Slimmer werken met contexten in je takenlijst
Veel mensen hebben een heel lange takenlijst. En als je bijvoorbeeld honderd taken op je lijst hebt staan, duurt het wel even voordat je die überhaupt alleen al hebt doorgelezen. Dat maakt het lastig om snel de beste keuze te maken over wat je gaat doen.
Een lange takenlijst kan er ook voor zorgen dat je over taken heen leest. Je hebt bijvoorbeeld op je lijst staan dat je van kantoor een rapport mee wilt nemen. Dat zou je mooi nog even kunnen lezen als je in de trein onderweg bent naar een klant. Maar als je dan in de trein zit ontdek je dat je het vergeten bent. Niet handig.
Rust over wat je aan het doen bent
Met Getting Things Done kun je in één oogopslag zien wat de taken zijn die je nu kunt doen. Dat scheelt enorm veel tijd. Je hoeft niet meer zeventig acties door te kijken. En toch zie je geen taken over het hoofd.
Veel takenlijsten hebben geen heldere sortering
Het heeft geen zin om taken te lezen die je nu niet kunt doen. Stel je voor dat je in de auto zit. Dan hoef je niet na te denken over of je thuis de garage op gaat ruimen. Het zorgt alleen maar voor 'ruis' als je die taak dan toch op je lijst ziet staan.
Veel mensen hebben hun takenlijst gesorteerd op onderwerp. Er staat bijvoorbeeld per project welke taken je moet doen. Als je dan wilt weten welke taken je alleen maar op kantoor kunt doen zul je die nog uit je lijst moeten filteren.
In één oogopslag zien wat je kunt doen
Hoe maak je je takenlijst overzichtelijker? Ik heb gemerkt dat het veel prettiger werkt om mijn takenlijst onder te verdelen naar context. Dat geeft me een snel overzicht van de taken die ik kan doen op de plek waar ik ben. Als ik op kantoor ben hoef ik alleen maar te kijken naar de kopjes 'kantoor', 'overal' en 'pc'. De taken die onder de andere contexten staan zijn op die plek niet relevant. In Outlook kan ik die dan heel makkelijk dichtklappen.
Je takenlijst sorteren op context is een idee wat bij David Allen vandaan komt. Hij zegt: ‘De context is het hulpmiddel, de locatie of de persoon die ervoor nodig is om de actie uit te voeren’. Een aantal veel gebruikte contexten zijn bijvoorbeeld:
- Bellen
- PC
- Boodschappen
- Kantoor
- Thuis
- Lezen/beoordelen
Kies de contexten die passen bij jouw situatie. Niet iedere context zal voor jou van toepassing zijn. Als jij in je werk nooit hoeft te bellen, dan heb je geen kopje 'Bellen' nodig. En als jij je Getting Things Done systeem niet voor je privéleven gebruikt zul je niet de contexten 'Boodschappen' en 'Thuis' in je lijst zetten. Aan de andere kant zal er misschien een context voor jou van toepassing zijn die niet in dit lijstje voorkomt.
Je kunt de contexten ook invullen naar het soort werk dat je doet. Als je van acht tot vijf achter je PC zit heb je aan indeling die hierboven staan niet zoveel. Maar je kunt dan wel een andere indeling maken, bijvoorbeeld: ‘bellen’, ‘googlen’, ‘creatief werk’, 'administratief werk' of ‘overleggen’. Je bundelt dan dezelfde soort klusjes en dat werkt sneller. Net als bij een lopende band: dezelfde handelingen achter elkaar doen levert tijdwinst op. Je hoeft dan minder te schakelen.
Mensen met weinig energie (bijvoorbeeld als je een stofwisselingsafwijking of andere aandoening hebt) kunnen veel baat hebben bij contexten door ze te gebruiken naar hoeveel energie ze voor een taak nodig hebben. De taken waar je weinig energie voor nodig hebt zet je onder ‘S’ (small), taken waar je meer energie voor nodig hebt onder ‘M’ (medium) en taken waar je veel energie voor nodig hebt onder ‘L’ (large). Trouwens, ook als je lijf wel normaal werkt, kun je gemak hebben van een context 'braindead' voor net na de lunch.
Andere indelingen zijn bijvoorbeeld 'introvert' voor taken die je rustig en geconcentreerd in je eentje doet en 'extravert' voor taken die je met anderen doet. Of de context 'zon' voor taken die je buiten kunt doen en de 'regen' voor taken die je binnen doet.
Maak ook contexten voor de personen met wie je vaak overleg hebt. Het werkt prettig om overlegpunten per persoon op een apart lijstje te verzamelen. Op het moment dat je die persoon spreekt heb je al je punten al bij elkaar. En dat kun je natuurlijk ook doen voor de standaard vergaderingen die je hebt.
Werk je op papier, gebruik dan minimaal één bladzijde per context. Dat is handig voor als het blaadje vol is. Je zit dan niet met blaadjes die je niet weg kunt gooien omdat er nog iets van een andere context op staat.
In Outlook en in Lotus Notes kun je het categorieën veld gebruiken voor je contexten. In Groupwise kun je met handige scriptjes contexten aanmaken en mensen die met een Mac of in Gmail werken gebruiken vaak tags om hun taken onder te verdelen naar context.
Wil je contexten gaan gebruiken? Neem dan een paar minuten de tijd om te kijken hoe je in jouw e-mailprogramma een context maakt.
|