes bij een paklijst, doorloopplanning of draaiboek. Dan kun je de items één voor één afvinken als je ze klaar hebt. Daarom maak ik mijn paklijsten in Word.
Wil je ook altijd je belangrijke ‘weetjes’ bij de hand hebben? Maak dan nu een extra takenlijst in Outlook.