Snoeien op basis van je Projectenlijst
Veel mensen hebben last van stress doordat ze te veel werk hebben. Herken je jezelf hierin? Je bent de hele dag gespannen aan het werk en je voelt je moe. Pauze houden kan niet, want je bent te druk. Om half zeven stap je afgepeigerd je auto in. Je voelt eigenlijk niet eens voldoening over wat je gedaan hebt, want hoe hard je ook gewerkt hebt, het lijkt toch nooit genoeg te zijn.
Werken onder stress kost geld. Als je te lang onder druk staat gaat dat z’n tol eisen: problemen lijken groter dan ze zijn en je hebt niet meer de spankracht om met tegenslagen om te gaan. Creatief denken zit er ook niet meer in want daar heb je energie voor nodig. En de kans dat je fouten maakt in je werk is groot. Dat is niet alleen voor jou erg vervelend. Het kost het bedrijf ook gewoon geld.
Minder stress
Zou het niet veel prettiger werken als je niet zoveel projecten tegelijkertijd hoefde te doen? Niemand is er bij gebaat dat je met een burn out thuis komt te zitten. Je werk wordt er vast beter van als je je energie verdeelt over zeven in plaats van over 128 projecten. Als dat ook de projecten zijn waar jij echt wat toe te voegen hebt, geeft dat een stuk meer voldoening.
Geen tijd om na te denken
Als je geen overzicht hebt, lijkt alles even belangrijk. Denk aan het 'Paretoprincipe': tachtig procent van de uitkomsten wordt veroorzaakt door twintig procent van de oorzaken. Met andere woorden: met twintig procent van je werk behaal je tachtig procent van de resultaten. Als je niet weet wat in jouw werk die twintig procent zijn, lijken alle acties even belangrijk. Dat maakt het lastig om keuzes te maken voor wat je wel en niet doet. Dat is geen probleem als het niet zo druk is, dan doe je gewoon domweg alles. Maar als het wèl drukker wordt merk je het; je weet dan niet goed waar je op kunt focussen.
De meeste mensen die druk zijn nemen niet meer de tijd om over hun werk na te denken. Als je je werk niet af krijgt heb je de neiging er een schepje bovenop te doen. Je gaat harder werken. En als dat niet helpt ga je nog wat harder werken. Maar waar ligt de grens? Als kenniswerker is je werk nooit af. Een postbode is klaar met zijn werk als alle brieven op het juiste adres bezorgd zijn. Maar als kenniswerker zijn er aan het eind van de dag altijd nog acties die je kunt doen. Je zult dus zelf de grenzen van je werk moeten bepalen. Als je dat niet doet, is het einde zoek.
Doen waar je goed in bent
Hoe maak je je workload weer behapbaar? Zorg eerst dat je overzicht hebt over je projecten. Dat maakt het makkelijker om te kiezen wat je wel en niet blijft doen. Een mindmap is een handige manier om overzicht te krijgen. (Deelnemers aan de meereffect training; check de Videopagina van de Kennisbank. Daar staat een filmpje over hoe je een mindmap maakt voor je Projectenlijst.)
Als je overzicht hebt, is het tijd om te snoeien. Kies welke rollen, verantwoordelijkheden en projecten je laat vallen. Dwing jezelf om twintig procent van je verantwoordelijkheden door te strepen. Een paar tips:
- Let op de 'quick wins'. Misschien heb je een kleine rol die behoorlijk wat tijd kost, zonder dat je je daar heel erg bewust van bent. Als je bijvoorbeeld webmaster bent van de volleybalvereniging kun je daar zo twee uur per week mee bezig zijn. Terwijl dat juist een rol is die je misschien ook makkelijk over kunt dragen aan iemand anders. Dan heb je alweer een halve avond in de week gewonnen.
- Denk na over waar jij de meest toegevoegde waarde levert. In welke projecten heb jij een unieke rol die moeilijk door iemand anders ingevuld kan worden? Dat zijn dan misschien de projecten die je wèl wilt blijven doen. Projecten waarin je vervangbaar bent, kun je makkelijker overdragen of delegeren.
- Maak verschil tussen belangrijke projecten en 'projecten die leuk zijn als ze lukken'. Niet alle projecten in je mindmap hoeven dezelfde urgentie te hebben. Als je op dit moment te veel werk hebt, check dan welke projecten je uit kunt stellen.
- Besef dat nieuwe projecten niet allemaal tegelijkertijd opgestart hoeven te worden. Ze kunnen ook ná elkaar gedaan worden. Ik weet dat het stom klinkt, maar voor mij was dat een paar jaar geleden een heuse eye-opener. Op mijn Later/Misschien lijst staan duizend en één ideeën. Het geeft me veel rust om steeds tegen mezelf te zeggen, dat ik ze niet allemaal tegelijkertijd hoef uit te voeren.
Als je weet welke verantwoordelijkheden je wilt laten vallen, maak dan een plan om dat ook echt te doen. Hoe ga je die projecten afstoten? Ga je zelf voor vervanging zorgen of vraag je je manager om hulp? Heb je al ideeën over hoe het anders opgelost kan worden of wil je daar over brainstormen? Formuleer Eerstvolgende Acties voor ieder project dat je af wilt stoten.
Pak pen en papier en start een mindmap: schrijf je eigen naam in het midden en bedenk alvast drie rollen die je hebt. Leg het papier op de hoek van je bureau. Vul de mindmap de komende tijd in stapjes steeds verder in.
|