Hoe je horizontale stapels verticaal maakt
Taco Oosterkamp, zaterdag 7 juli 2007
plaats dit artikel op NUjij
Op 19 juli organiseren we een extra Outlook avondsessie.
De training hoe Outlook optimaal te gebruiken in combinatie met GTD heeft mij zeer geholpen. Het wordt nu een sport om zo efficiënt mogelijk om te gaan met Outlook en zo een optimaal rendement te halen uit de mogelijkheden en mijn tijd. Taco is daarbij zeer inspirerend door zijn verrassende kijk op zaken, brede kennis en enthousiasme. Een aanrader! —Annemiek van de Laak (Afdelingshoofd Organisatie & Informatisering, Pensioenfonds Horeca & Catering)
Hoe je horizontale stapels verticaal maakt
Snel en slim archiveren is een vak apart. Tijdens de training besteden we daar aandacht aan. Het is elke keer weer grappig om te zien hoe iemand twee minuten loopt te worstelen met een ordner, terwijl ik in 20 seconden een nieuwe map maak en klaar ben.
Al eerder schreef ik over het belang van archiveren in dit artikel en in dit artikel.
Nieuw! Arnato starterspakket
Zelf werken wij al bijna tien jaar met het Arnato systeem van de firma Jalema.
Ik vind dat een plezierig systeem om mee te werken, omdat:
- Je geen gaatjes hoeft te maken om iets te archiveren.
- De zijkanten van de mappen half-dicht zijn, zodat er geen papieren uitvallen als je rondloopt.
- De mappen geen uitstekende haakjes hebben die zich begraven in je kleding.
- Ze worden opgehangen aan een profiel wat je bijvoorbeeld ook in een antieke kast kunt hangen (handig in de huiskamer). Dat lukt met gewone hangmappen niet.
- Dit soort mappen veel minder ruimte innemen dan ordners.
- Je heel eenvoudig één map per onderwerp kunt maken, net als met hangmappen.
Het grote nadeel is de website waar je deze mappen kunt bestellen. Daarom hebben we Jalema voorgesteld om een starterspakket samen te stellen voor onze klanten. En dat hebben ze gedaan.
In deze flyer (pdf) staan twee starterspakketten beschreven met een faxformulier (maar je kunt ook e-mailen). Zelf zou ik je pakket nummer 2 aanraden. Kijk rustig of het wat voor je is en doe ze bij Jalema de groeten!
Voor de helderheid: wij verdienen er niets aan wanneer je dit starterspakket koopt. Het is domweg ons eigen enthousiasme en de overtuiging dat je als lezer van deze artikelen hier iets mee op kunt schieten.
Manilla folders
Als je het boek Getting Things Done hebt gelezen, heb je gezien dat David Allen met simpele "Manilla folders" werkt. Dat zijn gewoon kartonnen mappen zonder enig hangsysteem.
Die kun je onder andere bij Viking Direct vinden, maar dan moet je wel weten, dat ze daar binnenmappen heten (bijvoorbeeld artikelnummer QH7-49510-GL).
David zet die mappen rechtop in een bureaula. Achter in die la zit dan een beugel die de hele rij mappen tegenhoudt, zodat ze niet omvallen. Ik ken geen leverancier die dit soort lades in Nederland kan leveren. Dus dat wordt dan toch een middagje Gamma-en, als je dat wilt.
Slimme schriftjes
Nu ik toch bezig ben met het aanbevelen van papierwaren.
De slimme schriftjes het merk "Adoc" of het merk "Atoma" gebruiken we nogal eens bij klanten die graag het systeem op papier willen gebruiken. De vellen uit deze schriftjes kun je namelijk uit het schriftje halen en dan op een andere plek in het schrift weer terugplaatsen.
Adoc schriften
Atoma schriften
Agenda
- 19 juli: extra ingeplande avondsessie Outlook en Getting Things Done in Bunnik (Werk sneller dan ooit je inbox leeg)
- 7 augustus: meereffect training — Amsterdam (Dan heb je tijdens de vakantie in elk geval tijd om je bureau leeg te ruimen)
- 20 september: meereffect training — Utrecht
- 27 september: avondsessie Apple en Getting Things Done in Utrecht
- 4 oktober: avondsessie Outlook en Getting Things Done in Utrecht
- 17 oktober: meereffect training — Amsterdam
- 12 november: meereffect training — Utrecht
- 6 december: meereffect training — Rotterdam
Stuur deze artikelen rustig door naar vrienden, collega's, of andere mensen die er plezier aan kunnen beleven. Op onze website kunnen ze zich dan zelf aanmelden voor een gratis abonnement.
plaats dit artikel op NUjij
© Copyright 2005-2010 by meereffect, Alle rechten voorbehouden.
Voel je vrij om dit artikel in z'n geheel of gedeeltelijk te gebruiken op papier,
op een website of in een e-zine, zolang je ook maar de complete verwijzing die hieronder
staat opneemt. Dus inclusief een live link naar onze website. Laat ons alstjeblieft
ook weten waar je het artikel plaatst.
De complete verwijzing moet zijn:
"(C) Copyright Taco Oosterkamp, expert in slimmer werken.
Surf naar http://www.meereffect.nl voor meer
artikelen over slimmer werken."