Prioriteiten stellen met Getting Things Done
Taco Oosterkamp, dinsdag 17 augustus 2010
Ben je het zat om prioriteiten te stellen waar je je vervolgens niet aan kunt houden? Je steekt er af en toe flink wat tijd in; je taken op een rijtje zetten en dan kiezen welke de meest belangrijke zijn. Je zet ze in een mooie hiërarchie met nummers of letters. Of je plant taken meteen in je agenda. Uiteindelijk heb je weer helder wat je de komende dagen te doen staat. Maar dan valt de dagelijkse praktijk als een koude douche over je heen. Je baas dropt een extra klus bij je, een collega wordt ziek of er gaat iets mis in de productie. Daaag prioriteiten!
De belangrijkste taken in een paar minuten helder
Getting Things Done, het systeem waar wij klanten blij mee maken, helpt je om prioriteiten te stellen en tegelijk ook flexibel te blijven in wat je doet. Voor een kenniswerker is prioriteiten stellen belangrijk; het geeft overzicht en zorgt dat je je doelen voor ogen houdt. Maar het scheelt heel veel stress als je niet in een paar uur, maar in een paar minuten helder hebt wat de belangrijke taken zijn. En als je je kunt houden aan je prioriteiten, ook al komt er van alles tussendoor.
Het is lastig om je aan een strakke planning te houden
Veel mensen zijn gewend om dichtgetimmerde planningen te maken. Ze hebben geleerd om A-, B- en C- prioriteiten te stellen. Of ze maken uitgebreide weekplanningen. Sommige mensen schrijven alle taken tot op de minuut in hun agenda. Maar als je flexibel wilt blijven, kan zo’n planning gaan werken als een keurslijf. De kans is dan groot dat je je niet aan je eigen planning houdt. En dat is weer zonde van alle tijd die je erin hebt gestoken.
Hoe je flexibel kunt plannen
Hoe kun je dan prioriteiten stellen waar je je wèl aan kunt houden? In Getting Things Done is prioriteiten stellen ingeweven in het systeem.
Je gebruikt verschillende lijsten om je taken bij te houden. Die lijsten geven al een bepaalde prioriteit aan. In je agenda staan bijvoorbeeld alleen taken die op een specifieke dag of tijd moeten gebeuren. Alle taken die je deze week wilt doen zet je op je Eerstvolgende Acties lijst. Maar dingen waar jij alleen op wacht staan op hun eigen lijst; de Wachten Op lijst. En taken die je wel wilt doen maar niet aankomende week zet je op je Later/Misschien lijst. De lijsten waar je nu mee werkt zijn dus al behoorlijk schoon.
Wanneer je stuff verwerkt stel je meteen de prioriteit vast voor de nieuwe taken die je leven binnenkomen. Je zet de taken op de lijst die past bij de prioriteit die je aan een taak wilt geven. Wil je aankomende week met een taak aan de slag dan zet je die op je Eerstvolgende Acties lijst. Kan het nog wel wachten dan zet je ‘m op je Later/Misschien lijst. De keuze die je op dat moment maakt kun je later makkelijk weer veranderen; je verplaatst de taak dan gewoon naar een andere lijst. Maar op grote lijnen is het heel helder.
Tijdens je Wekelijks Onderhoud stel je prioriteiten voor de komende week. Je loopt dan al je lijsten langs en je weegt de taken tegen elkaar af. Omdat je dagelijks stuff verwerkt, staan al je taken in je systeem. Je hoeft dus niet eerst een overzicht te maken, want dat heb je al. En dat maakt het makkelijk kiezen. Je stelt steeds een ander ‘menu’ samen uit je taken. Alles wat je aankomende week wilt doen zet je op je Eerstvolgende Acties lijst.
In je agenda staan alleen de datum- en tijdgebonden taken. Dat geeft je in één oogopslag een overzicht van wat je op een dag móet doen. Als je om tien uur een afspraak hebt, valt daar weinig aan te prioriteren. En als je iemand beloofd hebt dat je maandag terug zal bellen, dan moet je dat maandag doen. Als je aan het begin van de dag in je agenda kijkt, zie je dus meteen de taken die aan het eind van de dag gedaan moeten zijn.
Met je Eerstvolgende Acties kun je wèl schuiven. Die taken kun je flexibel indelen tussen je agenda afspraken door. Je maakt geen planning voor je Eerstvolgende Acties. Je hebt besloten dat je die acties aankomende week wilt doen, maar wannéér je ze precies doet, bekijk je per moment. Als je tien minuten de tijd hebt, kies je bijvoorbeeld voor het schrijven van wat korte mailtjes. Als je een uur door kunt werken, begin je aan het schrijven van een beleidsplan. En als er iets tussendoor komt is er geen man overboord. Je actie blijft gewoon op je lijst staan totdat je ‘m alsnog klaar hebt.
Ik schoon mijn Eerstvolgende Acties lijst dagelijks op. De Eerstvolgende Acties lijst is de lijst waar ik elke dag uit werk. Omdat ik dagelijks stuff verwerk komen er ook elke dag nieuwe taken bij te staan. Als ik taken tegenkom waarvan ik toch denk dat ik er niet aan toe ga komen deze week, zet ik ze alsnog op mijn Later/Misschien lijst. Op die manier blijft mijn Eerstvolgende Acties lijst lekker up to date.
De taken die ik op een dag wil doen markeer ik met prioriteitstekens. Ik vind het prettig om aan het begin van de dag te kiezen welke taken ik die dag af wil ronden. Die taken geef ik het ‘prioriteitsuitroepteken’. Omdat ik mijn takenlijst in Outlook op dat veld heb gesorteerd staan ze daarna automatisch bovenaan mijn lijst. De volgende dag kies ik weer net zo makkelijk een ander ‘dagmenu’.
Wil je overzicht hebben over je prioriteiten? Neem dan even een paar minuten de tijd om een Eerstvolgende Acties lijst te maken. Zet vanaf nu de taken die je aankomende week wilt doen op die lijst.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.