Rust in je hoofd met Getting Things Done

Marleen Kruyswijk, dinsdag 16 augustus 2011

Veel mensen doen aan time-management, maar blijven zich toch onrustig voelen. Een weekplanning maken, A-, B- en C-prioriteiten stellen, het kwadrant van Eisenhouwer invullen, het geeft grip op je tijd. Maar nog steeds kan het lastig zijn om je werk ècht los te laten als je ’s avonds thuis op de bank ploft. In je hoofd maalt het door. ‘Niet vergeten die klant terug te bellen’, ‘ik moet er wel aan denken om postzegels te kopen’, ’hoe zit het eigenlijk met die nieuwe brochure?’. Af en toe vraag je je af waar de ‘uit-knop’ voor je gedachten zit.

De zon op je huid

Dat kan anders.

Het geeft een stuk meer rust als je zeker weet dat je niets vergeet. Je hoeft niet meer in de gaten te houden wat je moet doen en dat zorgt voor ruimte in je hoofd. Je kunt weer echt naar iemand luisteren als je bij de koffie automaat staat. Je voelt de zon op je huid als je naar buiten loopt. En als je ’s avonds je bed in duikt, val je meteen in slaap. Heerlijk…

Mijn hoofd zit vol

Wat is er aan de hand?

Veel time-managementmethodes helpen maar tijdelijk. Op het moment dat je een planning hebt gemaakt, heb je overzicht. Maar hoe verwerk je de e-mails en taken die daarna weer binnenkomen? Zolang je niet een manier hebt om de constante stroom van informatie goed te verwerken, voel je je binnen no-time wéér overspoeld.

Je werk gebeurt vooral in je hoofd. Het draait in je werk niet om typen, bellen en praten. Waar het om gaat zijn de projecten en producten waar je aan werkt of de ondersteuning die je biedt. De kern van je werk speelt zich dus af in je hoofd. En dat hoofd gaat ’s avonds gewoon mee naar huis. Logisch dat het dan lastig is om je werk los te laten.

Je onderbewuste helpt je herinneren aan ‘open loops’. Je kiest er niet voor om ’s avonds nog aan je werk te denken. Dat zou je liever niet doen. Maar toch gebeurt het. Waar je last van hebt, is je ‘onderbewuste’. Je onderbewuste is zo vriendelijk om bij te houden waar je nog ‘losse eindjes’ hebt: de notulen die je uit zou werken, een ontwerp wat je nog niet af hebt en dat telefoontje wat je nog moet plegen. En juist op het moment dat je wilt ontspannen grijpt je onderbewuste de kans om die losse eindjes in je gedachten te brengen. Niet handig.

Hoe je je onderbewuste te slim af bent

Hoe krijg je wèl rust in je hoofd? Je hebt een manier nodig om alle informatie die je leven binnenkomt goed te verwerken. En wel zo goed dat je onderbewuste het opgeeft om je te helpen herinneren. Getting Things Done is zo’n manier. Ik heb een paar principes uit Getting Things Done voor je op een rijtje gezet:

Je hebt een honderd procent betrouwbaar systeem nodig. Pas als je onderbewuste ervan overtuigd is dat je geen taken vergeet, zal hij het opgeven om je te helpen herinneren. Dat werkt vaak al zo met een agenda. Als je één agenda hebt waar al je afspraken in staan, maak je je geen zorgen over waar je donderdag om 14 uur moet zijn. Je onderbewuste valt je daar niet mee lastig, want die afspraak staat in je agenda. Als je zo’n zelfde systeem hebt voor alles wat je moet doen, wordt het weer rustig in je hoofd.

Dat systeem moet wel buiten jezelf zijn. Als je to-do lijsten in je hoofd maakt, gaat je onderbewuste zich er weer mee bemoeien. ‘Niet vergeten om…’ Kies dus een plek buiten jezelf waar je je systeem in gaat bijhouden. Dat kan bijvoorbeeld in Outlook, Excel of Evernote. En zorg dat je de taken die je bedenkt zo snel mogelijk opschrijft en in je systeem stopt zodat het 'uit je hoofd' is.

Je zult Getting Things Done consequent toe moeten passen. Als je niet consequent bent, zal je onderbewuste het weer van je overnemen. Al zijn het maar drie dingen die je niet in je systeem hebt staan, je zult merken dat je onderbewuste je aan die drie dingen weer gaat helpen herinneren. Zet dus alle nieuwe taken dagelijks in je Getting Things Done lijsten. En doe trouw een Wekelijks Onderhoud. Dan hou je de onrust buiten de deur.

Check of onze compacte, ééndaagse meereffect training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor jou is. Of lees over onze duizenden klanten en hoe we hen blij maken.

© Copyright 2005-2012 by meereffect, alle rechten voorbehouden.