Timemanagement zonder boekhouding
Voor veel mensen voelt ‘timemanagement’ als een zware klus. Er moeten complexe schema's en uitgebreide planningen worden gemaakt. Taken worden ingedeeld op het kwadrant van Eisenhouwer; is het urgent of belangrijk of misschien wel allebei? Voor iedere taak wordt een A-, B-, of C-prioriteit vastgesteld. En dan moeten al die taken ook nog eens in in je agenda worden ingeboekt.
En net als je daarmee klaar bent, belt je baas over een spoedproject. Daar gaat je mooie planning. Je kunt weer van voren af aan beginnen.
Op een relaxte manier aan timemanagement doen
Timemanagement zou heel wat relaxter voelen als het niet zoveel werk was. Het is natuurlijk wèl prettig om overzicht te hebben. Maar overzicht kun je ook krijgen zonder dat je alles tot in detail registreert. Dat werkt sneller en het maakt je tegelijk ook meer flexibel. Als er dan iets tussendoor komt hoef je niet meteen je hele planning om te gooien.
Dichtgetimmerde planningen werken vaak niet meer
Oude timemanagementmethoden hebben een hoog ‘boekhoudgehalte’. A-, B- en C-prioriteiten vaststellen en taken inplannen in je agenda is detailwerk. Dat was prima in de tijd dat die methoden ontwikkeld werden. Het gaf de eerste kenniswerkers meer grip op hun werk. Maar inmiddels zijn we een fase verder. Er is behoefte aan een meer flexibele manier van timemanagement.
Voor de meeste mensen werken dichtgetimmerde planningen niet meer. Je leven is vaak zo hectisch dat je je niet meer aan je eigen planning kunt houden. Misschien heb je ’s ochtends prioriteiten gesteld, maar 's middag kan je werk er alweer heel anders uitzien. En als er dan opeens ook nog iets urgents tussendoor komt…
Plan je tijd meer flexibel
Hoe kun je in deze tijd van voicemail, reminders, smartphones en kantoortuinen dan toch aan timemanagement doen? Met Getting Things Done van David Allen heb ik een manier van gevonden waarop dat voor mij heel goed werkt. Het is een stuk flexibeler dan de oude methodes en werkt voor heel veel van onze klanten als de beste smeerolie voor een moderne baan.
Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:
Denk niet in de termen van ‘tijd-management’, maar van ‘taak-management’. Of zoals David zegt: Je kunt tijd helemaal niet managen. Je kunt van vijf minuten geen kwartier maken of andersom. Maar je kunt wèl je acties managen. Focus dus niet op het plannen van je tijd, maar op het afmaken van taken.
Je werkt dan meer doelgericht in plaats van tijdgericht. Je bent niet meer bezig met het berekenen van tijd maar met bedenken van wat je precies gaat doen. Met het inplannen van al je taken in je agenda zet je jezelf vaak klem. Als je dat loslaat geeft dat meer ruimte om op onverwachte zaken te kunnen reageren. Maar slim nadenken over welke acties je moet doen om je doel te bereiken zorgt ervoor dat je dingen gedaan krijgt.
Plan dus niet al je taken in je agenda, maar zet ze op een lijst:
- Als collega's in je agenda kunnen plannen, blok dan wel tijd om te werken aan de taken die je deze week wilt doen, maar die niet persé op een bepaalde dag hoeven te gebeuren. Door tijd te blokken, weet je zeker dat al die losse taken ook aandacht en ruimte krijgen.
- Hou je aan je afspraak, als je een bepaalde taak wél in je agenda zet. Er is niets mis mee om voor sommige taken ruimte in te plannen in je agenda. Maar let er dan op dat je er niets anders tussendoor laat komen. Een afspraak met jezelf is ook een afspraak. En als je die steeds weer verzet of verschuift als iemand anders je tijd vraagt, word je uiteindelijk cynisch over je eigen agenda. Dat is niet handig.
Je zou de taken die je vandaag wilt doen een prioriteitsteken kunnen geven op je takenlijst. Zo hoef je alleen aan het begin van de dag even door je lijst te lopen om te kijken welke taken voor vandaag belangrijk zijn. De rest van de dag probeer je die taken in elk geval af te ronden — dat scheelt focus en concentratie.
Gebruik je Wekelijks Onderhoud om een globale tijdsinschatting te maken voor de komende week. Plan één uur per week om je takenlijst op te schonen. Maak dan een inschatting van welke taken je aankomende week wilt doen. En leg die lijst naast je agenda zodat je kunt checken of dat reëel is of niet. Hou er ook alvast rekening mee dat er nog onverwachte zaken tussendoor komen. Je maakt dus geen planning per dag, maar je checkt wel even of de tijd die je nodig denkt te hebben wel binnen je werkweek past. En zo niet: dan kun je mooi beslissen om een vergadering te skippen, of een bepaald project toch even op een wat lager pitje te zetten. Nu heb je die beslissing nog in je eigen hand, een week later heb je waarschijnlijk hetzelfde effect, maar dan overkomt het je.
Maak eens een takenlijst in Outlook, Excel of op papier voor alles wat je deze week wilt doen, wat niet in je agenda staat.
|