Op een simpele manier je projecten beheren
Taco Oosterkamp, maandag 3 november 2008
plaats dit artikel op NUjij
Ingehaald door je deadlines
In drukke periodes kan het zijn dat je de grote lijnen wel eens uit het oog verliest. De dagelijkse acties krijg je wel gedaan, maar daar houdt het dan ook wel mee op. Je komt er nauwelijks aan toe om even stil te staan en vanaf een hoger level naar je werk te kijken.
Wanneer dat week na week na week na week zo is, loop je het levensgrote risico dat je wordt ingehaald door allerlei deadlines. Je richt je nou eenmaal puur op de korte termijn acties en ziet daardoor deadlines niet meer aankomen. En opeens moet je keihard werken om die ene belangrijke deadline toch nog te halen. Of de mensen om je heen beginnen te mopperen over alles wat je nog had moeten doen.
Vaak kom je er dan te laat achter dat je projecten bijsturing nodig hadden. Je hebt iets opgestart, maar komt er niet aan toe om de voortgang goed in de gaten te houden. Of het project loopt lekker door, maar helaas net in de verkeerde richting. En probeer dat dan nog maar weer eens te fixen…
Een helikopterview over je werk
Hoe zorg je er nou voor dat je wèl continue de grote lijnen in de gaten houdt? In Getting Things Done doen we dat met de Projectenlijst. Dat is een lijst waarin je heel simpel de titels of Gewenste Uitkomsten van al je projecten op een rijtje zet. Wanneer je die lijst elke week even goed doorloopt en checkt of alles nog okay is, verlies je de grote lijnen niet meer uit het oog.
Maar gaat zo'n simpele lijst me dan wel echt helpen?
Veel professionals hebben nooit geleerd hoe ze hun projecten effectief kunnen beheren. Op je vakgebied ben je goed ingewerkt. En een grote kans dat het je prima afgaat om projecten op te starten. Maar hoe je ze vervolgens in de gaten houdt? Daar moet je maar net een vorm voor vinden.
Misschien ben je je er niet eens van bewust dat het nodig is. Je merkt wel dat je behoefte hebt aan meer overzicht en grip op je werk. Maar je hebt er geen idee van hoe een Projectenlijst daar een oplossing voor zou kunnen zijn.
Of het lijkt je domweg teveel werk. Het goed bijhouden van een Projectenlijst moet toch heel veel tijd kosten, niet? Natuurlijk is het fijn om alles goed op een rijtje te hebben, maar die lijst zal dan toch gemaakt en bijgehouden moeten worden. Het lijkt ingewikkeld en je hebt het nou eenmaal al druk genoeg.
Hou het simpel
Wil je toch beginnen met zo'n Projectenlijst? Begin dan eerst met een übersimpele versie. Per slot van rekening: als het teveel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet.
Je zou bijvoorbeeld zo kunnen beginnen:
1. Inventariseer: schrijf domweg al je projecten in een lijst onder elkaar. Dat kan een aparte takenlijst in Outlook zijn, of een aparte tab in een spreadsheet. Maar je kunt de lijst ook prima op papier maken.
2. Formuleer vervolgens voor elk project jouw Gewenste Uitkomst. Wanneer ben jij succesvol? Wanneer heb jij je werk goed gedaan? Die Gewenste Uitkomst gebruik je voortaan als titel van je project op je lijst. Die Gewenste Uitkomst kun je voortaan ook gebruiken voor de taken die bij dat project horen op je Eerstvolgende Acties lijst. En het helpt je om je doel voor ogen te houden!
3. Formuleer je projecten aantrekkelijk. Je loopt harder voor een project als je er ook echt zin in hebt. Het helpt om er dan een emotie aan te hangen, bijvoorbeeld: 'fantastisch festival neergezet'. Lees ook mijn artikel Voeg wat emotie toe aan je Gewenste Uitkomst.
4. Haal dan alle simpele projecten van de lijst. Simpele projecten kun je prima via je andere lijsten bijhouden, zoals ik in dit artikel beschreven heb: Projecten - hoe werkt dat in GTD?.
5. Check de lijst één keer per week tijdens je Wekelijks Onderhoud. Op dat moment bepaal je welke acties je de komende week voor dat project gaat doen. De acties zet je vervolgens op je lijst met Eerstvolgende Acties.
Lijkt dit te makkelijk? Moet het niet een stuk complexer? Met planningen, doorlooptijden en milestones? Ja, dat geldt vast voor sommige van je projecten, maar als je nu helemaal geen lijst hebt kun je beter simpel beginnen. Complexer maken kan altijd nog als je eenmaal op gang bent.
Een lijst die bij je past
Maak een Projectenlijst die bij je past. Voor sommige mensen werkt het niet om een simpele lijst bij te houden. Dat geeft te weinig overzicht, is niet visueel genoeg of gewoon te saai.
Probeer dan eens iets anders:
- Hou je projecten bij op post-its aan de binnenkant van een hangmap.
Leg een hangmap als een opengeklapt boek voor je. Plak post-its met daarop je projecten in de map. Hangmap weer dicht en klaar! Met dat je de map openklapt heb je het overzicht. En je kunt je projecten ook nog eens makkelijk verschuiven en groeperen.
Maar hoe hou je dan per project je planning bij?
Voor echt complexe projecten wil je vaak van tevoren een overzicht van alle acties en de planning die je daarvoor nastreeft. Zo'n projectplanning kun je het beste in een apart document maken, of het nou een Worddocument, mindmap, Ganttchart of ander projectdocument is. Bij dit soort grote projecten heb je een projectmethodologie nodig, die Getting Things Done niet biedt.
Die projectplanning bewaar je in de map van dat project, digitaal of op papier. Tijdens je wekelijks onderhoud pak je die planning erbij en kies je de acties die je de komende week wilt doen. Die acties zet je dan weer op je Eerstvolgende Actieslijst.
Begin met een simpel lijstje
Wil jij ook starten met een Projectenlijst? Begin dan met een simpel lijstje op papier van alle projecten die je nu hebt lopen. Dat kost tien minuten, één A4-tje en een paar druppels inkt.
De meereffect training: leer in één dag hoe slimmer werken werkt
Hier begint meereffect mee: een ééndaagse training waar je het Getting Things Done systeem uitgelegd krijgt, maar er ook vast mee begint te werken. Omdat je daarna vast nog tegen problemen aanloopt krijg je gratis toegang tot onze uitgebreide kennisbank met e-learning, tientallen artikelen, veelgestelde vragen en antwoorden en de mogelijkheid om ook zelf vragen te stellen. Voor complete teams hebben we speciale teamprijzen.
Duidelijke uitleg, concreet, direct toepasbaar, enthousiaste presentatie.
Ellis Sprokel, Algemene Pensioenen Groep
Ik had het boek GTD gelezen en paste de principes 'halfslachtig' toe. Van vandaag heb ik geleerd, dat ik nog veel meer tijd én rust kan vinden!
Ger Peeters, ROC Eindhoven
— 14 november 2008: meereffect training — Dorint Sofitel Schiphol
— 20 november 2008: meereffect training — Hilton Rotterdam
— 25 november 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Outlook op krachtstroom: Supersnel je inbox leeg (en krijg het boek gratis)
Voor iedereen die Microsoft Outlook gebruikt om z'n e-mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. En het nieuwste boek van Taco, 'Elke dag je hoofd en inbox leeg', krijg je gratis bij deze sessie.
Praktische/bruikbare en gebruiksvriendelijke tips om meteen mee aan de gang te gaan.
Sharon Esseboom, Eduvier Onderwijsgroep
Veel praktische oplossingen, makkelijk te implementeren.
Jet Poels, Hoofd A&O
— 11 november 2008: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Domstad Utrecht (10 minuten van de A12 en op loopafstand van Utrecht Centraal station)
— 16 december 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Seats 2 Meet Utrecht
Lees alles over de Outlook sessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Getting Things Done & Apple
Je werkt met een Apple computer en wilt dat graag zo slim en effectief mogelijk doen. En je werkt, of wilt gaan werken, met het Getting Things Done systeem van David Allen. Bovendien heb je geen zin of tijd om zelf alle ins en outs uit te zoeken. Met onze Apple en Getting Things Done avondsessie leert u in één avond meer dan in een week zelf zoeken!
Voor 12 februari hebben we weer een Apple avondsessie gepland.
Lees alles over de Apple sessie met Fokke Kooistra
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."