Maak meer ruimte in je agenda
Taco Oosterkamp, dinsdag 31 augustus 2010
Voel je je gestrest omdat je van de ene afspraak naar de andere rent en niet aan werken toekomt? Het ene overleg is nog niet voorbij of de volgende begint alweer. Je hebt niet eens tijd om je aantekeningen op te bergen, laat staan ze te verwerken. Je e-mail beantwoord je ’s avonds thuis want overdag kom je daar niet aan toe. En op zaterdag probeer je nog de meest urgente dingen van je takenlijst weg te werken. Komt hier ooit een eind aan?
Meer grip op je tijd
Met iets meer ruimte in je agenda kom je weer toe aan je takenlijst. Als je wèl tijd hebt om je vergaderingen voor te bereiden en achteraf ook nog je aantekeningen te verwerken, zou dat al meer grip geven. En hoe zou het voelen als je naast je afspraken ook elke dag één of twee taken af kunt ronden? Dan heb je toch net wat meer voldoening van je werk.
"Maar die afspraak moet echt!"
Veel mensen laten overleggen en afspraken boven al hun andere werk gaan. En dan loopt je agenda snel vol. Maar de rest van je werk is ook je werk. En het is nog maar de vraag of afspraken altijd belangrijker zijn. Hetzelfde geldt voor tijd die je inplant om aan een klus te werken. Als je die tijd niet bewaakt, maar die net zo makkelijk weer opgeeft voor een vergadering, is het logisch dat je je taken niet gedaan krijgt.
Maak een reële planning
Hoe hou je meer ruimte vrij in je agenda? Maak allereerst een reële planning voor alles wat de komende week per se moet gebeuren. Blok die tijd eerst in voordat je andere afspraken plant.
Als je secretaresse je agenda beheert, maak dan heldere afspraken over waar ze wel en waar ze niet mag plannen. Spreek bijvoorbeeld af dat ze afspraken mag maken op maandag en dinsdag, maar de rest van de week niet. Of dat ze alleen tussen 10 en 16 uur mag plannen. Zorg ook dat ze tussen ieder overleg een kwartier of een half uur vrij houdt zodat je tijd hebt om te schakelen.
Als je collega’s je agenda kunnen inzien, blok dan elke dag tijd voor je Eerstvolgende Acties. Voor het plannen van vergaderingen is het handig dat je in elkaars agenda’s kunt kijken. Maar je collega’s weten nou eenmaal niet hoeveel taken je verder nog te doen hebt naast je vergaderingen. Daarom moet je die tijd zelf reserveren. Vul die tijd nog niet in, maar zet gewoon neer: ‘Eerstvolgende Acties’. Dan kun je op de dag zelf kijken welke taak daar het beste uitkomt. Taken die je per se op een bepaalde dag moet doen zet je wèl als taak in je agenda.
Houd tijd vrij voor het verwerken van stuff. Het organiseren van je werk is ook werk. Je hebt dagelijks tijd nodig om je stuffbakje leeg te maken. Juist als je agenda snel volloopt, zul je tijd moeten blokken om dat te kunnen doen.
Reserveer ook tijd voor urgente dingen die tussendoor komen. Met een compleet volgeboekte agenda houd je jezelf voor de gek. Je hebt speling nodig om op ad hoc zaken te kunnen reageren. Probeer helder te krijgen hoeveel speling jij in een werkweek nodig hebt en hou die tijd ook vrij in je agenda.
Boek koffietijd, lunchtijd en reistijd in, als je die hebt. Tijdens onze coaching komen we mensen tegen die van 10 tot 11 uur een afspraak hebben op de ene locatie en van 11 tot 12 uur op de andere locatie. Dat is fysiek onmogelijk. Plan reistijd in, dat geeft je een reëel beeld van hoe je week eruit ziet.
Houd je aan de afspraken die je met jezelf maakt. Veel mensen plannen tijd in om aan een taak te werken. Maar zodra er een vergaderverzoek komt, laten ze die taak zo weer vallen. Als je taken inplant in je agenda heb je een afspraak, ook al is het een afspraak met jezelf. Bewaak die tijd. Anders kun je taken beter helemaal niet inplannen in je agenda.
Bekijk tijdens je Wekelijks Onderhoud je agenda kritisch op de afspraken die je hebt staan. Op het moment dat je een afspraak maakt heb je niet altijd een goed overzicht van hoe je week in elkaar zit. Neem tijdens je Wekelijks Onderhoud de tijd om je agenda kritisch te bekijken. Check welke afspraken je zou willen afzeggen of uitstellen en maak daar Eerstvolgende Acties van.
Wil je meer ruimte in je agenda? Blok dan nu tijd om aan je Eerstvolgende Acties te werken.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.