Elke 14 dagen schrijft expert in slimmer werken, Taco Oosterkamp, een artikel met praktische tips en ideeën over werken met minder stress en méér effect.

Vul hieronder uw e-mailadres in en druk op de knop om deze handige tips voortaan ook te krijgen:

Bespaar veel werk met slimme documenten

Taco Oosterkamp, vrijdag 20 oktober 2006

plaats dit artikel op NUjij

Domme documenten kosten teveel tijd

Kenniswerk is voor een groot gedeelte documentenwerk. Er wordt heel wat afgeschreven op een gemiddelde werkdag!

Computers hebben dat een stuk simpeler gemaakt dan vroeger. Met de typemachine waren de mogelijkheden een stuk beperkter. Maar toch worden veel functies van moderne tekstverwerkers maar weinig gebruikt.

Neem nou het netjes maken van de layout van een document. Dat kost vaak veel tijd. Koptekst, voettekst, het juiste lettertype, een goede regelafstand, paginanummers – op de één of andere manier betrap je jezelf er al snel op, dat je alles elke keer weer opnieuw moet instellen. En het is ook typisch zo'n klusje, wat de meeste mensen niet vaak genoeg doen om het écht goed in de vingers te krijgen.

Volgens het tweede axioma van Taco ("Als het teveel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet") betekent dat, dat veel documenten er maar een beetje afgeraffeld uitzien.

Bespaar veel werk met slimme documenten (sjablonen)

Als je wilt werken met meer effect, moet het simpel zijn om een goed opgemaakt document te maken, zodat het daarna ook beter en sneller gelezen en verwerkt kan worden.

Zou het niet mooi zijn, als je al die mooie layoutdingen één keer kunt instellen en er dan voor altijd vanaf bent? Het mooie is, dat de oplossing heel simpel is. In Microsoft Word is het maken van een sjabloon echt niet ingewikkeld. Alleen is dat een goedbewaard geheim, wat maar weinig mensen kennen.

Als je voor elk type document wat je regelmatig maakt een apart sjabloon bouwt, kost het je nu een uur werk, maar ben je vervolgens de rest van je leven van het gezeur af.

Hoe maak je een nieuw sjabloon in Microsoft Word?

1. Open in Word een nieuw, leeg document.
2. Voeg alle opmaak toe die je voor een bepaald type document wilt gebruiken. Denk dan aan kopteksten, voetteksten, het lettertype wat je wilt gebruiken voor kopjes en broodtekst (gewone tekst) en de regelafstand.
   Hieronder staat nog wat meer informatie over hoe je dat het handigst doet.
3. Sla als je klaar bent het bestand op via het menu Bestand | Opslaan als…, maar selecteer als het bestandstype: Documentsjabloon (*.dot). Word zal dan als het goed is automatisch de folder op je harddisk selecteren waar alle sjablonen bij elkaar staan. Sla je document daar op.

Hoe gebruik je het nieuwe sjabloon?

De simpelste manier om je nieuwe sjabloon te gebruiken is via het hoofdmenu van Word:

1. Kies Bestand | Nieuw…
2. Je krijgt dan een lijstje met sjablonen te zien, ofwel in een apart scherm, ofwel in een kolom aan de rechterkant van het hoofdscherm.
   In dat laatste geval kun je op de link "Op mijn computer…" klikken om meer sjablonen te zien.
3. Als je één van de sjablonen kiest, opent Word een nieuw bestand met alle opmaak die je hebt ingesteld voor dat sjabloon.

En dat scheelt een heleboel werk!

Hoe maak je de tekst in je document goed op?

Als je leert werken met opmaakprofielen in Word, kun je heel eenvoudig het lettertype aanpassen van alle tekst die met elkaar te maken heeft. Alle kopjes hebben bijvoorbeeld hetzelfde opmaakprofiel, alle standaardtekst ook. Je kunt zelfs nieuwe, eigen opmaakprofielen maken voor soorten tekst die jij vaak gebruikt.

Hoe pas je zo'n opmaakprofiel aan? Een beginnetje:

1. Kies via het hoofdmenu: Opmaak | Opmaakprofielen en opmaak.
2. Selecteer het opmaakprofiel wat je wilt wijzigen (bijvoorbeeld "Standaard") en klik op het pijltje rechts ervan.
3. Kies de optie Wijzigen.
4. Klik op de knop Opmaak links onderaan en kies bijvoorbeeld de optie "Lettertype".
5. Je ziet nu het dialoog waarin je het lettertype compleet kunt wijzigen. Doe dat en klik op de OK knop.
6. Klik op de OK knop om het Opmaakprofiel dialoog te sluiten.
7. Je kunt eventueel het Taakvenster nog sluiten, door op het kruisje rechtsbovenaan te klikken.

Vanaf dat moment krijgt alle tekst met dat opmaakprofiel (bijvoorbeeld "Standaard") het nieuwe lettertype wat jij hebt gekozen.

Tien minuten werk voor veel plezier

Probeer het eens uit! Een simpel sjabloon maak je in tien minuten.

Nog een paar weken, dan is alweer de laatste meereffect training van dit jaar in de open inschrijving.
Maak nog dit jaar een start met méér doen met minder tijd, én minder stress — meld je nu aan!

Kijk ook op onze website: www.meereffect.nl

plaats dit artikel op NUjij

© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.

Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier, op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft ook weten waar je het artikel plaatst.

De complete verwijzing moet zijn:

"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken. Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer artikelen over slimmer werken."