Stop dubbel werk met een doorloopplanning
Heb jij ook van die projecten die regelmatig terugkomen en elke keer op dezelfde manier verlopen? Bij ons is de meereffect training typisch zo’n project. Daar moet heel wat voor gebeuren: de zaal boeken, trainingsmateriaal bestellen, deelnemers informeren, spullen inpakken en ga zo maar door. En niet één keer, maar iedere training weer opnieuw. Bovendien lopen de voorbereidingen van de diverse edities steevast door elkaar heen.
Het kunnen kleine dingen zijn die toch behoorlijk veel stress veroorzaken. Als je het bedankje voor de spreker vergeten bent zit je daar mooi mee aan het eind van de avond. En zonder reserve VGA-kabel kun je die PowerPoint presentatie wel vergeten als je eerste kabel kapot is. Het begint niet fijn als je op het laatste moment nog oplossingen moet zoeken voor dat soort 'paniekproblemen'.
Tijd en energie overhouden
Als je voorbereiding daarentegen gesmeerd loopt, kun jij je helemaal richten op de inhoud. Het zou natuurlijk al ideaal zijn als je niets meer vergeet. Maar hoe zou het zijn als je niet eens meer over je planning na hoeft te denken? Omdat je weet dat alles tot het kleinste detail in orde is? En omdat je van elke verbetering die je bedenkt weet dat hij voortaan netjes meegenomen wordt?
Hoe zat het ook alweer?
Als je uit de losse hand werkt ben je elke keer opnieuw aan het bedenken wat er moet gebeuren. Je zult dan iedere keer terug moeten vallen op je eigen geheugen en ervaring. Hoe zat het ook alweer? En jij niet alleen. Ook de anderen met wie je samenwerkt zijn afhankelijk van wat ze zich op het moment suprême precies herinneren.
Eén keer nadenken over wat je moet doen
Hoe voorkom je dat je dubbel werk doet? Een doorloopplanning kan uitkomst bieden:
In een goede doorloopplanning zet je de standaardacties die je per dag moet doen, tot het eindpunt van je project. Als je daar één keer over nadenkt en dat vastlegt heb je een blauwdruk die je elke keer weer opnieuw kunt gebruiken. Het enige wat je steeds aanpast zijn de data. En natuurlijk verbeter je de standaardacties met elk goed idee wat je hebt. Die extra VGA-kabel stond de eerste keer ook niet op onze planning, maar toen we eenmaal bedachten dat het wel handig zou zijn, hebben we 'm simpelweg toegevoegd.
Je kunt dit prima doen in Excel. Eva heeft er een voorbeeldspreadsheet van gemaakt voor je.
Het werkt als volgt:
1. Op het eerste tabblad staan de doorloopplanningen van de verschillende standaardprojecten bij elkaar. Op dat blad kun je per dag zien welke acties je voor de verschillende projecten moet doen.
2. Op het tweede, derde en vierde tabblad staan de planningen van de losse projecten. Daar heb je dus een overzicht van je acties per project.
- In vakje D1 kun je de einddatum voor je project invoeren. De data van de acties passen zich dan automatisch aan.
3. Als je een nieuw project aan tabblad 1 wilt toevoegen ga je zo te werk:
1. Selecteer de acties van je project in het bijbehorende tabblad.
2. Kopieer de acties met ‘Ctrl + C’.
3. Selecteer de cellen waar je de acties wilt hebben op het eerste tabblad.
4. Klik op je rechtermuisknop. Je ziet dan een keuzemenu.
5. Klik op ‘Plakken speciaal’. Je ziet een volgend keuzemenu.
6. Klik ‘Waarden’ aan. Daarmee worden de data vastgezet.
7. Druk op Enter.
8. Klik dan met je rechtermuisknop op ‘Datum actie’ in vak A2.
9. Klik op ‘Sorteren’.
10. Klik op ‘Sorteren van A-Z'. Je hebt dan de acties per dag bij elkaar staan.
Blijf je doorloopplanning continue verbeteren. De kans is klein dat je de planning meteen compleet hebt. In de loop van de tijd kom je vast nog acties tegen die je er nog niet in had staan. Zorg dat je die steeds opschrijft en verwerkt in je doorloopplanning. Dan wordt die in de loop van de tijd steeds betrouwbaarder.
Schrijf op je takenlijst dat je de acties van je doorloopplanning moet doen. Het heeft niet zoveel zin om de taken dubbel op je doorloopplanning èn op je takenlijst te hebben staan. Maar het is wel handig om op je takenlijst een compleet overzicht te hebben van wat je die week moet doen. Schrijf daarom in je takenlijst dat je ook de acties van je doorloopplanning moet doen, bijvoorbeeld: ‘Goed seminar op 8 maart / acties doorloopplanning doen’.
Heb jij in je werk een terugkerend project? Download dan onze voorbeeld doorloopplanning en vul jouw eigen acties in op de planning.
En bedankt, dames bij de NOB!
|