Let op je focus zone
Taco Oosterkamp, dinsdag 3 augustus 2010
Word je moe van de stapels papier op je bureau? Je hebt bijna geen werkruimte meer en je bent veel tijd kwijt met zoeken. Waar had je die notulen ook alweer gelaten? En de oplader van je mobiele telefoon? Maar het meest vervelende is de onrust. Want wat zat er ook alweer allemaal in die stapels? Verlies je geen belangrijke dingen uit het oog? Af en toe scan je de papieren om jezelf gerust te stellen, maar echt relaxed voelt het niet. Tot het moment komt dat je het helemaal opgeeft en alles negeert wat er op je bureau ligt.
Een leeg bureau geeft helderheid in je hoofd
Als je bureau lekker leeg is en je je documenten altijd terug kunt vinden werkt dat een stuk efficiënter. Je hebt dat rapport van drie weken geleden binnen tien seconden gevonden. Dat dikke beleidsplan kun je weer op je bureau leggen om ‘m door te bladeren. Èn je hebt de rust dat er geen ‘bommetjes’ meer uit je papieren komen. Een leeg bureau geeft helderheid. Niet alleen in je paperassen, maar ook in je hoofd.
Als het teveel moeite kost doe je het niet
Als je niet snel kunt archiveren is de kans klein dat je het volhoudt. Mijn tweede axioma is: ‘als het teveel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet’. De meeste mensen vinden archiveren niet het leukste klusje. En als de perforator dan stuk is of de ordner te vol, dan is de drempel domweg te hoog. Dan denk je: ‘ik berg het later wel op’… Je hebt per slot van rekening genoeg dingen te doen die veeel belangrijker zijn dan archiveren. En dus loopt je bureau weer vol.
Veel mensen focussen op het perfecte terugzoeksysteem. En omdat dat teveel tijd kost, houden ze het niet vol. Je kunt archiveren onderverdelen in vier fasen:
De meeste mensen 'archiveren' veel vaker dan dat ze 'terugzoeken'. Sommige documenten berg je alleen maar op en daarna kijk je er niet meer naar. Veel documenten heb je maar af en toe nodig. Zonde als je dan veel tijd steekt in het perfecte terugzoeksysteem.
Zorg dat je snel kunt archiveren
Hoe werk je die stapels papier weg? En hoe voorkom je dat ze weer terugkomen? Steek energie in fase 1: zorg dat je snel kunt archiveren. Als je binnen een minuut kunt archiveren houd je de drempel voor jezelf laag. De kans dat je blijft archiveren is dan een stuk groter. Een paar tips om je documenten sneller op te bergen:
Let op: deze tips gaan over je persoonlijke archief, thuis of op het werk, niet over het centrale bedrijfsarchief.
- Gebruik als het even kan hangmappen in plaats van ordners. Als je iets in een ordner wilt archiveren moet je gaatjes maken. Veel mensen beseffen dat niet, maar gaatjes maken kost tijd en energie. Het is een mentale drempel. Gebruik hangmappen, dan heb je die drempel in ieder geval niet.
- Maak voor veel meer dingen een mapje aan. Veel mensen hebben spullen waarvan ze niet weten wat ze ermee moeten. Foto’s, buitenlands geld, een kindertekening. Waar laat je het? Als het in een mapje past, waarom zou je ze dan niet gewoon opbergen in je archief? Ik heb mapjes voor ‘dollars’, ‘ponden’ en ‘Zwitserse franken’. Je zou ook mapjes voor ‘herinneringen’, ‘foto’s’ en ‘tekeningen’ kunnen maken. Voor grotere spullen is het handig om opbergboxen te kopen.
- Koop een labeler. Heb je ooit bijgehouden hoeveel tijd het kost om met de hand ruiterstrookjes te beschrijven en die in het plasticje van een hangmap te schuiven? Toch zijn duidelijk leesbare titels onmisbaar voor een lekker werkend archief. Met een labeler heb je dat een stuk sneller voor elkaar.
- Gebruik Fingerprint (Windows only). Met Fingerprint kun je digitaal je labels maken. Dat werkt helemaal razendsnel. Let er dan wel op dat je een Brother labeler koopt die samenwerkt met Fingerprint en die je met een USB-aansluiting op je computer kunt aansluiten.
- Houd alle spullen die je nodig hebt onder handbereik. Als je tien meter moet lopen om de perforator te pakken, kan dat al teveel moeite zijn. Houd de drempel zo laag mogelijk. Zorg dat je nieuwe mappen, de labeler en het ladekastje rond je bureau hebt staan.
- Zorg voor voldoende voorraad. Het beste excuus om niet te archiveren is natuurlijk dat je geen mappen meer hebt. Als je zes trappen af moet om mappen te halen uit het magazijn snapt iedereen dat je wel wat beters te doen hebt. Maar als je op tijd bedenkt dat je mappen nodig hebt, neem je ze een keer mee als je toch al langs het magazijn loopt. En als je je mappen, labels en nietjes op tijd bestelt, komt iemand ze misschien zelfs wel langsbrengen.
Sorteer je archief van A-Z. Dat is de meest simpele en effectieve manier om je archief te organiseren. Steek zo min mogelijk energie in het bedenken van coderingen en kleurindelingen. Houd het simpel. Geef al je documenten een map met een label en hang ze op alfabetische volgorde.
Berg je papieren meteen op als je je stuff verwerkt. Als je één keer investeert in een goede ‘archiveer-workflow’ heb je er daarna geen omkijken meer naar. Archiveren is dan voortaan een ‘twee minuten actie’; tijdens het verwerken van je stuff berg je meteen je papieren op in je archief.
Laat iemand 5 briefjes van 100 euro in je stapels papier verstoppen. Kom je er echt niet toe om de stapels papier weg te werken? Dan zou dit nog een stok achter de deur kunnen zijn. Als je al je stapels hebt gearchiveerd en de briefjes hebt teruggevonden mag je er iets leuks mee doen. Afhankelijk van je inkomen kun je de bedragen natuurlijk aanpassen naar briefjes van 20, 200 of 500 euro.
Wil je sneller kunnen archiveren? Vraag dan nu aan je collega om de tijd op te nemen terwijl jij één document archiveert. Schrijf de obstakels op die je tegenkomt.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.