Een leeg bureau helpt
Taco Oosterkamp, dinsdag 20 mei 2008
plaats dit artikel op NUjij
Papieren, papieren, papieren. Het paperless office is nog lang niet overal doorgedrongen. En zelfs mensen die het grootste gedeelte van hun werk per e-mail afhandelen, kunnen uitgebreide verzamelingen boeken, tijdschriften, elastiekjes, marketingspullen en andere spullen om zich heen verzamelen. Het probleem daarmee is dat spullen voor afleiding kunnen zorgen — niet handig wanneer je geconcentreerd en in flow wilt werken.
Onrust in je hoofd
A clean desk is a sign of a cluttered mind. Nou — mooi niet! Spullen op je bureau kunnen zorgen voor onrust in je hoofd. Alles wat je ziet vraagt namelijk aandacht. Sommige spullen liggen er al zolang, dat je ze niet eens meer opmerkt. Je bewustzijn filtert de aanwezigheid van die enorme stapel papieren op de hoek van je bureau. Maar voor je onderbewustzijn geldt dat niet. Wanneer je in flow wilt werken is het prettig om je te kunnen focussen op de klus waar je mee bezig bent. Dan maak je het jezelf onnodig moeilijk als er van alles op je bureau rondslingert. Pas wanneer die stapels en al die spullen eenmaal zijn opgeruimd, voel je een 'onverklaarbare' rust op je werkplek.
Voor lief nemen
Veel mensen nemen een onrustige werkomgeving voor lief. We hebben al snel de neiging ons alleen te richten op de inhoud van het werk en niet na te denken over hòe we ons werk prettig kunnen doen. En dat terwijl je met een paar kleine aanpassingen je werkplezier vaak al een stuk kunt verhogen.
Langzaam archiveren = niet archiveren
Wanneer je archiefsysteem niet goed werkt, kost het veel teveel tijd om iets op te bergen. Het tweede axioma van Taco luidt: "Wanneer het je teveel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet." — en dat geldt zeker voor archiveren. Sommige mensen moeten flink wat meters maken voordat ze eindelijk bij hun archiefkast zijn. Of je moet de bureau's van je collega's langs om een perforator te vinden waarmee je gaatjes kunt maken om iets in een ordner te stoppen. Hoe lastiger het is om iets te archiveren, hoe groter de kans dat het materiaal op een stapel 'te archiveren' terecht komt. En dan is het nog maar de vraag of er vrijdagmiddag wel tijd is voor dat archiveerwerk.
Om je bureau leeg te kunnen houden is een snel werkend archiefsysteem onmisbaar. De papieren die je verzamelt moeten zo snel mogelijk hun vaste plek krijgen. Zorg dus dat je iets binnen een minuut kunt archiveren.
In de afgelopen jaren schreef ik al eerder over de praktische kant van archiveren:
> Hoe je horizontale stapels verticaal maakt
> Een goed archief is het halve werk
> Een goed archief in 7 stappen
Geef je spullen een plek
Je maakt het jezelf makkelijk door al je spullen een vaste plek te geven. Je hoeft dan niet meer steeds na te denken over waar je iets neerlegt of opbergt en al helemaal niet meer over waar je je spullen weer terug kunt vinden als je ze nodig hebt.
Mijn telefoon ligt thuis en op kantoor steeds op dezelfde vaste plek, m'n portemonnee zit in hetzelfde vakje en alle papieren die ik ergens onderweg krijg gaan in het rode mapje om later uit te zoeken.
Ik geef toe: het maakt het zoeken naar je spullen minder spannend, maar het scheelt ook een boel stress op het moment dat je het net niet kunt gebruiken!
Eerst een klein beginnetje?
Om nou meteen alles compleet op te ruimen is misschien wat veel gevraagd. Vooral als je het druk hebt. Maar je zou eens kunnen kijken naar de punten waar het steeds vastloopt. Waar zitten voor jou de bottlenecks bij het archiveren en opruimen? Kijk eens naar het fysieke systeem wat je gebruikt: hoeveel tijd kost het je om iets te archiveren? Waar loop je tegenaan? Kun je die pijnpunten misschien eenvoudig oplossen?
Wat ligt er allemaal om je heen wat gewoon meteen de prullenbak in kan? Misschien heb je nog stapels oude kranten, verbogen paperclips, uitgerekte elastiekjes, vuile koffiekopjes en verfrommelde post-its om je heen verzameld. Je wilt niet weten wat wij op sommige werkplekken tegenkomen.
Maar let ook eens op je eigen mentale blokkades. Als je niet graag archiveert: hoe komt dat dan? Wat is het precies waar je geen zin in hebt of waar je bang voor bent? En kun je daar wat aan doen?
Investeer één dag in een helder hoofd en een lege inbox
Nog geen week verder is mijn hoofd al leeg!!! De verwerking loopt nog wat stroef (ik merk dat ik nog applicatievaardigheden mis), maar alle stuff is uit mijn hoofd en staat op de lijst. Sinds dit weekend, waarin ik ook thuis de boel heb kunnen organiseren, voel ik me super.
Maria Bom, Royal Haskoning
Compleet systeem dat je hele workflow omvat. Concreet, praktisch.
Daan Schoonhoven, Buiten-Beeld
— 26 mei 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 13 juni 2008: meereffect training — Hotels van Oranje (Noordwijk)
— 24 juni 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
— 1 juli 2008: meereffect training — Hilton Royal Parc Soestduinen (bij Utrecht)
Lees alles over de meereffect training
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
meereffect is sponsor van het Nederlands Dans Theater. Wanneer je je aanmeldt voor de meereffect training, krijg je van ons niet alleen een uitstekende training, maar ook nog eens twee kaarten voor een voorstelling. Daarmee willen we de dansers aanmoedigen, de choreografen en alle andere medewerkers van het NDT die op wereldtop-niveau innoveren, om met hart en ziel door te dansen en de rest van ons te inspireren.
Supersnel je inbox leeg met Microsoft Outlook
Als jij Microsoft Outlook gebruikt om je mail te lezen, is onze Outlooksessie waarschijnlijk een eye-opener. Hoe lang je Outlook ook al gebruikt, Taco Oosterkamp laat je nieuwe dingen zien over hoe ook jij in no-time je e-mail inbox leeg kunt maken. Taco is als columnist op de Ondernemerswebsite van Microsoft.com de ideale trainer om je dat te leren. En het nieuwe boek van Taco "Elke dag je hoofd en inbox leeg" krijg je gratis bij deze sessie.
Door het werken met sneltoetsen en GTD gaat het leeghalen van mijn inbox automatischer en sneller en kost het me minder energie. Dus heb ik meer lol en energie over voor de andere zaken die ik belangrijk vind.
Sander Buhrman, NUON
Nadat ik datgene wat ik leerde op de Outlooktraining heb geimplementeerd, ben ik vele malen sneller geworden in het verwerken van mijn mail en het terugvinden van correspondentie. Ik ben blij verrast door de enorme extra meerwaarde van de Outlooktraining bovenop de 'gewone' meereffect training. De meereffect training heeft me geleerd om zo effectief mogelijk te werken, de Outlooktraining heeft met daarbij een hoge snelheid opgeleverd.
Linda Spaanbroek, Alle Dagen Pauze
— 19 juni 2008: avondsessie Outlook en Getting Things Done — Aristo Utrecht (5 minuten van de A12 en de A27 en vlak naast NS station Utrecht Lunetten) (volgeboekt)
— 5 augustus 2008: middagsessie Outlook en Getting Things Done — Domstad Utrecht (10 minuten van de A12 en op loopafstand van Utrecht Centraal station)
Lees alles over de Outlook Avondsessie met Taco Oosterkamp
Schrijf jezelf en je collega's meteen in
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."