Veel sneller werken met sneltoetsen
Taco Oosterkamp, woensdag 30 december 2009
Is jouw computer ook te traag? Heb je bijvoorbeeld moeite met het leeg krijgen van je e-mail inbox? Dan ben je niet de enige. Bij veel mensen komen er elke dag meer e-mails binnen dan dat er uitgaan. Dat kan behoorlijk vermoeiend en frustrerend zijn.
Maar er zijn ook mensen die het wèl lukt. Wij horen steeds weer verhalen van mensen die elke dag tientallen zo niet honderden mails uit hun inbox verwerken nadat ze bij ons de Outlook sessie hebben gedaan. Hoe doen ze dat toch?
Net zo snel werken als je denkt
Waar het onder andere om gaat is dat je niet meer wordt tegengehouden door je computer. Ik wil het liefste net zo snel werken als dat ik kan denken. En één van de simpelste trucs om dat te gaan doen is door simpelweg sneltoetsen te leren gebruiken. Met sneltoetsen sla je namelijk veel vertragende handelingen over. Alleen al bij het versturen van één mail omzeil je op deze manier vier tussenstappen: je muis pakken, zoeken naar de ‘Verzenden’ knop, klikken op ‘Verzenden’ en klikken op de volgende mail. In plaats daarvan druk je gewoon op Ctrl+Enter (in Outlook dan). Zo begint werken in ‘flow’.
Muizen is omslachtig
Muizen is heel prettig voor beginners. De muis maakt nieuwe programma’s eenvoudig toegankelijk. Het is namelijk knap handig dat je op je scherm kunt zien wat je doet. Net als in het echte leven. Ook al ken je de ins en outs niet, je kunt dan toch vrij snel met de meeste computerprogramma's werken. Dat geldt trouwens ook voor functies die je maar zelden gebruikt. Dan is de muis ideaal.
Maar wanneer je een bepaalde functie vaak uitvoert is muizen vooral traag. Als professional zou je moeten weten hoe je computer het handigste werkt. Zodra je beginnertijdperk voorbij bent is het tijd voor tempo. Natuurlijk kun je niet alles met sneltoetsen doen. Internetten is bijvoorbeeld lastig zonder muis. Maar bij e-mail verwerken is dat ding aan een touwtje vooral tijdverspilling.
Nooit meer wachten op je computer: 7 tips en tricks
Leer langzamerhand werken met sneltoetsen. Sneltoetscombinaties kunnen soms lastig te onthouden zijn: het duurt even voordat het spiergeheugen in je vingers weet wat er moet gebeuren. Daarom raad ik je aan om met twee of drie sneltoetsen te beginnen — en niet met 250. Maar zodra je ze 'hebt', werk je als een concertpianist. Je hoeft niet meer na te denken bij wat je doet: want je vingers kennen de weg op het toetsenbord. Dat werkt niet alleen lekker en snel — je kunt jezelf ook weer volledig concentreren op de inhoud van je werk.
Maak gebruik van ‘accelerator keys’. Sommige letters in het menu, op knoppen of in de labels naast een invulveld zijn onderstreept . Dat zijn de zogenaamde ‘accelerator keys’. Als je de 'Alt-toets' en die letter indrukt, activeer je die functie. Door de combinatie 'Alt + B' open je bijvoorbeeld het ‘Bestand’ menu. _(In nieuwere versies van Windows en in Office 2007 zie je die streepjes trouwens niet meteen staan. Je moet dan eerst de 'Alt-toets' even indrukken om ze te laten verschijnen.)_
Activeer functies die je veel gebruikt met ‘Ctrl’. Via de 'Ctrl-toets' activeer je een functie direct en zo omzeil je het menuutje bovenaan het scherm. Zo open je via de combinatie 'Ctrl + P' het dialoog voor printen. Dat werkt weer sneller dan 'Alt + B, A'. De 'Ctrl-toetsen' worden meestal wel in het hoofdmenu van een programma genoemd bij elk menu item. En anders kun je ze vaak in de Help vinden. _(In Office 2007 moet je met je muis over een functie bewegen om ze te kunnen zien.)_
» Tip voor Outlookgebruikers: met een abonnement op onze website outlookvideos.com heb je in één klap toegang tot 50 korte filmpjes die je precies laten zien hoe je in Outlook razendsnel je mail verwerkt.
Let op de blauwe gloed rond de ‘OK’ knop. Als 'OK' een blauwe gloed of lijn heeft, kun je ook op ‘Enter’ toets drukken om die knop te activeren. Dit geldt trouwens voor alle knoppen als ze een blauwe gloed hebben.
Met 'Tab' kun je vaak naar het volgende veld springen. En met 'Shift + Tab' ga je naar het vorige veld. 'Tab-toetsen' werken in praktisch alle programma's en zelfs op internet. Handig als je bijvoorbeeld online een formulier invult. Dat scheelt een heleboel muizen.
Met ‘Alt + Tab’ wissel je tussen meerdere programma’s die tegelijkertijd actief zijn. Heb je meer dan één programma open? Druk dan op 'Alt + Tab' om naar dat het vorige programma te switchen. Als je de 'Alt' toets ingedrukt blijft houden, verschijnt een overzicht met de icoontjes van alle openstaande programma's. Zo kun je met de Tab-toets het icoontje selecteren waar je heen wilt. Gelukt? Laat dan beide toetsen los.
Met ‘Fingertips’ vermijd je veel muiswerk. ‘Fingertips’ is een gratis Windows programmaatje wat ik heb ontworpen om je werktempo flink op te voeren. Dankzij Fingertips open je met één sneltoets en korte tekstcommando's alle programma’s die je wilt. Met Fingertips kun je ook snel bestanden openen waar je veel mee werkt en je taken op je takenlijst zetten zonder Outlook te openen. Half januari 2010 verwacht ik een nieuwe versie van Fingertips vrij te geven. Voor Apple kun je kijken naar QuickSilver.
Klik eens op ‘Alt + Tab’ om de icoontjes te zien van de verschillende schermen die je nu open hebt staan.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.