Verzamelen: een essentiële stap in Getting Things Done
Taco Oosterkamp, dinsdag 25 augustus 2009
Sommige mensen beginnen met Getting Things Done en merken dat ze hun hoofd nog steeds niet helemaal leeg hebben. Het kan verleidelijk zijn om toch nog dingen te onthouden. Kleine toezeggingen bijvoorbeeld: ‘ja, ik stuur je die mail even door’, ‘ik zal Christine bellen’, ‘ik kom er volgende week op terug’. Vaak denk je nog ‘ach, dat onthou ik wel’, maar ik kom er dan vaak achter dat ik het toch ben vergeten.
Hetzelfde geldt voor papieren stuff. Ook al gebruik je stuffbakjes, als er toch papieren los door je kantoor, tas of auto zwerven is je systeem nog niet waterdicht. En dan kan het gebeuren dat je toch aan het zoeken bent. Want waar had je die aantekeningen ook alweer gelaten? Of dat briefje met het wachtwoord?
Niet meer denken aan rompslomp
Verzamelen is de eerste stap op weg naar een leeg hoofd. Voor veel mensen is dat wat Getting Things Done aantrekkelijk maakt: niet meer hoeven denken aan rompslomp. De regelkant van je werk is georganiseerd en daardoor heb je weer ruimte voor schrijven, plannen maken of problemen oplossen. Oftewel voor dat deel van je werk wat je leuk vindt en waar je voor aangenomen bent.
Toch nog onrust
Als je niet al je stuff opschrijft zul je merken dat het onrustig blijft in je hoofd. Want ga je dan niet wat vergeten? Je onderbewuste zal zo vriendelijk zijn om je te helpen herinneren aan die dingen die je niet in je systeem hebt staan. Maar dan wel vaak net op de verkeerde momenten: als je wilt ontspannen of de dag nadat de persoon die je had moeten spreken voor drie weken op vakantie is gegaan.
Verzamelen is lastig als je te weinig stuffbakjes hebt. Of als de stuffbakjes niet handig genoeg zijn. Als je eerst drie trappen af moet om iets in je stuffbakje te kunnen gooien, dan maak je het jezelf te moeilijk. En als je stuffbakje in een kast achter deur staat die ook nog eens op slot zit, nodigt dat ook niet uit om er iets in te gooien.
Maak het jezelf makkelijk om te verzamelen
Hoe help je jezelf om wèl consequent te verzamelen? Neem je verzamelsysteem eens onder de loep. Misschien kun je die nog wat opstrakken. Een aantal punten om op te letten:
Zorg dat je genoeg stuffbakjes hebt. Overal waar je bent moet je mentale en fysieke stuff kwijt kunnen. Dus niet alleen op je werkplek, maar ook onderweg in de file of tijdens een dagje aan het strand.
- Voor je mentale stuff zou je een notitieblokje en een goed schrijvende pen of de takenlijst in je PDA kunnen gebruiken. En zorg dat je die altijd bij je draagt.
- Als je in de auto onderweg bent is de digitale notuliste een uitkomst. Voorwaarde is dan natuurlijk wel dat je handsfree kunt bellen.
- Je zou ook een voicerecorder aan kunnen schaffen. Nadeel is dat je later je stuff nog uit zult moeten tikken.
- Je fysieke stuff kun je prima in een brievenbakje kwijt. Dat hoeft natuurlijk geen staand bakje te zijn. Een hangbakje van de IKEA is ook een optie.
Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk om te verzamelen. Als iets teveel moeite kost dan doe je het waarschijnlijk niet. Zorg dat je je stuffbakjes onder handbereik hebt en dat je er zonder moeite iets in kunt doen. Een mapje in je tas die je eerst nog moet openvouwen is soms al net teveel moeite (maar misschien ben ik gewoon te lui…).
Haal verzamelen en beslissen uit elkaar. Als je steeds meteen wilt weten wat je met het stuffitem wilt gaan doen, maak je de drempel om te verzamelen te hoog. Verzamel eerst zonder er ook maar iets over te bedenken. Die beslissing komt later wel.
Merk je dat je nog dingen probeert te onthouden? Check dan eens of je overal waar je bent pen en papier of je PDA bij de hand hebt.
Check
of onze compacte, ééndaagse meereffect
training over slimmer werken met minder stress en meer effect iets voor
jou is. Of lees over onze duizenden
klanten en hoe we hen blij maken.
© Copyright 2005-2012
by meereffect, alle rechten voorbehouden.